工会物资采购工作制度

PAGE工会物资采购工作制度一、总则1.目的为加强工会物资采购工作的管理，规范采购行为，确保采购物资的质量，提高资金使用效益，保障工会各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于工会组织的各类物资采购活动，包括但不限于办公用品、活动用品、设备器材等的采购。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。公平公正原则：采购过程中应遵循公平、公正、公开的原则，维护各方合法权益。效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑成本效益，降低采购成本和费用。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保采购物资符合使用要求。二、采购计划与预算管理1.采购计划编制各部门根据工作需要和实际情况，提前制定物资采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、预算金额等内容。采购计划应经部门负责人审核后报工会领导审批。2.采购预算管理工会应根据年度工作计划和财务状况编制采购预算，明确采购项目的资金来源和额度。采购预算应纳入工会年度预算管理，严格控制预算执行，确保采购资金的合理使用。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序进行审批。三、采购流程1.采购申请各部门根据批准的采购计划，填写《工会物资采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字确认。《工会物资采购申请表》应提交至工会采购管理部门。2.采购审批工会采购管理部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购物资的必要性和预算合理性。审核通过的采购申请报工会领导审批，审批通过后方可进入采购环节。3.供应商选择与管理采购管理部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并对供应商进行评估和筛选。选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等因素，优先选择优质供应商。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、采购物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容。定期对供应商进行评估和考核，建立供应商激励和淘汰机制，确保供应商提供的物资和服务符合要求。4.采购实施采购管理部门根据采购合同组织实施采购活动，及时跟踪采购进度，确保采购物资按时、按质、按量交付。在采购过程中，如发现供应商提供的物资不符合合同要求，应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施解决问题。如协商无果，可按照合同约定追究供应商的违约责任。5.验收与入库采购物资到货后，采购管理部门应组织相关人员进行验收，验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等。验收合格的物资办理入库手续，填写《工会物资入库单》，并由仓库管理人员签字确认。验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求其退换货或采取其他补救措施。6.付款结算采购物资验收合格且入库后，采购管理部门根据合同约定办理付款结算手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经采购管理部门负责人审核后报工会领导审批。财务部门按照审批后的付款申请进行付款，并做好账务处理。四、采购方式1.公开招标对于采购金额较大、技术要求复杂、潜在供应商较多的项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标应按照国家有关法律法规和招投标程序进行，发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，通过评标确定中标供应商。2.邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目，可以采用竞争性谈判方式采购。采购人与不少于三家供应商分别进行谈判，在谈判中采购人可根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他条款。谈判结束后，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应在保证采购项目质量和满足采购人需求的前提下，与供应商协商确定合理的采购价格。5.询价对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价小组向符合相应资格条件的不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利义务、采购物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。合同签订前，应进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规和政策要求。2.合同履行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同应按照规定程序进行审批。4.合同归档采购合同履行完毕后，采购管理部门应将合同文本及相关资料进行整理归档，妥善保管，以备查阅。六、采购监督与审计1.内部监督工会应建立健全采购监督机制，加强对采购活动的内部监督。采购管理部门应定期对采购工作进行自查，发现问题及时整改。工会审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。2.外部监督接受上级工会、财政部门、审计部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。七、采购人员管理1.人员配备根据采购工作需要配备相应的采购人员，采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和业务能力。2.培训与考核定期组织采购人员参加业务培训，提高采购人员的业务水平和综合素质。建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、业务能力、职业道德等进