工会采购合同管理制度

PAGE工会采购合同管理制度一、总则（一）目的为加强工会采购合同管理，规范采购行为，维护工会合法权益，提高采购资金使用效益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规以及工会财务、采购等方面的行业标准，结合本工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本工会组织的各类采购合同，包括但不限于办公用品、设备采购、服务采购、活动物资采购等。（三）基本原则1.依法依规原则采购合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保合同合法有效。2.公平公正原则在采购合同的订立和履行过程中，应遵循公平、公正的原则，保障合同双方的合法权益，不得偏袒任何一方。3.诚实守信原则合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同，维护良好的市场秩序和合作关系。4.效益优先原则在满足工会工作需求的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益，实现资源的优化配置。二、采购合同管理职责分工（一）工会委员会职责1.审议通过采购合同管理制度及重大采购合同。2.对采购项目的必要性、可行性进行审查，确定采购项目预算。3.监督采购合同的签订、履行、变更、终止等全过程管理工作。（二）采购部门职责1.负责采购项目的具体实施，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同起草等工作。2.按照采购合同管理制度的要求，及时、准确地签订采购合同，并确保合同条款符合法律法规和工会利益。3.跟踪采购合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题，及时向工会委员会汇报有关情况。（三）财务部门职责1.参与采购项目预算的编制和审核，负责采购资金的筹集、支付和核算管理。2.对采购合同的资金支付进行审核，确保资金支付符合财务制度和合同约定。3.定期对采购合同的执行情况进行财务分析，为工会委员会决策提供财务依据。（四）审计部门职责1.对采购合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，检查合同执行的合规性和效益性。2.对采购项目的预算执行情况进行审计，防止超预算采购和资金浪费。3.对采购合同纠纷的处理情况进行审计，保障工会资金安全和合法权益。三、采购合同签订管理（一）采购项目审批1.采购部门根据工会工作需要，提出采购项目申请，填写《采购项目申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式等内容。2.《采购项目申请表》经采购部门负责人审核后，报工会委员会审批。工会委员会应从采购项目的必要性、可行性、预算合理性等方面进行审查，做出批准或不予批准的决定。3.经批准的采购项目，采购部门应按照规定的采购方式组织实施采购活动。（二）供应商选择1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估。2.根据采购项目的要求，从供应商数据库中选择若干家符合条件的供应商作为潜在供应商，并向其发出询价函或招标邀请书。3.潜在供应商应在规定的时间内提交报价文件或投标文件。采购部门对供应商的报价文件或投标文件进行评审，按照公平、公正、公开的原则，选择最优供应商。（三）采购谈判1.采购部门与选定的供应商就采购合同的条款进行谈判，谈判内容包括商品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等。2.在谈判过程中，采购部门应充分了解供应商的情况，掌握市场动态，争取有利的合同条款。同时，应严格遵守法律法规和工会的相关规定，不得泄露工会的商业秘密和敏感信息。3.谈判达成一致意见后，采购部门应起草采购合同文本，并提交工会委员会审核。（四）合同审核与签订1.工会委员会对采购合同文本进行审核，重点审查合同条款是否符合法律法规和工会利益，合同内容是否完整、准确，合同双方的权利义务是否明确等。2.经审核通过的采购合同，由工会委员会授权的代表与供应商签订。签订合同前，应确保合同双方签字盖章齐全，合同文本一式多份，分别由采购部门、财务部门、审计部门等留存归档。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案，以便各部门按照职责分工进行后续管理。四、采购合同履行管理（一）合同交底1.采购合同签订后，采购部门应及时组织相关人员进行合同交底，向参与合同履行的人员详细介绍合同的主要内容、双方的权利义务、履行要求等，确保合同履行人员熟悉合同条款，明确工作责任。2.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认，并留存归档。（二）供应商履约监督1.采购部门应按照采购合同的约定，对供应商的履约情况进行监督检查，确保供应商按时、按质、按量提供商品或服务。2.定期与供应商沟通，了解合同履行进展情况，及时掌握供应商在履约过程中遇到的问题，并协调解决。对于供应商的违约行为，应按照合同约定追究其违约责任。3.要求供应商定期提交履约报告，详细说明合同履行情况、存在的问题及解决方案等。采购部门对供应商的履约报告进行审核，评估供应商的履约能力和诚信度。（三）合同执行情况跟踪1.建立采购合同执行情况跟踪台账，详细记录合同签订时间、履行期限、交货时间、验收情况、付款情况等信息，及时掌握合同执行进度。2.采购部门应定期对合同执行情况进行总结分析，向工会委员会汇报合同执行过程中出现的问题及解决措施，为工会委员会决策提供参考依据。3.对于合同执行过程中出现的重大问题或变更事项，采购部门应及时向工会委员会报告，并按照规定的程序进行处理。（四）验收管理1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员按照合同约定的质量标准和验收程序进行验收。验收人员应包括采购部门、使用部门、专业技术人员等，确保验收工作的公正性和专业性。2.验收合格的采购项目，验收人员应签署验收报告，并办理相关入库或使用手续。验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或重新提供商品或服务，直至验收合格为止。3.验收报告应作为采购合同结算和支付的重要依据，采购部门应将验收报告及时送财务部门备案。五、采购合同变更与终止管理（一）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同条款的，合同双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等事项，并经工会委员会审核同意。采购部门应及时将合同变更协议副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。3.合同变更后，采购部门应按照变更后的合同条款组织实施采购活动，并对合同履行情况进行跟踪管理。（二）合同终止1.采购合同履行完毕、双方协商一致解除合同、因不可抗力或其他法定原因导致合同无法履行等情况下，采购合同可以终止。2.合同终止时，合同双方应按照合同约定进行结算和清理，办理相关手续。采购部门应及时将合同终止情况报告工会委员会，并将合同终止相关资料整理归档。3.对于合同终止涉及的债权债务问题，应按照法律法规和合同约定进行处理，确保工会的合法权益不受侵害。六．采购合同档案管理（一）档案收集1.采购合同签订后，采购部门应及时收集合同相关的文件资料，包括采购项目申请表、询价函、报价文件、投标文件、采购合同文本、验收报告、付款凭证等。2.财务部门应提供采购合同的付款记录和财务核算资料，审计部门应提供采购合同的审计报告等相关资料。各部门应按照规定的时间和要求，将相关资料移交采购部门进行集中管理。（二）档案整理1.采购部门对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、时间顺序等进行编号，建立合同档案目录。2.对合同档案资料进行装订、归档，确保档案资料的完整性和规范性。同时，应制作电子档案备份，以便于查询和管理。（三）档案保管1.设立专门的合同档案保管场所，配备必要的保管设备，确保合同档案的安全存放。2.建立合同档案借阅制度，严格限定借阅范围和借阅期限。借阅合同档案时，借阅人员应填写借阅申请表，经批准后方可借阅，并在规定时间内归还。3.定期对合同档案进行检查和清理，发现问题及时处理。对于超过保管期限的合同档案，应按照规定的程序进行销毁处理。（四）档案查阅与利用1.工会内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写查阅申请表，经批准后在指定地点查阅。查阅过程中，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。2.涉及对外提供合同档案资料的，应按照国家法律法规和工会的相关规定办理审批手续，并确保提供的档案资料符合保密要求。3.鼓励利用合同档案资料进行数据分析和总结，为工会的采购决策、财务管理、审计监督等工作提供参考依据。七、采购合同纠纷处理（一）纠纷预防1.在采购合同签订前，应充分了解供应商的信誉和履约能力，对合同条款进行认真审查，避免合同漏洞和风险。2.在采购合同履行过程中，加强与供应商的沟通协调，及时解决出现的问题，避免矛盾激化。3.建立采购合同纠纷预警机制，对可能引发纠纷的因素进行定期排查和分析，提前采取措施加以防范。（二）纠纷处理程序1.采购合同发生纠纷时，采购部门应及时向工会委员会报告，并会同相关部门进行调查了解，收集证据材料。2.根据纠纷的性质和情况，与供应商进行协商解决。协商过程中，应坚持平等、自愿、合法的原则，寻求双方都能接受的解决方案。3.如协商不成，可以根据合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。在纠纷处理过程中，应积极配