检察院行政采购管理制度

PAGE检察院行政采购管理制度一、总则（一）目的为了规范检察院行政采购行为，加强内部管理与监督，提高采购资金使用效益，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，依据相关法律法规及行业标准制定本制度。（二）适用范围本制度适用于检察院机关各部门及所属单位的各类行政采购活动，包括但不限于货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受内部和外部监督，保障各参与方的知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与投标，确保采购结果的公正性。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。5.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立检察院采购领导小组，作为采购决策的领导机构。领导小组由检察长担任组长，其他院领导担任成员。其职责包括：1.审议重大采购项目的采购计划、采购方式、采购预算等重要事项。2.对采购过程中的重大问题进行决策，协调解决采购活动中的争议和矛盾。3.监督采购制度的执行情况，确保采购活动依法依规进行。（二）采购执行部门设立专门的采购办公室，作为采购活动的执行部门，负责具体采购工作的组织实施。采购办公室职责如下：1.根据各部门需求，编制采购计划，报采购领导小组审批。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，按照规定程序确定中标供应商或成交供应商。3.负责采购合同的起草、签订、履行、验收等工作，确保合同的顺利执行。4.建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件资料，包括采购申请、采购计划、招标文件、投标文件、合同等。5.定期对采购工作进行总结分析，提出改进建议，提高采购工作效率和质量。（三）采购监督部门检察院纪检监察部门作为采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督。其主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况，检查采购活动是否符合法律法规和本制度的规定。2.受理对采购活动中违规行为的举报和投诉，对违规行为进行调查处理。3.参与重大采购项目的开标评标等活动，确保采购过程的公正性和透明度。4.对采购工作中的廉政风险进行防控，提出廉政建设方面的意见和建议。（四）需求部门各部门作为采购需求提出单位，负责根据工作实际需要，准确、详细地提出采购需求，并配合采购执行部门完成采购相关工作。其职责如下：1.结合部门工作任务和业务发展需求，制定年度采购需求计划，报采购执行部门汇总。2.对采购项目的技术规格和质量要求进行明确和细化，提供必要的技术支持和参数说明。3.参与采购项目的验收工作，对采购产品或服务的质量、数量等进行检验和评估。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应会同财务部门，根据检察院年度工作计划和实际工作需要，编制行政采购预算。预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金的合理安排。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按规定程序报采购领导小组审批。3.采购预算一经批准下达，应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序重新报批。（二）预算执行1.采购执行部门应按照批准后的采购预算组织采购活动，严格控制采购支出，确保采购资金专款专用。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，按照合同约定及时支付采购款项，确保采购活动的顺利进行。3.采购执行部门应定期对采购预算执行情况进行分析和总结，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，提高预算执行的准确性和效率。（三）预算监督1.采购监督部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，重点检查采购项目是否按照预算执行，有无超预算采购或无预算采购等情况。2.对发现的预算执行违规问题，应及时责令整改，并依法依规追究相关人员的责任。3.采购执行部门和财务部门应定期向采购领导小组报告采购预算执行情况，接受领导决策和监督。四、采购方式及程序（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物单项或批量金额达到规定限额以上的；采购工程单项合同金额达到规定限额以上的；采购服务单项或批量金额达到规定限额以上的。3.公开招标程序：采购执行部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。在规定时间和地点接收投标文件，组织开标、评标活动。根据评标结果确定中标供应商，向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的供应商。采购执行部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序：采购执行部门确定邀请招标的供应商名单，向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，在规定时间和地点提交投标文件。采购执行部门组织开标、评标活动，确定中标供应商。采购执行部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序：采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组编制谈判文件，明确谈判的程序、内容、要求等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序：采购执行部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、申请单一来源采购的理由等情况，报采购领导小组审批。采购领导小组对单一来源采购申请进行审核，批准后，采购执行部门与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序：采购执行部门成立询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书让其报价。供应商在规定时间内提交报价文件，询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在中标或成交供应商确定后，按照招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等确定的事项，与供应商签订采购合同，并报财务部门备案。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同约定履行职责。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息，确保合同按时、按质、按量履行。2.需求部门应按照合同约定，做好验收准备工作，对采购产品或服务进行验收。验收合格后，应出具验收报告，并签字确认。如需对采购产品或服务进行调整或变更的，应按照合同约定的程序办理相关手续。3.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。在付款前，应审核采购合同的执行情况、验收报告等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报采购领导小组备案，并按照规定程序办理相关手续。2.合同变更或解除后，采购执行部门应及时通知需求部门、财务部门等相关部门，并对已履行的部分进行结算和清理。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购执行部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.在纠纷处理过程中，采购执行部门应及时收集、整理相关证据材料，维护检察院的合法权益。同时，应将纠纷处理情况及时报告采购领导小组。六、采购验收管理（一）验收标准1.采购执行部门应根据采购合同的约定，制定详细的验收标准，明确采购产品或服务的质量、规格、数量、性能等方面的要求。2.验收标准应符合国家法律法规及相关行业标准的规定，确保验收结果客观、公正、准确。（二）验收程序1.采购项目完成后，需求部门应及时组织验收，并通知采购执行部门、财务部门等相关人员参加。2.验收人员应按照验收标准对采购产品或服务进行逐一检查、测试和评估，确保采购产品或服务符合合同要求。3.验收合格后，验收人员应出具验收报告，验收报告应包括采购项目名称、验收依据、验收标准、验收内容、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。验收报告作为支付采购款项的重要依据。4.如验收不合格，验收人员应及时通知供应商限期整改或重新提供产品或服务。整改或重新提供后，应再次进行验收，直至验收合格为止。（三）验收监督1.采购监督部门应对采购验收工作进行监督检查，确保验收过程的公正性和透明度。2.对验收过程中发现的违规行为，采购监督部门应及时责令整改，并依法依规追究相关人员的责任。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程中形成的各类文件资料，主要包括：1.采购申请文件，包括采购申请表、采购需求说明等。2.采购计划文件，包括采购计划、预算批复等。3.采购方式确定文件，包括招标公告、投标邀请书、谈判文件、询价通知书等。4.供应商相关文件，包括供应商资格证明文件、投标文件、报价文件等。5.采购合同文件，包括采购合同、补充协议等。6.验收文件，包括验收报告、验收记录等。7.其他相关文件，如开标评标记录、谈判记录、询价记录等。（二）档案整理与保管1采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作，按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订、归档。2.采购档案应妥善保管，确保档案资料的安全、完整。档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般不少于[X]年。3.采购档案应存放于专门的档案柜或档案室，便于查阅和使用。同时，应建立档案查阅登记制度，严格控制档案的查阅范围和查阅手续。（三）档案查阅与利用1.因工作需要查阅采购档案的，查阅人员应填写档案查阅申请表，并经相关部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，查阅人员应在指定地点进行查阅，并遵守档案保管部门的相关规定，不得擅自涂改、复印、抽取、损毁档案资料。3.采购档案管理人员应做好档案查阅记录，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。查阅结束后，应及时将档案归还保管部门。4.采购档案可根据工作需要进行适当的利用，如为审计、监督检查等工作提供依据。但在利用档案时，应确保档案资料的保密性和安全性。八、监督与考核（一）监督检查1.采购监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.监督检查可采取日常检查、专项检查、定期审计等方式进行。对发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。3.采购执行部门应积极配合采购监督部门的监督检查工作，如实提供采购活动的相关资料和情况，不得隐瞒或拒绝检查。（二）投诉处理1.任何单位和个人对采购活动中的违规行为有权向采购监督部门投诉。投诉应实名提出，并提供相关证明材料。2.采购监督部门应及时受理投诉，并按照规定程序进行调查处理。对投诉事项经查实的，应依法依规追究相关人员的责任。3.采购监督部门应将投诉处理结果及时反馈给投诉人，并向采购领