学校采购领域制度

PAGE学校采购领域制度一、总则（一）目的为规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证供应商平等参与竞争。4.公正诚信原则：公正对待所有供应商，诚信履行采购合同。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批采购预算和采购计划。3.决策重大采购项目的采购方式、采购文件等关键事项。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门职责如下：1.贯彻执行采购制度和流程。2.编制采购预算和采购计划。3.组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。4.审查供应商资格，建立供应商库。5.签订采购合同，跟踪合同执行情况。6.整理采购文件，进行采购档案管理。（三）需求部门职责需求部门负责提出采购需求，包括采购项目的技术规格、数量、质量要求等，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。同时，参与采购过程中的技术谈判、验收等工作。（四）监督部门职责学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，并对违规行为进行查处。审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性等。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和工作实际需要，在每年规定时间内编制本部门采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况，提出采购预算草案，报学校采购领导小组审议通过后，按规定程序报财政部门审批。（二）采购计划制定1.根据批准的采购预算，采购部门制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序等。2.采购计划应根据项目轻重缓急进行合理安排，确保采购活动有序进行。对于急需采购的项目，应按照特事特办的原则，加快采购进度。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购部门应按照法定程序编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关论证材料。采购申请表经部门负责人审核签字后报采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审核。审核通过后，报学校采购领导小组审批。采购领导小组根据项目情况进行审批，对于重大采购项目，应进行集体研究决策。（三）采购文件编制1.根据采购项目特点和采购方式，采购部门编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件或者谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格条款、交货时间、售后服务等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（四）信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购部门应在规定的媒体上发布采购公告或投标邀请书。采购公告或投标邀请书应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购部门应向符合资格条件的供应商发出采购文件或询价通知书。（五）供应商报名与资格审查1.供应商应在规定时间内报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。采购部门对供应商资格进行审查，确定符合资格条件的供应商名单。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明、财务状况等。（六）采购评审1.采购部门组织成立评审小组，评审小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评审小组按照采购文件规定的评审方法和标准，对供应商的投标文件或响应文件进行评审，并出具评审报告。评审报告应包括评审情况、推荐成交候选人名单等内容。（七）成交供应商确定1.采购人根据评审报告，确定成交供应商。对于采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，采购人应按照评审报告推荐的中标候选人顺序确定中标供应商；对于采用竞争性谈判、单一来源采购和询价方式的采购项目，采购人应从评审小组推荐的成交候选人中确定成交供应商。2.采购部门向成交供应商发出成交通知书，并将成交结果通知所有参加采购活动的供应商。（八）合同签订1.采购人与成交供应商应在成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和成交供应商的投标文件或响应文件签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准及售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送学校纪检监察部门、审计部门备案。六、采购合同管理（一）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付货款，供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物或服务。2.采购部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。对于合同变更事项，应按照规定程序进行审批，并签订补充合同。（二）验收管理1.采购项目完成后，采购人应组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同及相关标准，对货物的数量、质量、规格型号等进行检查，对工程的质量、进度、造价等进行验收，对服务的内容、标准、效果等进行评估。2.验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、验收依据、验收内容、验收结论等内容。对于验收不合格的采购项目，采购人应要求供应商限期整改或重新提供货物或服务，直至验收合格。（三）付款管理1.采购人应按照采购合同约定的付款方式和时间支付货款。付款前，采购部门应审核供应商提交的发票、验收报告等相关资料，确保资料齐全、真实、有效。2.对于财政性资金采购项目，采购人应按照财政国库集中支付制度的规定办理资金支付手续；对于自有资金采购项目，采购人应按照学校财务管理制度的规定进行资金支付。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从申请到合同履行完毕全过程的相关文件资料，主要包括采购申请表、采购预算、采购计划、采购文件、供应商报名资料、资格审查文件、评审报告、成交通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与归档采购部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购项目结束后，采购人员应及时将采购过程中形成的文件资料进行整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订，并移交档案管理人员归档保存。（三）档案保管与查阅1.档案管理人员应妥善保管采购档案，确保档案的安全与完整。采购档案应按照规定的期限进行保管，保管期限届满后，按照档案销毁程序进行销毁。2.因工作需要查阅采购档案的，查阅人员应填写查阅申请表，经采购部门负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。查阅人员不得擅自复制、涂改、抽取、撤换档案资料。八、监督与检查（一）内部监督1.学校纪检监察部门和审计部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为发生。采购人员应自觉遵守采购制度和纪律，接受内部监督。（二）外部监督1.学校采购活动应接受社会监督，采购信息应及时向社会公开，接受公众的监督和质疑。2.对于供应商的投诉举报，学校应认真调查处理，并及时反馈处理结果。九、违规处理（一）对采购人的处理采购人有下列情形之一的，由学校纪检监察部门责令限期改正，给予警告；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由学校按照有关规定给予处分，并依法予以处罚：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。2.擅自提高采购标准的。3.委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的。4.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。5.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。6.中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的。7.拒绝有关部门依法实施监督检查的。（二）对采购代理机构的处理采购代理机构有下列情形之一的，由学校纪检监察部门责令限期改正，给予警告；情节严重的，暂停其政府采购代理资格，并处一万元以上十万元以下的罚款；有违法所得的，并处没收违法所得；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。2.擅自提高采购标准的。3.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。4.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。5.未按规定程序进行采购活动的。6.拒绝有关部门依法实施监督检查的。（三）对供应商的处理供应商有下列情形之一的，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加学校采购活动，并予以通报；有违法所得的，并处没收违法所得；情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执