卫健委紧急采购内控制度

PAGE卫健委紧急采购内控制度一、总则（一）目的为加强卫健委紧急采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，确保紧急采购活动合法、合规、透明、高效，保障医疗卫生服务的及时供应，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于卫健委在应对突发公共卫生事件、紧急医疗救治需求等情况下进行的紧急采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.及时性原则：以满足紧急需求为首要目标，快速、高效地完成采购任务。3.公开透明原则：采购过程和信息应保持公开透明，接受各方监督。4.质量优先原则：优先采购质量可靠、符合医疗卫生标准的产品和服务。5.效益原则：在确保紧急需求的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立卫健委紧急采购领导小组，由卫健委主要领导担任组长，相关业务部门负责人为成员。领导小组负责审议紧急采购的重大事项，包括采购需求、采购方式、预算安排等，确保采购决策的科学性和合理性。（二）采购执行部门指定专门的业务部门或成立临时采购工作小组作为采购执行部门，负责具体实施紧急采购活动。采购执行部门应配备专业的采购人员，熟悉采购流程和相关法律法规，具备良好的沟通协调能力和市场分析能力。采购执行部门的主要职责包括：1.根据紧急需求制定采购计划，明确采购项目、数量、规格、预算等。2.选择合适的采购方式，组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、谈判、签订合同等。3.对采购过程进行记录和管理，确保采购文件的完整性和准确性。4.负责与供应商沟通协调，跟踪采购进度，及时解决采购过程中出现的问题。5.组织对采购项目的验收工作，确保采购产品和服务符合要求。（三）监督部门卫健委内部审计部门或纪检监察部门作为监督部门，负责对紧急采购活动进行全程监督。监督部门的主要职责包括：1.审查采购计划和采购方式的合理性，确保符合规定和实际需求。2.监督采购过程的公正性和透明度，防止违规操作和腐败行为。3.检查采购合同的签订和履行情况,保障合同合法有效执行。4.受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购需求管理（一）需求识别与评估1.在紧急情况下，相关业务部门应及时识别紧急采购需求，并进行初步评估。评估内容包括需求的紧迫性、必要性、合理性以及对医疗卫生服务的影响等。2.对于重大紧急采购需求，应组织相关专家进行论证，确保采购项目与紧急情况的应对和医疗卫生服务的实际需求相匹配。（二）需求审批采购需求经业务部门负责人审核后，提交紧急采购领导小组审批。审批通过后，方可进入采购实施阶段。（三）需求变更管理在采购过程中，如因紧急情况变化需要变更采购需求，应按照规定程序重新进行需求评估和审批。采购执行部门应及时与供应商沟通协调，确保变更后的采购活动顺利进行。四、采购方式与程序（一）采购方式1.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的情形，如特定专利产品、独家生产的药品或医疗器械等。在采用单一来源采购方式时，应严格按照相关法律法规规定的程序进行审批，并在采购文件中详细说明采用单一来源采购的理由。2.竞争性谈判：对于具有一定竞争性但时间紧迫无法进行公开招标的采购项目，可采用竞争性谈判方式。采购执行部门应邀请不少于三家符合条件的供应商参与谈判，通过谈判确定成交供应商。谈判过程应记录在案，包括谈判时间、地点、参与谈判的供应商名单、谈判内容、最终成交结果等。3.询价采购：对于规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。采购执行部门应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。询价过程中应注意对供应商报价的真实性和合理性进行核实。（二）采购程序1.采购计划制定：采购执行部门根据审批后的采购需求，制定详细的采购计划，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、交货时间等内容。采购计划应报紧急采购领导小组备案。2.采购信息发布：根据采购方式选择适当的信息发布渠道。单一来源采购和竞争性谈判采购应在卫健委内部发布采购信息，向相关供应商发出邀请；询价采购可通过公开媒体或行业平台发布询价通知书。采购信息应明确采购项目的基本要求、供应商资格条件、采购程序、响应时间等内容。3.供应商选择：对于单一来源采购，采购执行部门应与选定的唯一供应商进行协商谈判，确定采购价格、交货时间、质量标准等条款，并签订采购合同。对于竞争性谈判采购，采购执行部门应组织谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组由采购执行部门代表、相关业务部门代表、专家等组成，人数不少于三人。谈判过程中，应要求供应商进行多轮报价和方案阐述，谈判小组根据谈判情况进行综合评审，确定成交供应商。对于询价采购，采购执行部门应接收供应商的报价文件，对报价进行比较和评估，选择报价合理、满足采购需求的供应商作为成交供应商。4.合同签订：采购执行部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、合法有效。采购合同签订后，应报紧急采购领导小组和监督部门备案。5.采购实施与跟踪：采购执行部门负责组织实施采购活动，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。在采购过程中，如发现供应商存在违约行为或采购项目出现问题，应及时采取措施进行处理，如要求供应商整改、追究违约责任、调整采购计划等。6.验收：采购项目完成交货后，采购执行部门应组织相关业务部门和专业人员进行验收。验收内容包括产品的数量、质量、规格型号、性能指标等是否符合采购合同要求。验收合格后，应出具验收报告。验收报告应包括验收时间、地点、参与验收人员名单、验收内容、验收结论等内容。验收报告作为支付货款的依据之一。五、采购预算管理（一）预算编制紧急采购预算应根据采购需求和实际情况进行编制，确保预算合理、准确。预算编制过程中应充分考虑采购项目的成本构成，包括产品价格、运输费用、税费以及其他相关费用等。采购预算经紧急采购领导小组审核后，纳入卫健委年度预算管理。（二）预算执行采购执行部门应严格按照采购预算执行采购活动，控制采购成本。在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序进行审批，确保预算调整的合理性和必要性。（三）预算监督监督部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，防止超预算采购或预算执行不规范等问题的发生。对于发现的问题，应及时督促采购执行部门进行整改，确保采购资金的合理使用。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应按照法律法规和本制度规定的程序签订，确保合同条款明确、合法有效。合同签订前，采购执行部门应对合同条款进行审核，重点审核合同的标的、数量、质量、价格、交货时间、付款方式、违约责任等条款是否符合采购需求和相关法律法规要求。合同签订后,应及时将合同副本送紧急采购领导小组、监督部门和财务部门备案。（二）合同履行采购执行部门和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供产品和服务。（三）合同变更与解除在合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同，采购执行部门应与供应商协商一致，并按照规定程序进行审批。合同变更或解除后，应及时办理相关手续，如签订补充协议、收回原合同等。（四）合同纠纷处理如在合同履行过程中发生纠纷，采购执行部门应及时与供应商沟通协商解决。协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。在纠纷处理过程中，应妥善保管相关证据，维护卫健委的合法权益。七、采购档案管理（一）档案范围采购档案包括采购活动中形成的各类文件、资料、记录等，如采购计划、采购信息发布文件、供应商报价文件、谈判记录、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与归档采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购活动结束后，应及时将采购档案进行分类整理，按照档案管理要求进行装订、编号、登记，并移交卫健委档案管理部门统一保管。（三）档案保管与查阅档案管理部门应建立健全采购档案保管制度，确保档案的安全和完整。采购档案应按照规定的保管期限进行保管，未经批准，不得擅自销毁。因工作需要查阅采购档案的，应按照档案查阅程序进行申请和登记，经批准后方可查阅。查阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自复制、涂改、损毁档案。八、监督与考核（一）监督检查监督部门应定期对紧急采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况、采购档案的管理情况等。对于发现的问题，应及时下达整改通知书，要求采购执行部门限期整改。（二）内部审计内部审计部门应定期对紧急采购活动进行内部审计。审计内容包括采购活动的合法性、合规性、效益性等方面。通过内部审计