学校采购人内控制度

PAGE学校采购人内控制度一、总则（一）目的为了加强学校采购工作的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，保障学校各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位涉及的各类采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的相关规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购程序应规范有序，接受学校内部和社会的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.制衡原则：建立健全采购决策、执行、监督相互制衡的机制，防止权力滥用和腐败行为的发生。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议和决策重大采购事项。采购领导小组由学校领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。其主要职责包括：1.制定和修订学校采购政策和制度。2.审议采购预算和采购计划。3.审批采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门学校设立采购部门，作为采购执行部门，负责具体组织实施采购活动。采购部门应配备专业的采购人员，其主要职责包括：1.根据采购需求，编制采购文件，组织招标、谈判、询价等采购活动。2.负责供应商的资格审查、选择和管理。3.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.整理和归档采购文件和资料。5.配合学校相关部门做好采购项目的验收工作。（三）采购监督部门学校设立采购监督部门，负责对采购活动进行全过程监督。采购监督部门可以由学校纪检监察部门、审计部门等组成。其主要职责包括：1.监督采购政策和制度的执行情况。2.审查采购文件和采购合同的合法性、合规性。3.监督采购过程的公正性和透明度，受理供应商的投诉和举报。4.对采购项目进行审计和检查，提出改进意见和建议。（四）使用部门使用部门负责提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，配合采购部门做好采购项目的验收工作。其主要职责包括：1.根据工作需要，提出采购申请，明确采购需求和技术要求。2.参与采购文件的编制和审核工作，并对采购文件的合理性和可行性负责。3.配合采购部门进行供应商的考察和选择，提供相关信息和意见。4.负责采购项目的验收工作，出具验收报告。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各使用部门应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案，明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。2.采购预算草案应经部门负责人审核后，报学校财务部门汇总审核。3.学校财务部门应根据学校年度预算安排和资金状况,对采购预算草案进行综合平衡，提出调整意见，报采购领导小组审议通过后，下达各部门执行。（二）采购计划制定1.采购部门应根据采购预算和实际采购进度，制定采购计划，明确采购项目的采购时间、采购方式、采购程序等内容。2.采购计划应经采购部门负责人审核后，报采购领导小组备案。3.采购计划应严格按照规定的时间和程序执行，确需调整的，应报采购领导小组批准。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目;技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目;采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目;不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目;发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目;必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：使用部门根据实际需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、用途等内容，并经部门负责人签字后，提交采购部门。2.采购审批：采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，审核通过后报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购预算和采购计划，对采购申请进行审批，批准后下达采购任务。3.采购文件编制:采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。4.供应商选择与邀请：采购部门根据采购文件的要求，对供应商进行资格审查和选择。对于公开招标和邀请招标项目，采购部门应发布采购公告或邀请书，邀请符合条件的供应商参与投标或谈判。对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购部门应从符合条件的供应商中选择不少于三家的供应商进行谈判或询价。5.采购评审：采购部门组织相关人员对供应商的投标文件、谈判文件或询价文件进行评审。评审人员应包括采购部门代表、使用部门代表、技术专家、财务人员等，按照评审标准进行评审，评选出中标供应商或成交供应商。6.采购合同签订：采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，应报采购领导小组备案，并送学校财务部门一份。7.采购项目验收：采购项目完成后，使用部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应包括使用部门代表、技术专家、质量管理人员等，按照采购合同和相关标准进行验收，出具验收报告并签字确认。验收合格后，采购部门应办理付款手续。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前应进行严格的审核，确保合同条款符合法律法规和学校的要求。3.采购合同签订后，应及时报采购领导小组备案，并送学校财务部门一份。（二）合同执行1.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。2.供应商应按照采购合同的约定履行义务，按时、按质、按量提供货物或服务。3.如供应商未能履行合同约定，采购部门应及时采取措施，追究供应商的违约责任。（三）合同变更与解除1.采购合同在履行过程中，如需变更或解除合同，应经双方协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报采购领导小组备案，并送学校财务部门一份。2.因变更或解除合同给对方造成损失的，应按照合同约定承担赔偿责任。（四）合同档案管理1.采购部门应建立采购合同档案，对采购合同的签订、执行、变更、解除等情况进行详细记录。2.采购合同档案应包括采购合同文本、采购文件、验收报告凭证等相关资料，按照档案管理的要求进行整理、归档和保管。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，使用部门应组织成立验收小组，负责采购项目的验收工作。2.验收小组应由使用部门代表、技术专家、质量管理人员等组成，人数应不少于三人。（二）验收依据1.采购合同、采购文件、技术协议等相关文件。2.国家和行业的相关标准和规范。（三）验收程序1.验收小组应根据验收依据，制定验收方案，明确验收的内容、方法、标准等要求。2.供应商应在规定的时间内提交验收申请，并提供相关资料。3.验收小组按照验收方案进行验收，可采取现场检查、测试、试用等方式，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行全面检查。4.验收小组应如实填写验收报告，对验收结果进行评价，并签字确认。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、合同金额、验收日期、验收结论等内容。（四〕验收结果处理1.验收合格的采购项目，验收小组应出具验收合格报告，采购部门应办理付款手续。2.验收不合格的采购项目，验收小组应出具验收不合格报告，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货物。如供应商未能按时整改或退换货物，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。七、采购监督与审计（一）采购监督1.采购监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购政策和制度的执行情况、采购程序的合规性、采购文件和采购合同的合法性等内容。2.采购监督部门应建立举报制度，受理供应商和学校内部人员的投诉和举报，对发现的问题及时进行调查处理。（二）采购审计1.学校审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审计采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购文件和采购合同的合法性、采购资金的使用效益等内容。2.审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。八、供应商管理(一)供应商选择1.采购部门应建立供应商选择标准，对供应商的资格、信誉、业绩、产品质量、售后服务等方面进行综合评估。2.采购部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，从符合条件由供应商中选择不少于三家的供应商进行合作。(二)供应商评价1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价，并建立供应商评价档案。2.供应商评价结果应作为供应商选择、续用、淘汰的重要依据。(三)供应商淘汰1.对于评价不合格的供应商，采购部门应及时发出书面通知，要求供应商限期整改。如供应商未能按时整改或整改后仍不符合要求，采购部门应取消其合作资格。2.采购部门应定期清理供应商名单，淘汰不合格的供应商，建立优质供应商库。九、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估确定可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。2.采购部门应根据风险识别和评估的结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：加强市场调研，及时掌握市场动态和价格变化，合理安排采购时间和采购数量，降低市场波动对采购成本的影响。2.质量风险应对措施：加强对供应商的质量