安踏采购流程管理制度

PAGE安踏采购流程管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范安踏公司的采购流程，确保采购活动的合法性、合规性、合理性和高效性，保障公司利益，满足公司生产经营需求，提高采购质量，降低采购成本，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于安踏公司各部门涉及的所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：遵循公司内部制定的各项规章制度，规范采购流程和操作，确保采购过程透明、公正、廉洁。3.合理性原则：根据公司实际需求，科学合理地确定采购数量、规格、质量标准等，避免盲目采购和资源浪费。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，通过优化采购流程、选择合适的供应商等方式，降低采购成本，提高采购效益。5.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督和相关部门检查，确保采购过程公开透明。二、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据公司生产经营计划、业务发展需求等，结合实际工作情况，提前制定采购需求计划，并提交至采购部门。2.采购需求计划应明确采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、预算金额等详细信息。3.对于紧急采购需求，需求部门应及时与采购部门沟通协调，说明紧急原因和预计交货时间等，以便采购部门优先处理。（二）需求审核1.采购部门收到采购需求计划后，对其进行初步审核，主要审核需求的合理性、必要性、完整性以及预算金额的准确性等。2.对于不符合要求的采购需求计划，采购部门应及时与需求部门沟通，要求其进行修改完善，直至符合要求。3.涉及重大采购项目或金额较大的采购需求，采购部门应组织相关部门进行联合评审，包括财务部门、技术部门、质量部门等，综合评估采购需求的可行性和效益性。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对供应商进行分类管理。2.根据采购需求和供应商评价标准，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并对其进行实地考察或资质审核。3.实地考察内容包括供应商的生产能力、质量控制、管理水平、信誉状况、价格水平等方面；资质审核主要审核供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关证件。4.对于通过考察和审核的供应商，采购部门应组织相关部门进行综合评价，确定合格供应商名单，并报公司领导审批。（二）供应商评价1.采购部门应定期对供应商进行评价，评价周期一般为每年一次，也可根据实际情况进行不定期评价。2.评价内容包括供应商的交货及时性、产品质量、售后服务、价格水平、合作配合度等方面，评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等，并采取相应的激励和约束措施。对于优秀供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量情况、交货进度等信息，协调解决合作过程中出现的问题。2.对于供应商提出的合理诉求，采购部门应及时反馈并协助解决；对于供应商的不合理要求，应进行耐心解释和沟通，维护公司利益。3.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予采购份额倾斜、提供培训机会等，激励供应商不断提高产品质量和服务水平。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据审核通过的采购需求计划，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、预算金额、申请理由等信息，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交至采购部门，采购部门根据采购申请的性质和金额大小，按照公司内部审批流程进行流转审批。（二）采购审批1.对于小额采购申请（金额在[具体金额]以下），由采购部门负责人审批后即可组织采购；对于中等金额采购申请（金额在[具体金额区间]），需经采购部门分管领导审批；对于大额采购申请（金额在[具体金额以上]），则需提交公司领导班子会议审议通过。2.在审批过程中，审批人员应认真审核采购申请的合理性、必要性、预算金额的准确性等，对于不符合要求的采购申请，应及时退回需求部门并说明理由。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请，在合格供应商名单中选择合适的供应商进行采购谈判。采购谈判应明确采购物品或服务的价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，并签订采购合同。2.采购合同应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、需求部门等，以便各部门做好相应的准备工作。3.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。对于采购过程中出现的问题，如供应商交货延迟、产品质量不合格等，采购部门应及时采取措施解决，如要求供应商整改、追究违约责任等，并及时向相关部门反馈处理情况。（四）验收付款1.采购物品或服务到货后，需求部门应及时组织验收工作。验收人员应按照采购合同约定的质量标准、数量要求等进行验收，确保所采购的物品或服务符合要求。2.验收合格后，需求部门应填写验收报告，并经验收人员签字确认。验收报告应包括采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等信息。3.采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款申请应提交至财务部门，财务部门按照公司财务管理制度和采购合同约定的付款方式进行审核付款。对于验收不合格的采购物品或服务，采购部门应及时与供应商协商解决，如要求供应商换货、退货、降价处理等，并根据协商结果调整付款金额。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.市场风险主要指市场价格波动、市场供应短缺等因素对采购成本和采购进度的影响；供应商风险包括供应商违约、破产、产品质量不稳定等风险；质量风险指采购的物品或服务不符合质量要求，影响公司生产经营和产品质量；合同风险主要指采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等风险；付款风险指付款方式不合理、付款延迟等导致的财务风险。（二）风险应对1.针对市场风险，采购部门应加强市场调研和分析，及时掌握市场价格动态和供应情况，合理安排采购计划，采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场风险。2.对于供应商风险，采购部门应加强供应商管理，定期对供应商进行评价和考核，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作，并要求供应商提供必要的担保或保证金。同时，建立供应商应急管理机制，制定应急预案，确保在供应商出现问题时能够及时采取措施，保障公司采购活动的正常进行。3.为降低质量风险，采购部门应加强对采购物品或服务质量的控制，在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量合格证明文件，并在验收过程中严格把关。对于质量不合格的采购物品或服务，应及时按照合同约定进行处理。4.针对合同风险，采购部门应加强合同管理，在签订采购合同前，认真审核合同条款，确保合同条款明确、合法、有效。合同执行过程中，应严格按照合同约定履行双方义务，及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。5.为防范付款风险，财务部门应加强对采购付款的审核和管理，严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。同时，建立付款风险预警机制，对可能出现的付款风险进行及时预警和处理。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否合法有效、采购成本是否合理、采购质量是否符合要求等。2.审计部门可通过查阅采购文件、合同、发票、验收报告等资料，实地走访供应商、需求部门等方式进行审计检查，并出具审计报告。对于审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见和建议，要求相关部门进行整改落实。3.公司纪检监察部门应加强对采购活动的廉洁监督，防止采购过程中出现贪污受贿、利益输送等违法违纪行为。对于发现的违规违纪问题，应依法依规进行严肃处理。（二）外部监督1.公司应积极接受政府相关部门的监督检查，如财政部门、税务部门、工商部门等，及时了解和遵守国家法律法规和政策要求。对于政府部门提出的整改意见和要求，应认真落实整改。2.鼓励供应商、客户等外部单位对公司采购活动进行监督，对于外部单位提出的合理意见和建议，应认真对待并及时反馈处理情况。七、