工会政府采购业务制度

PAGE工会政府采购业务制度一、总则（一）目的为规范工会政府采购行为，加强工会政府采购管理，提高政府采购资金使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及行业标准，结合本工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织使用财政性资金及自有资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保政府采购活动合法合规。2.公开透明原则：政府采购活动应公开、公正、透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：为供应商提供公平竞争的机会，保证采购结果的公正性。4.诚实信用原则：政府采购当事人应诚实守信，履行各自的义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.工会各部门应根据工作需要和实际情况，提出下一年度政府采购项目的预算申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.财务部门对各部门提交的预算申请进行汇总、审核和平衡，结合工会年度工作计划和财务状况，编制工会政府采购年度预算草案。3.预算草案经工会领导班子审议通过后，报上级主管部门和财政部门审批。（二）预算执行1.政府采购项目必须严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定的程序报经批准。2.采购部门应根据预算安排，合理制定采购计划，确保采购活动有序进行。在采购过程中，应严格控制采购成本，不得超预算采购。（三）预算监督1.财务部门负责对政府采购预算执行情况进行监督检查，定期向工会领导班子报告预算执行情况。2.审计部门对政府采购预算执行情况进行审计监督，确保预算资金的合理使用和安全。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购部门根据批准的政府采购预算和实际工作需要，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应按照政府采购目录和限额标准进行编制，对于纳入集中采购目录的项目，应委托集中采购机构代理采购；对于未纳入集中采购目录但达到限额标准的项目，应按照规定的采购方式进行采购。（二）计划审批1.采购计划草案经采购部门负责人审核后，报工会领导班子审批。2.工会领导班子应根据工作实际情况和预算安排，对采购计划进行认真审议，确保采购计划的合理性和可行性。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划的，采购部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容等，并按照规定的程序报经批准。2.采购计划调整后，采购部门应及时通知相关部门和供应商，确保采购活动的顺利进行。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。2.采购部门应按照规定的程序编制招标文件，发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.开标、评标应按照规定的程序进行，确保评标过程的公正、公平、公开。评标委员会应按照评标标准进行评标，推荐中标候选人。采购部门根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应明确采购项目的基本情况、投标截止时间和地点等内容。3.开标、评标、定标等程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等方面进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、谈判内容、成交标准等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，说明采购理由和单一来源供应商的选择依据。论证通过后，报工会领导班子批准。采购部门与单一来源供应商就采购项目的价格、技术、服务等方面进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门应向三家以上符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。五、采购程序管理（一）采购申请1.工会各部门根据工作需要，填写政府采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购理由等内容。2.政府采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门对各部门提交的采购申请进行审核，核实采购项目的必要性、合规性和预算情况。2.采购申请经采购部门负责人审核后，报工会领导班子审批。工会领导班子根据采购申请的内容和实际情况进行审批，批准后交采购部门组织实施。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式和程序组织采购活动。2.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.采购部门应按照合同约定，对采购项目的质量、进度、验收等进行跟踪管理，确保采购项目的顺利实施。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收人员应按照合同约定和相关标准对采购项目的质量、规格、数量等进行验收。2.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格。3.采购部门应将验收报告及时归档保存，作为支付采购资金的依据。（五）采购付款1.采购部门应根据合同约定和验收报告，及时办理采购付款手续。2.财务部门对采购付款申请进行审核，审核无误后按照规定的程序支付采购资金。3.采购资金的支付应严格按照财政国库管理制度的有关规定执行，确保资金支付的安全、规范、高效。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书发出之日起三十日内与中标供应商签订政府采购合同。政府采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.政府采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点验收标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购部门应将政府采购合同副本送财务部门备案，作为支付采购资金和进行合同管理的依据。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照政府采购合同约定履行各自的义务。采购部门应及时向供应商支付采购资金，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等提供货物、工程和服务。2.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，采购部门和供应商应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为政府采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同监督1.采购部门负责对政府采购合同的履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.财务部门对政府采购合同的付款情况进行监督，确保采购资金按照合同约定支付。3.审计部门对政府采购合同的签订、履行、变更等情况进行审计监督，确保合同的合法性、合规性和有效性。七、采购档案管理档案收集1.采购部门应负责收集政府采购活动中形成的各类文件、资料，包括采购申请、采购计划、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。2.在采购活动结束后，采购部门应及时将相关文件、资料整理归档，确保档案的完整性和准确性。档案整理1.采购档案应按照采购项目的类别、时间顺序等进行分类整理，编制档案目录，便于查找和使用。2.对于电子档案，应进行备份存储，并建立相应的索引和检索系统，提高档案管理的信息化水平。档案保管1.采购档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。2.档案管理人员应定期对采购档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。档案查阅1.工会内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经批准后在档案管理人员的陪同下查阅。2..查阅档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。3.涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息的采购档案，应按照相关法律法规的规定进行管理，严格限制查阅范围。档案销毁1.采购档案的保存期限应按照国家有关规定执行。保存期满后，如需销毁的，应按照规定的程序进行审批。2.档案销毁前，应编制档案销毁清单，经批准后由专人负责销毁，并在销毁清单上签字确认。3.档案销毁过程应进行记录，确保档案销毁的彻底性和安全性。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.工会应建立健全政府采购监督检查制度，加强对政府采购活动的全过程监督。2.财务部门、审计部门等应定期对政府采购项目的预算执行、资金使用、合同履行等情况进行监督检查，发现问