单位自行采购管理制度

PAGE单位自行采购管理制度一、总则（一）目的为了加强单位自行采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门、各分支机构自行组织的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和相关政策的要求，遵守行业标准和规范。2.公正性原则：采购活动应当遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等的机会参与竞争。3.效益性原则：采购活动应当注重经济效益和社会效益，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购活动应当建立在诚信的基础上，采购人员和供应商应当诚实守信，履行各自的义务。（四）职责分工1.采购部门负责制定采购计划，组织采购活动，签订采购合同。负责供应商的选择、评估和管理。负责采购项目的验收和付款申请。2.需求部门负责提出采购需求，提供采购项目的技术规格、质量要求等相关资料。参与采购项目的评标、谈判等工作。负责采购项目的验收工作。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。负责对采购合同进行审核，办理采购付款手续。负责对采购项目的财务核算和监督。4.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的公正性。对采购过程中发现的违规行为进行调查和处理。二、采购计划管理（一）采购需求的提出1.需求部门应当根据工作需要和业务发展规划，定期提出采购需求。2.采购需求应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、交货时间、交货地点等内容。3.采购需求应当经过需求部门负责人审核签字，并加盖部门公章。（二）采购预算编制1.采购部门应当根据采购需求，结合市场价格行情，编制采购预算。2.采购预算应当包括采购项目的预算金额、资金来源、付款方式等内容。3.采购预算应当经过财务部门审核，并报单位领导审批。（三）采购计划的制定1.采购部门应当根据采购需求和采购预算，制定采购计划。2.采购计划应当明确采购项目的采购方式、采购时间、采购流程等内容。3.采购计划应当经过采购部门负责人审核签字，并报单位领导审批。（四）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划，需求部门应当及时提出调整申请。2.采购部门应当对调整申请进行审核，并报单位领导审批。3.采购计划调整后，采购部门应当及时通知相关部门和供应商。三、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到100万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价达到200万元以上的。服务类采购项目单项合同估算价达到50万元以上的。3.公开招标应当按照以下程序进行：编制招标文件。发布招标公告。发售招标文件。组织开标、评标。确定中标供应商。签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应当按照以下程序进行：确定邀请供应商名单。邀请供应商名单应当由采购部门提出，经单位领导批准后确定。邀请供应商数量不得少于三家。编制招标文件。发出投标邀请书。组织开标、评标。确定中标供应商。签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应当按照以下程序进行：成立谈判小组。谈判小组由采购部门、需求部门、财务部门等相关人员组成，成员人数应当为三人以上单数。制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请供应商名单。邀请供应商名单应当由采购部门提出，经单位领导批准后确定。邀请供应商数量不得少于三家。组织谈判。谈判小组应当与供应商分别进行谈判，谈判过程中不得透露其他供应商的谈判情况以及可能影响公平竞争的其他信息。确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商：签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应当按照以下程序进行：成立采购小组。采购小组由采购部门、需求部门、财务部门等相关人员组成，成员人数应当为三人以上单数。制定采购文件。采购文件应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、交货时间、交货地点等内容。确定供应商。采购小组应当对供应商的资格、信誉、业绩等进行审查，并与供应商进行谈判，确定成交供应商。签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应当按照以下程序进行：成立询价小组。询价小组由采购部门、需求部门、财务部门等相关人员组成，成员人数应当为三人以上单数。确定被询价的供应商名单。被询价的供应商名单应当由采购部门提出，经单位领导批准后确定。被询价的供应商数量不得少于三家。发出询价单。询价单应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、交货时间、交货地点等内容。收集报价。询价小组应当要求被询价的供应商在规定时间内报价，并将报价单密封提交询价小组。确定成交供应商。询价小组应当对报价单进行比较，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订采购合同。四、采购流程管理（一）采购申请需求部门应当根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、交货时间、交货地点等内容，并加盖部门公章。采购申请表应当经过需求部门负责人审核签字。（二）采购审批采购申请表应当提交采购部门进行审核，采购部门应当对采购项目的必要性、可行性、合规性等进行审查，并提出审核意见。采购申请表经过采购部门审核后，应当提交单位领导审批。单位领导应当根据采购项目的情况，做出审批决定，并在采购申请表上签字。（三）采购实施1.采购部门应当根据采购审批结果，组织实施采购活动。2.采购部门应当按照采购方式的要求，并根据采购项目的特点和实际情况，选择合适的采购方式进行采购。3.采购部门应当编制采购文件，采购文件应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、交货时间、交货地点、采购方式、评标标准、合同条款等内容。4.采购部门应当发布采购信息，邀请潜在供应商参加采购活动。采购信息应当通过单位内部网站、公告栏、报纸、杂志、网络平台等渠道发布。5.采购部门应当组织开标、评标、谈判等采购活动，采购活动应当按照采购文件的要求进行，确保采购过程的公平、公正、公开。6.采购部门应当确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。成交通知书应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、交货时间、交货地点、采购金额、付款方式等内容，并加盖采购部门公章。（四）合同签订采购部门应当与成交供应商签订采购合同，采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、交货时间、交货地点、采购金额、付款方式、违约责任等内容，并加盖双方公章。采购合同应当经过财务部门审核，并报单位领导审批。（五）验收付款1.需求部门应当负责采购项目的验收工作，验收工作应当按照采购合同的要求进行，确保采购项目的质量符合要求。2.验收合格后，需求部门应当填写验收报告，验收报告应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、交货时间、交货地点、验收情况等内容，并加盖部门公章。验收报告应当经过需求部门负责人审核签字。3.采购部门应当根据验收报告，向财务部门申请付款。财务部门应当对采购合同、验收报告等进行审核，并按照采购合同的要求办理付款手续。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应当建立供应商选择标准，对供应商的资格、信誉、业绩、产品质量、服务水平等进行综合评估。2.采购部门应当通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，选择合格的供应商。3.采购部门应当建立供应商名单，对供应商名单进行动态管理，定期对供应商进行评估和调整。（二）供应商评估1.采购部门应当定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、服务水平、价格水平、售后服务等方面。2.采购部门应当根据评估结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、限制采购等处理。（三）供应商考核1.采购部门应当建立供应商考核制度，对供应商的履约情况进行考核。2.考核内容包括供应商的产品质量、交货期、服务水平、价格水平、售后服务等方面。3.采购部门应当根据考核结果，对供应商进行奖惩，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、限制采购、取消供应商资格等处理。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应当建立采购风险识别机制，对采购过程中可能出现的风险进行识别。2.采购风险包括但不限于市场风险、质量风险、交货风险、合同风险、付款风险等。（二）风险评估1.采购部门应当对识别出的采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.采购部门应当根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.采购部门应当针对不同的采购风险，采取相应的风险应对措施，如市场调研、质量检验、合同管理、付款控制等。2.采购部门应当建立采购风险预警机制，及时发现和处理采购风险。七、监督检查（一）内部监督1.审计部门应当对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购结果是否公