医院采购询议价制度

PAGE医院采购询议价制度一、总则（一）目的为规范医院采购行为，确保采购物资及服务的质量，降低采购成本，提高资金使用效益，特制定本询议价制度。（二）适用范围本制度适用于医院所有物资、设备、服务等采购项目，包括但不限于药品、医疗器械、医用耗材、办公用品、后勤服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在询议价过程中，应公平对待所有供应商，确保竞争环境公正透明，不偏袒任何一方。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资及服务符合医院实际需求和质量标准。4.效益原则：通过询议价，合理降低采购成本，提高医院资金使用效益，实现经济效益与社会效益的统一。二、询议价组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。2.职责审议医院采购政策、制度和流程。对重大采购项目进行决策，包括采购方式、供应商选择等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.组成：设立专门的采购科室，配备专业采购人员。2.职责负责具体采购项目的实施，包括编制采购计划、发布采购信息、组织询议价等。建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。与供应商进行沟通协调，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。定期向采购管理委员会汇报采购工作进展情况。（三）使用部门1.组成：医院各临床科室、医技科室及其他使用部门。2.职责根据实际工作需要，提出采购申请，明确采购物资及服务的规格、数量、质量要求等。参与采购项目的询议价过程，提供技术支持和使用意见。协助采购部门对采购物资及服务进行验收，反馈使用过程中的问题。（四）监督部门1.组成：医院纪检监察部门。2.职责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。受理供应商及内部人员的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、询议价流程（一）采购申请1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购物资及服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计到货时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表提交至采购部门，采购部门对申请内容进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。如申请内容不完整或不符合要求，采购部门应及时与使用部门沟通，要求补充或修改。（二）市场调研1.采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道进行市场调研，收集相关物资及服务的市场价格、质量、供应商信息等。查阅行业资料、专业期刊、网络信息等，了解市场行情。与同行业其他医院进行交流，借鉴采购经验。参加各类行业展会、研讨会，获取最新产品和服务信息。2.根据市场调研结果，采购部门初步筛选出若干潜在供应商，并建立供应商名单。（三）询价1.采购部门向潜在供应商发出询价函，询价函应明确采购物资及服务的详细规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商在规定时间内报价。2.供应商应按照询价函要求，以书面形式回复报价，报价应包括产品单价、总价、交货期、售后服务等条款。3.采购部门对供应商的报价进行整理和分析，比较不同供应商的价格、质量、服务等方面的差异，形成询价报告。（四）议价1.根据询价结果，采购部门选择部分供应商进行议价。议价过程可以采用面对面谈判、电话沟通、邮件协商等方式进行。2.在议价过程中，采购部门应向供应商明确采购需求和质量标准，要求供应商对报价进行解释和说明，并争取更优惠的价格、更好的服务条款等。3.供应商应根据采购部门的要求，对报价进行调整和优化，双方就采购合同的各项条款进行协商，达成一致意见。4.采购部门应做好议价记录，记录议价过程中的重要信息、双方达成的共识以及未达成一致的问题等。（五）确定供应商1.采购部门综合考虑供应商的报价、质量、信誉、服务等因素，按照医院制定的供应商选择标准，确定最终供应商。2.对于重大采购项目，采购部门应将供应商选择结果提交采购管理委员会审议，经批准后确定供应商。3.采购部门向确定的供应商发出中标通知书，通知其中标，并要求其在规定时间内签订采购合同。（六）签订合同1.采购部门与供应商按照协商一致的条款签订采购合同。采购合同应明确采购物资及服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交医院法务部门进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。3.采购合同经双方签字盖章后生效，采购部门应及时将合同副本分发给使用部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。（七）合同执行与验收1.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供物资及服务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同顺利履行。2.使用部门负责对采购物资及服务进行验收。验收应按照合同约定的质量标准和验收程序进行，确保所采购物资及服务符合要求。3.验收合格后，使用部门应填写验收报告，并签字确认。验收报告应包括采购物资及服务的名称、规格、数量、质量状况、验收结论等内容。4.如验收不合格，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。如因供应商原因导致验收不合格，给医院造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（八）付款1.财务部门根据采购合同约定的付款方式和时间，对采购项目进行付款审核。审核内容包括合同执行情况、验收报告、发票等相关资料。2.经审核无误后，财务部门按照规定程序办理付款手续，向供应商支付货款。3.采购部门应及时跟踪付款情况，确保供应商按时收到货款，维护医院良好的商业信誉。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质条件、经营状况、信誉情况、产品质量、服务水平等要求。2.潜在供应商应向采购部门提交准入申请，提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等。3.采购部门对供应商提交的申请和证明材料进行审核，必要时可进行实地考察。审核通过后，将供应商纳入医院供应商名单。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.评估方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式。3.根据评估结果，采购部门对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，在同等条件下优先选择；对于不合格供应商，及时淘汰，并停止与其合作。（三）供应商激励与约束1.医院建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、增加采购份额、给予价格优惠等。2.同时，建立供应商约束机制，对于违反采购合同约定、提供不合格产品或服务、存在商业贿赂等违规行为的供应商，按照合同约定追究其违约责任，并采取警告、罚款、暂停合作、取消供应商资格等措施。五、监督与考核（一）监督机制1.医院纪检监察部门对采购活动进行全程监督，重点监督采购过程中的合规性、公正性、廉洁性等方面。2.建立采购项目跟踪检查制度，定期对采购项目的执行情况进行检查，及时发现和纠正存在的问题。3.设立举报信箱和举报电话，接受供应商及内部人员的投诉举报。对于投诉举报事项，纪检监察部门应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。（二）考核制度1.建立采购部门绩效考核制度，对采购人员的工作业绩、工作态度、专业能力等方面进行考核。考核指标包括采购任务完成率、采购成本控制情况、采购物资及服务质量、供应商管理水平、合同