单一来源采购流程制度

PAGE单一来源采购流程制度一、总则（一）目的为规范公司/组织单一来源采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有采用单一来源采购方式的采购活动。（三）定义1.单一来源采购：是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于达到采购限额标准以上，且符合下列情形之一的采购项目：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购人：指公司/组织内具有采购需求并负责组织实施采购活动的部门或单位。3.供应商：指向采购人提供货物、工程或服务的法人、其他组织或者自然人。二、采购申请与审批（一）采购申请1.采购人根据实际需求填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容。2.对于因只能从唯一供应商处采购的项目，应提供充分的证明材料，如独家代理协议、专利证书、技术垄断说明等，以证明该供应商的唯一性。3.对于因不可预见的紧急情况申请单一来源采购的，需附上紧急情况的详细说明及相关证明材料，如突发事件报告、紧急需求说明等。4.对于因保证原有采购项目一致性或服务配套要求申请添购的，应说明原采购项目的情况、添购的必要性以及添购金额不超过原合同采购金额百分之十的计算依据。（二）审批流程1.《单一来源采购申请表》经采购人所在部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。2.采购管理部门对采购申请进行形式审查，重点审核采购理由是否充分、证明材料是否齐全、预算金额是否合理等。如审核通过，报分管领导审批；如审核不通过，应及时反馈采购人并说明原因，要求其补充或修改相关材料。3.分管领导根据采购管理部门的审核意见进行审批。对于金额较大或涉及重要项目的单一来源采购申请，需提交公司/组织领导班子会议审议决定。4.经审批同意的采购申请，由采购管理部门下达《单一来源采购任务书》，明确采购项目的具体要求、采购预算、完成时间等内容，并将相关信息通知采购人。三、供应商选择与确定（一）供应商资格审查1.采购管理部门根据采购项目的要求，对拟参与单一来源采购的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等。2.对于特定行业或项目有特殊资质要求的，供应商还需提供相应的资质证明文件。3.采购管理部门可通过实地考察、市场调研、信用查询等方式，对供应商的实际情况进行核实，确保其具备履行合同的能力和条件。（二）确定供应商1.经资格审查合格的供应商，若符合单一来源采购要求，采购管理部门应组织采购人、相关技术专家等对其进行综合评估。评估内容包括供应商的产品质量、价格水平、售后服务、技术支持能力、交货期等方面。2.根据评估结果，采购管理部门与采购人共同确定最终的单一来源供应商，并签订《单一来源采购合同》。合同应明确双方的权利和义务、采购项目的具体内容、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款。3.在确定单一来源供应商过程中，如发现供应商存在违法违规行为或不符合采购要求的情况，应及时终止采购活动，并重新选择供应商。四、采购合同签订与履行（一）合同签订1.《单一来源采购合同》由采购管理部门负责起草，经采购人、供应商双方审核确认后签订。合同签订前，应确保合同条款符合法律法规和公司/组织的相关规定，明确双方的权利义务，避免出现模糊不清或歧义的条款。2.合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、项目实施部门等，以便各部门按照合同要求履行各自职责。（二）合同履行1.采购人负责跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定的时间、质量、数量等要求提供货物、工程或服务。2.供应商应严格按照合同约定履行义务，按时交付货物、完成工程或提供服务，并提供相应的发票、验收报告等资料。3.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为合同的组成部分，具有同等法律效力。4.采购管理部门应定期对采购合同的履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于合同履行过程中出现的纠纷，应按照合同约定及相关法律法规的规定进行处理。五、采购验收（一）验收标准1.采购项目的验收应按照合同约定的质量标准进行。合同未约定质量标准的，应按照国家相关标准、行业标准或双方认可的其他标准进行验收。2.对于货物采购项目，验收内容包括货物的名称、规格型号、数量、外观质量、技术性能、包装等方面；对于工程采购项目，验收内容包括工程的建设质量、施工进度、安全管理等方面；对于服务采购项目，验收内容包括服务的内容、质量、效果、期限等方面。（二）验收程序1.采购项目完成后，采购人应及时组织相关人员进行验收。验收人员应包括采购人代表、技术专家、质量管理人员等。2.验收人员应按照验收标准对采购项目进行实地检查、测试、评估等，确保采购项目符合要求。验收过程中，应做好验收记录，包括验收时间、地点、验收人员、验收内容、验收结果等信息。3.对于验收合格的采购项目，验收人员应签署《单一来源采购验收报告》；对于验收不合格的采购项目，验收人员应出具书面整改意见，要求供应商限期整改。整改完成后，采购人应重新组织验收，直至验收合格为止。4.《单一来源采购验收报告》作为支付采购款项的重要依据之一，采购人应及时将验收报告提交给财务部门。六、采购资金支付（一）支付申请1.供应商按照合同约定完成采购项目并通过验收后，应向采购人提交《付款申请单》，详细说明采购项目的名称、合同编号、已完成的工作量、应付款金额等内容，并附上发票、验收报告等相关证明材料。2.采购人对供应商提交的《付款申请单》及相关证明材料进行审核，确认无误后签字盖章，并提交至财务部门。（二）支付审批1.财务部门收到采购人提交的付款申请后，按照公司/组织的财务管理制度进行审核。审核内容包括合同条款、付款条件、发票真实性、验收报告等方面。2.对于金额较小的采购项目，财务部门可直接审批付款；对于金额较大或涉及重要项目的采购项目，财务部门审核后报分管领导审批；对于重大采购项目的付款，需提交公司/组织领导班子会议审议决定。3.经审批同意支付的采购款项，财务部门应按照合同约定的付款方式和时间及时支付给供应商。七、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门负责对单一来源采购活动进行定期审计和监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等情况。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违反采购制度的行为，应按照公司/组织的相关规定进行严肃处理。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合