内部政府采购制度

PAGE内部政府采购制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织内部政府采购行为，加强对政府采购活动的管理，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门使用财政性资金及其他资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应遵循公开透明的原则，采购信息、采购程序、采购结果等应向社会公众或公司内部相关人员公开，确保采购活动的公正性和透明度。2.公平竞争原则通过公平竞争机制，邀请符合条件的供应商参与采购活动，保证供应商平等地获得采购信息，公平地参与竞争，维护市场的正常竞争秩序。3.公正原则在政府采购活动中，应严格按照规定的程序和标准进行操作，确保采购行为的公正性，维护采购人和供应商的合法权益。4.诚实信用原则采购人和供应商在政府采购活动中应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成采购管理委员会由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议和批准公司/组织内部政府采购的相关制度、政策和年度采购计划。研究决定重大采购项目的采购方式、采购预算、采购结果等重要事项。协调解决政府采购活动中出现的重大问题。（二）采购部门1.职责负责组织实施公司/组织内部的政府采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。建立和维护供应商库，对供应商进行资格审查和管理。收集、整理和分析采购信息，为采购决策提供依据。负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合合同要求。（三）其他相关部门1.需求部门根据实际工作需要，提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的技术规格制定、评标标准确定等工作。配合采购部门进行采购项目的验收工作。2.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付和结算。对采购项目的成本效益进行分析和评价。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门的工作计划和业务需求，编制年度采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照公司/组织的财务管理制度和预算编制要求进行编制，确保预算的准确性和合理性。3.采购部门应汇总各需求部门的采购预算，编制公司/组织年度采购预算草案，报采购管理委员会审议批准。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整的原因和金额，经采购管理委员会批准后，方可进行调整。（三）预算监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的支出进行审核和分析，确保采购资金的使用符合预算要求。2.审计部门应定期对采购预算的编制、执行情况进行审计，发现问题及时提出整改意见。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、工程和服务的金额达到规定的公开招标限额标准以上的。采购人认为采用公开招标方式更能满足采购需求、保证采购质量、提高采购效益的。2.招标程序采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。对投标人进行资格审查，确定合格的投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序采购部门根据采购项目的特点和需求，确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。组织投标人进行投标，按照公开招标的程序进行开标、评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购部门成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容。邀请符合条件的供应商参加谈判，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商提交报价文件和技术方案。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行二次报价或最终报价。根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、采用单一来源采购方式的原因等内容。报采购管理委员会批准，采购管理委员会应组织相关人员进行论证，必要时可征求专业机构或专家的意见。采购部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购部门成立询价小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购文件编制（一）采购文件的内容采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、评标标准、投标文件格式等内容。1.采购项目基本情况应包括项目名称、采购编号、采购预算、采购内容、采购数量、交货时间、交货地点等。2.采购需求应明确采购货物、工程和服务的规格（型号）、技术参数、质量标准、服务要求等内容。3.采购方式应明确采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等哪种采购方式。4.评标标准应根据采购项目的特点和需求，制定科学合理的评标标准，包括价格、技术、服务、信誉等方面的因素。5.投标文件格式应明确投标文件应包含的内容和格式要求，如投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等。（二）采购文件的编制要求1.采购文件应符合相关法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的合法性和规范性。2.采购文件应明确、具体、完整，避免出现模糊不清、歧义或漏洞等问题，以便供应商准确理解采购需求，编制投标文件时能够有针对性地响应。3.采购文件应公平合理，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商，不得对供应商实行差别待遇或歧视待遇。4.采购文件应按照规定的程序进行审核和批准，确保采购文件的质量。六、采购信息发布（一）发布渠道采购部门应通过公司/组织内部网站、政府采购指定媒体等渠道发布采购信息，包括采购公告、招标邀请书、中标公告等。（二）发布内容采购信息应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、投标截止时间、开标时间、开标地点等内容，确保供应商能够及时了解采购项目的相关信息。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与公司/组织内部政府采购活动的供应商进行资格审查。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉等方面的情况。3.采购部门应定期对供应商库进行更新和维护，对不符合资格要求或出现不良行为的供应商，应及时清理出库。（二）供应商评价与考核1.采购部门应建立供应商评价与考核制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。2.评价与考核指标应包括产品质量、价格、交货期、售后服务响应时间、客户满意度等方面的内容。3.采购部门应根据供应商的评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于表现较差的供应商，应给予警告、限制采购等处罚，情节严重的，应取消其供应商资格。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定项目的名称、规格、数量、单价、金额、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，与中标人签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订前，采购部门应将合同草案报财务部门、法务部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司/组织的利益。（二）合同履行1.采购人和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务，采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务，采购人应按照合同约定的时间和方式支付采购资金。3.如因不可抗力或其他特殊原因导致合同无法履行或需要变更合同内容的，采购人和供应商应及时协商解决，并签订补充协议。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员对采购项目进行验收，验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等是否符合合同要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足合同约定等。2.验收人员应按照验收标准进行验收，并出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果等内容。3.如验收不合格，采购部门应要求供应商限期整改，直至验收合格为止。整改期间，采购人有权扣除相应的货款或服务费。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案管理要求1.采购部门应指定专人负责采购档案的管理工作，确保采购档案的完整性和准确性。2.采购档案应按照时间顺序和项目类别进行分类整理，并建立电子档案和纸质档案，便于查询和使用。3.采购档案的保存期限应按照相关法律法规和公司/组织的规定执行，一般不得少于十五年。十、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司/组织内部应建立健全政府采购监督检查制度，加强对政府采购活动的全过程监督检查。2.监督检查内容包括采购预算执行情况、采购方式的合规性、采购程序的执行情况、采购合同的履行情况、采购档案的管理情况等。3.采购管理委员会、财务部门、审计部门等相关部门应按照