医院应急采购内控制度

PAGE医院应急采购内控制度一、总则（一）目的为加强医院应急采购管理，规范应急采购行为，提高应急采购效率，确保应急物资和服务及时供应，保障医院医疗救治等应急工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院在应对突发公共卫生事件、自然灾害、医疗紧急救治等各类紧急情况下的物资和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：应急采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.及时性原则：以满足应急需求为首要目标，简化采购流程，提高采购效率，确保应急物资和服务及时到位。3.合理性原则：在保证应急物资和服务质量的前提下，合理控制采购成本，实现资源的优化配置。4.风险防控原则：建立健全风险防控机制，对采购过程中的各个环节进行风险评估和控制，防止出现违规操作和腐败行为。二、应急采购的定义与范围（一）定义应急采购是指医院在紧急情况下，为满足医疗救治、疫情防控等应急工作需要，按照特殊程序进行的物资和服务采购活动。（二）范围1.应急物资：包括医疗防护用品（如口罩、防护服、护目镜等）、医疗救治设备（如呼吸机、监护仪等）、消杀用品（如消毒剂、消毒设备等）、药品（如急救药品、抗病毒药品等）以及其他与应急工作相关的物资。2.应急服务：如应急工程建设、应急运输服务、应急设备维修保养服务等。三、应急采购的组织与职责（一）应急采购领导小组1.组成：由医院主要领导担任组长，相关职能部门负责人为成员。2.职责：全面领导和决策医院应急采购工作，制定应急采购工作方针和政策。协调解决应急采购过程中的重大问题，确保应急采购工作顺利进行。监督检查应急采购制度的执行情况，对违规行为进行处理。（二）应急采购工作小组1.组成：由采购部门、使用部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。2.职责：采购部门：负责具体实施应急采购工作，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订等。使用部门：提供应急物资和服务需求信息，参与供应商选择和采购验收工作，确保所采购的物资和服务符合实际需求。财务部门：负责应急采购资金的保障和管理，审核采购预算和费用报销，确保资金使用合规。审计部门：对应急采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性以及采购结果的合理性，防范采购风险。四、应急采购流程（一）需求识别与评估1.医院各部门在应急情况下，应及时识别本部门对应急物资和服务的需求，并填写《应急采购需求申请表》，详细说明需求物资或服务的名称、规格、数量、用途等信息。2.应急采购工作小组对各部门提交的需求申请进行汇总和评估，根据应急事件的性质和严重程度，确定应急采购的优先级和范围。（二）采购方式选择1.单一来源采购：适用情形：只能从唯一供应商处采购的应急物资和服务，如特定品牌或型号的医疗设备，其供应商具有唯一性。发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购的原因、拟采购的物资或服务内容、供应商名称等信息。应急采购领导小组对《单一来源采购申请表》进行审核批准。批准后，采购部门与供应商进行谈判，确定采购价格、交货时间等条款，并签订采购合同。2.竞争性谈判采购：适用情形：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。采购程序：采购部门发布竞争性谈判公告，邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参与谈判。公告内容包括采购项目名称、采购内容、供应商资格要求、谈判时间和地点等信息。对参与谈判的供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。采购部门组织谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组由采购部门、使用部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，人数不得少于三人。谈判过程中，谈判小组应要求供应商提供报价文件，并进行商务和技术谈判，确定最终成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。3.询价采购：适用情形：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的应急物资采购项目。采购程序：采购部门向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。询价通知书内容包括采购项目名称、采购内容、规格要求、报价要求、交货时间等信息。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（三）供应商选择与管理1.供应商选择原则：具备合法经营资质，信誉良好，无不良记录。能够提供符合质量要求的应急物资和服务，具有较强的供应能力和应急响应能力。价格合理，在满足质量要求的前提下，采购成本较低。2.供应商选择程序：采购部门根据应急采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立应急供应商名录，并定期进行更新和维护。对于新的应急采购项目，采购部门从应急供应商名录中选择潜在供应商，并向其发出采购邀请。采购部门会同使用部门、财务部门、审计部门等相关人员对供应商进行综合评估，评估内容包括供应商资质、信誉、产品质量、供应能力、价格水平等方面。根据评估结果，确定最终的供应商。3.供应商管理：采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资和服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购部门定期对供应商的履约情况进行跟踪和评估，如物资质量、交货及时性、售后服务等方面。对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。（四）采购实施与合同签订1.采购部门根据确定的采购方式和供应商，组织实施采购活动。在采购过程中，应严格按照相关法律法规和采购程序进行操作，确保采购活动的合法性和合规性。2.采购部门与供应商签订采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务，包括物资和服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同签订后，应及时将合同副本提交给财务部门、审计部门等相关部门备案。（五）采购验收1.使用部门负责对应急采购物资和服务进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准要求，对物资的数量、规格、质量、性能等进行逐一检查，确保所采购的物资和服务符合要求。2.验收合格后，验收人员填写《应急采购验收单》，并签字确认。验收单应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、物资或服务规格、数量、验收结果等信息。3.如发现采购物资和服务存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，使用部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决，要求供应商采取更换、补货、退货等措施，直至验收合格为止。（六）付款与结算1.财务部门根据采购合同和验收单，审核采购款项的支付申请。审核内容包括采购合同条款、验收情况、发票信息等。审核无误后，按照医院财务管理制度办理付款手续。2.采购部门负责与供应商进行结算，确保采购款项的支付准确无误。结算过程中，应妥善保管相关凭证和资料，以备审计和查询。五、应急采购的风险管理（一）风险识别1.法律法规风险：应急采购活动可能因违反法律法规而导致法律纠纷和处罚。2.采购流程风险：采购流程不规范、审批环节缺失等可能导致采购效率低下、采购质量无法保证等问题。3.供应商风险：供应商选择不当、供应商违约等可能导致应急物资和服务供应不及时、质量不合格等风险。4.资金风险：应急采购资金预算不合理、资金支付不及时等可能导致资金浪费或资金链断裂等风险。（二）风险评估1.应急采购工作小组定期对采购过程中的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，将风险分为高、中、低三个等级。对于高风险等级的风险，应采取重点防控措施；对于中风险等级的风险，应采取适当的防控措施；对于低风险等级的风险，应进行持续监测和关注。（三）风险防控措施1.法律法规培训：定期组织采购人员和相关人员参加法律法规培训，提高法律意识，确保采购活动合法合规。2.流程优化与监督：完善应急采购流程，明确各环节的职责和操作规范，加强对采购流程的监督检查力度，确保采购流程顺畅、规范。3.供应商管理强化：加强对供应商的选择、评估和管理，建立供应商信用档案，定期对供应商进行考核评价，降低供应商风险。4.资金预算管理：合理编制应急采购资金预算，加强资金支付管理，严格执行财务审批制度，确保资金使用安全、合理、高效。六、应急采购的监督与审计（一）内部监督1.医院内部审计部门定期对应急采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性以及采购结果的合理性。2.使用部门和其他相关部门有权对采购活动进行监督，发现问题及时向采购部门或应急采购领导小组反馈，并要求及时整改。（二）外部监督1.接受卫生健康行政部门、财政部门等上级主管部门的监督检查，按照要求提供相关资料和信息，积极配合上级部门的工作。2.主动接受社会监督，及时公开应急采购相关信息，保障社会公众的知情权和监督权。七、应急采购的信息管理（一）建立应急采购信息档案采购部门应建立应急采购信息档案，对应急采购活动的全过程进行记录，包括采购需求申请、采购方式选择、供应商信息、采购合同、