单位新型采购人制度

PAGE单位新型采购人制度一、总则（一）目的为了规范单位采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强对采购活动的监督管理，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本新型采购人制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部所有采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受内部监督和社会监督，确保公平竞争。3.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，不得歧视任何一方，确保采购结果公平公正。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由单位高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，明确采购人员的职责和分工，确保采购工作的顺利进行。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据单位业务发展需要和实际工作需求，提出采购申请，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等内容。2.采购部门对采购申请表进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，采购部门应组织相关部门进行论证，确保采购计划符合单位整体战略规划。3.采购部门根据审核后的采购申请表，结合单位采购预算，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的采购方式、采购时间安排、采购责任人等内容。（二）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。采购部门应按照国家相关法律法规和招标程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应向符合条件的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应与供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向多家供应商发出询价通知书，要求供应商报价，根据报价情况确定成交供应商。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门应建立供应商库，对潜在供应商进行筛选和评估。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商准入：对于符合要求的供应商，采购部门应办理供应商准入手续，签订供应商合作协议，明确双方的权利和义务。3.供应商评价与考核：采购部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括交货期、产品质量、售后服务等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（四）采购合同签订1.采购部门根据采购结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草本提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和单位利益。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。（五）采购验收1.需求部门负责组织采购项目的验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目进行验收，确保采购项目的规格、数量、质量等符合要求。2.验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收标准、验收结果等内容。3.对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，如协商不成，可根据合同约定追究供应商的违约责任。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核内容包括采购项目的真实性、合法性、合同执行情况等方面。2.财务部门审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。付款方式包括支票、汇票、电汇等。3.采购部门应及时跟踪采购付款情况，确保供应商按时收到货款，维护单位的信誉。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.对于识别出的风险因素，采购部门应进行评估，确定风险的等级和影响程度，以便采取相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商管理风险应对：加强对供应商的管理，建立供应商评价和考核机制，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作，并在合同中明确供应商的违约责任。2.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购项目的验收工作，对于质量不合格的采购项目，及时要求供应商整改或退换货。3.价格风险应对：加强市场调研，了解市场价格动态，合理确定采购预算和采购价格。在采购合同中约定价格调整条款，以应对市场价格波动。4.法律风险应对：加强对采购法律法规的学习和培训，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，对合同条款进行审核，避免法律风险。五、采购监督与审计（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的合理性、采购资金的使用情况等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购人员滥用职权、谋取私利。（二）外部监督1.单位应主动接受社会监督，及时公开采购信息，