代理记账基础工作现范(试行)

代理记账基础工作现范(试行)1总则1.1制定目的与依据为规范代理记账机构执业行为，提升基础工作质量，防范财税服务风险，维护委托单位和代理记账机构合法权益，依据《中华人民共和国会计法》《代理记账管理办法》（财政部令第98号）《会计基础工作规范》《会计档案管理办法》等法律法规及规范性文件制定本规范。1.2适用范围本规范适用于依法取得代理记账资格证书、在境内从事代理记账业务的机构（以下简称“机构”）及其从业人员，专项财税咨询、涉税鉴证等延伸服务可参照执行。1.3基本原则1.3.1独立执业原则：从业人员在执业过程中不受委托单位不当干预，独立依据财税法律法规开展服务，拒绝委托单位提出的做假账、虚开发票、隐匿收入等违法违规要求。1.3.2诚实守信原则：从业人员应当恪守职业操守，如实向委托单位告知服务进度、财税风险，不得隐瞒服务瑕疵、虚构服务成果，不得恶意竞争、损害行业信誉。1.3.3保密原则：从业人员对服务过程中知悉的委托单位商业秘密、财务数据、个人信息负有保密义务，未经委托单位书面同意，不得向任何第三方泄露，法律法规另有规定的除外。1.3.4权责清晰原则：机构应当与委托单位签订书面委托合同，明确双方权利义务边界，避免因权责不清产生服务纠纷。2岗位设置与人员管理2.1岗位设置要求机构应当按照不相容岗位分离原则设置核心岗位，至少配置项目负责人、记账会计、审核会计、外勤专员、档案管理员五类岗位，小规模机构可根据人员规模合理兼岗，但记账会计与审核会计、外勤专员与档案管理员不得为同一人，禁止单人承接全流程代理记账服务。2.2岗位职责2.2.1项目负责人：负责客户全生命周期服务统筹，审核重大涉税事项，协调解决客户疑难问题，管控服务风险，对所负责客户的服务质量承担首要责任。2.2.2记账会计：负责原始凭证审核、记账凭证编制、账套登记、财务报表编制，对接客户传递票据、沟通日常财税问题。2.2.3审核会计：负责对记账会计提交的凭证、账表、申报数据进行复核，排查财税风险，出具审核意见，对审核遗漏的风险承担连带责任。2.2.4外勤专员：负责办理委托单位的工商登记、税务备案、发票领用、银行开户、涉税事项现场办理等外勤业务，对接监管部门传递资料。2.2.5档案管理员：负责委托单位会计档案的整理、装订、存储、借阅、移交等工作，保障档案完整、安全。2.3人员资质要求2.3.1从业人员应当具备会计类专业基础知识，熟悉国家财税法律法规及行业监管政策，能够独立完成对应岗位工作。2.3.2记账会计、审核会计应当具备初级及以上会计专业技术资格，或从事会计工作不少于1年，且岗前培训考核合格。2.3.3从业人员每年应当完成不少于90学时的继续教育，其中专业科目学时不少于60学时；新入职人员上岗前应当完成不少于30学时的岗前培训，内容包括机构服务规范、财税政策、风险防控等，考核合格后方可独立上岗。2.4人员交接管理2.4.1从业人员离职或调整岗位的，必须办理工作交接，未完成交接的不得办理离职手续或调整岗位。2.4.2交接内容应当包括所负责客户的清单、账套权限、未办结事项说明、未交接票据、档案清单、客户对接人联系方式等，交接时应当编制《工作交接清单》，列明全部交接内容，由移交人、接交人、监交人三方签字确认，监交人由项目负责人或机构负责人担任。2.4.3交接完成后3个月内，接交人发现交接前的业务存在合规风险的，移交人仍需承担对应责任。3业务承接规范3.1客户尽职调查3.1.1机构承接新客户前，应当由项目负责人组织开展尽职调查，形成书面《客户尽职调查报告》，作为是否承接的依据。3.1.2尽调内容包括：①主体资质：委托单位营业执照、经营状态、是否列入经营异常名录、税务登记状态是否正常、有无行政处罚记录；②往期财税情况：近12个月的纳税申报记录、有无欠税、逾期申报记录、账务核算是否规范、有无待处理的涉税风险；③业务情况：主营业务模式、上下游客户结构、适用的税种、税收优惠政策适配情况；④需求匹配：委托单位的服务需求是否在机构服务能力范围内，有无提出违法违规服务要求。3.1.3对存在以下情形的客户，禁止承接：①要求机构协助做假账、虚开发票、隐匿收入、虚报成本的；②故意隐瞒财税风险、提供虚假资料的；③经营业务属于违法违规范畴的；④无实际经营地址、空壳公司且无法说明合理用途的。3.2委托合同签订3.2.1所有代理记账服务必须签订书面委托合同，禁止口头约定服务内容。3.2.2合同内容应当明确：服务范围（基础服务需列明记账、纳税申报、月度/季度报表出具、年度汇算清缴、工商年报等内容，增值服务需单独列明收费标准）、服务期限、收费标准及支付方式、双方权利义务、违约责任、争议解决方式、合同终止条件等。3.2.3合同中应当明确委托单位的责任：①安排专人负责日常货币收支、票据保管，对所提供原始凭证的真实性、合法性、完整性承担全部责任；②按照合同约定及时提供全部记账所需资料；③配合机构完成涉税事项核实、风险整改等工作。3.2.4委托单位要求提供合同约定外的增值服务的，应当另行签订补充协议，明确服务内容与收费标准，不得随意扩大免费服务范围。3.3承接审核所有新承接客户的尽调报告、委托合同需经机构风控岗或负责人审核通过后方可生效，审核未通过的不得承接。4原始凭证处理规范4.1凭证接收4.1.1记账会计应当按照合同约定的时间接收委托单位提供的原始凭证，原始凭证范围包括：纸质/电子发票、银行回单、银行对账单、工资表、社保/公积金缴费凭证、完税证明、出入库单、购销合同、费用报销审批单、付款申请单等与经营业务相关的全部凭证。4.1.2接收凭证时应当核对票据数量、所属期，双方签字确认《票据交接清单》，清单一式两份，机构与委托单位各留存一份。4.2凭证审核记账会计应当对接收的原始凭证进行四重审核，审核不通过的应当在3个工作日内一次性告知委托单位补正或更换，不得将不合规凭证入账。4.2.1真实性审核：核实凭证对应的业务是否真实发生，发票内容与实际业务是否匹配，电子发票需通过增值税发票查验平台查验真伪，排查重复报销、虚开发票情形。4.2.2合法性审核：核实发票是否符合监管要求，包括：发票抬头与委托单位全称一致、统一社会信用代码准确无误、专用发票开票信息完整、发票无涂改痕迹、应当备注的信息按规定备注（建筑服务备注项目名称及地址、不动产租赁备注不动产地址、货物运输服务备注起运地/到达地/货物信息等）、发票开具时间未超出抵扣或入账期限。4.2.3完整性审核：核实凭证附件是否齐全，采购业务需同时提供发票、入库单、付款回单，销售业务需同时提供发票、出库单、收款回单，费用报销需同时提供发票、审批单，涉税优惠事项需留存备查资料齐全。4.2.4合理性审核：核实凭证所载金额是否与经营规模匹配，费用支出是否与生产经营相关，大额支出是否有对应的合同支撑，业务招待费、职工福利费、广告费等限额扣除类费用是否超出合理范围。4.3凭证保管审核通过的原始凭证应当由记账会计统一保管，不得遗失、损毁，记账完成后随记账凭证统一装订。5会计核算规范5.1建账要求5.1.1新设立的委托单位，应当在完成税务备案后10个工作日内完成建账；存量委托单位，应当在承接服务后15个工作日内完成往期账务核对，存在乱账的需与委托单位沟通确认后完成账务调整或重新建账。5.1.2建账应当根据委托单位的行业属性、规模大小选择适用《小企业会计准则》或《企业会计准则》，明细科目设置应当匹配委托单位的业务模式，商贸企业需设置库存商品明细科目、建筑施工企业需设置工程施工、合同结算等科目、高新技术企业需设置研发支出辅助核算科目。5.2记账凭证编制5.2.1记账会计应当在原始凭证审核完成后5个工作日内完成记账凭证编制，记账凭证应当载明日期、凭证字号、摘要、会计科目、金额、附件张数，摘要表述应当清晰准确，明确业务内容、所属期、交易对手，不得使用“收付款”“转成本”等模糊表述。5.2.2记账凭证应当与原始凭证一一对应，不得多笔业务合并编制凭证，不得随意调整会计科目，错账调整需编制调整凭证，注明调整原因、对应原凭证号。5.2.3电子记账凭证应当有制单人电子签名或标识，不得无制单人信息。5.3账务核对5.3.1每月结账前，记账会计应当完成以下核对工作：①银行存款账面余额与银行对账单余额核对一致，不一致的需编制《银行存款余额调节表》，注明未达账项原因；②库存现金账面余额与委托单位提供的现金盘点表核对一致；③往来账款余额与委托单位提供的往来对账表核对一致，大额往来需逐笔核实；④库存商品账面余额与委托单位提供的库存盘点表核对一致。5.3.2核对不一致的，应当及时告知委托单位核实调整，未完成核对的不得结账。5.4账套与报表管理5.4.1机构应当使用合规的财务核算软件，账套数据应当每日完成本地备份与云备份，防止数据丢失。5.4.2每月结账应当在申报期结束前3个工作日完成，结账后不得随意反结账调整往期账务，确需调整的应当经项目负责人审批，留存调整说明。5.4.3每月结账后3个工作日内，记账会计应当编制资产负债表、利润表，按季度编制现金流量表，报表数据应当与账套数据完全一致，不得随意调整报表数据。5.4.4每月应当向委托单位出具《月度财税情况说明》，列明当月收入、成本、利润、税负率、应纳税额、待整改风险点等内容，便于委托单位掌握自身财税情况。6纳税申报规范6.1申报前准备6.1.1一般纳税人应当在每月申报期前2个工作日完成进项发票勾选确认，核对销项发票数据与税控设备开票数据、账面收入数据是否一致，确认无误后再启动申报。6.1.2小规模纳税人应当在每季度申报前核实开票收入、未开票收入、成本费用数据，确认可享受的税收优惠政策是否适用，如小规模纳税人增值税减免、小微企业所得税优惠等。6.1.3个人所得税申报前应当核实员工信息是否真实、工资薪金数据是否与账面工资费用一致，社保缴费基数是否与工资薪金匹配，不得虚报员工信息、虚列工资成本。6.2申报时限要求6.2.1增值税：一般纳税人按月申报，申报期限为次月15日内；小规模纳税人按季申报，申报期限为每季度终了后15日内。6.2.2个人所得税（工资薪金所得）：按月申报，申报期限为次月15日内。6.2.3企业所得税：按季预缴，申报期限为每季度终了后15日内；年度汇算清缴申报期限为年度终了后5个月内。6.2.4印花税、房产税、城镇土地使用税等其他税种按照主管税务机关核定的申报期限执行。6.2.5上述申报期限遇法定节假日顺延的，按照税务机关发布的最新期限执行，机构应当建立申报期提醒机制，禁止出现逾期申报情形。因机构原因导致逾期申报产生的罚款、滞纳金由机构全额承担，因委托单位未及时提供资料导致的逾期由委托单位承担。6.3申报操作要求6.3.1纳税申报数据应当与账面数据、发票数据完全一致，不得虚报、瞒报收入，不得虚列成本费用。6.3.2申报完成后，应当截图留存申报成功页面、税款缴纳页面，于1个工作日内发送给委托单位确认。6.3.3零申报的委托单位也应当按时完成申报，不得因无收入、无应纳税额而不申报。6.3.4申报完成后应当提醒委托单位在税款扣缴期限前在扣税账户存入足额资金，避免扣款失败产生滞纳金。6.4年度专项申报6.4.1每年5月31日前应当完成委托单位的企业所得税年度汇算清缴工作，汇算清缴前应当与委托单位确认纳税调整事项，出具《汇算清缴调整说明》，经委托单位确认后再申报。6.4.2每年6月30日前应当完成委托单位的工商年报公示工作，年报数据应当与财务数据一致，公示完成后应当将公示截图发送给委托单位确认。7发票管理规范7.1发票领用与保管7.1.1外勤专员代为领取发票的，应当登记《发票领用登记簿》，注明发票种类、份数、起止号码、领取日期，交付给委托单位时应当由委托单位经办人签字确认。7.1.2委托单位将空白发票、税控设备托管在机构的，应当由专人负责保管，存放于保险柜中，建立《发票/税控设备保管台账》，记录领用、开具、归还情况，不得私自使用委托单位的空白发票、税控设备。7.2发票开具7.2.1机构为委托单位代为开具发票的，应当要求委托单位提供购货方开票信息、业务合同、付款凭证，核实业务真实性后方可开具，不得为委托单位开具与实际业务不符的发票。7.2.2发票开具后应当核对发票内容、金额、税率是否正确，电子发票应当发送给委托单位及购货方，同时留存电子档备查；纸质发票应当将发票联、抵扣联交付给委托单位，记账联留存入账。7.2.3开具红字发票、作废发票应当留存全部联次，注明作废或冲红原因，相关佐证资料留存备查。7.3发票风险防控机构应当每季度排查委托单位的发票使用情况，重点排查是否存在虚开发票、进项发票异常、税负率偏离行业合理区间等风险，发现风险及时告知委托单位整改。对委托单位提出的虚开发票要求应当直接拒绝，情节严重的应当终止合作，并向监管部门报备。8会计档案管理规范8.1档案范围代理记账业务档案包括：委托合同、尽职调查报告、票据交接清单、原始凭证、记账凭证、会计账簿、财务报表、纳税申报表、申报凭证、风险提示函、工作交接清单、档案移交清单等全部业务资料。8.2档案整理与存储8.2.1每月结账后10个工作日内，档案管理员应当完成记账凭证装订工作，凭证封面应当注明委托单位名称、凭证所属期、凭证号段、装订人、审核人签字，凭证装订应当整齐、无破损、无漏页。8.2.2纸质档案应当存放在专用档案柜中，按照委托单位、所属期分类存放，便于查阅；电子档案应当分类存储于专用服务器或加密存储设备中，每年至少完成一次离线备份，备份介质存放于安全场所，防止数据泄露、丢失。8.2.3档案保管期限按照《会计档案管理办法》执行：原始凭证、记账凭证、会计账簿保管期限为30年；月度、季度财务报表、纳税申报表、申报凭证保管期限为10年；委托合同、尽职调查报告、交接清单等资料保管期限为服务终止后10年。8.3档案查阅与移交8.3.1内部人员查阅档案应当经档案管理员同意，登记《档案查阅登记簿》，不得涂改、抽取、损毁档案；外部人员查阅档案应当经委托单位书面同意、机构负责人批准后方可查阅，不得复制、带走档案原件，法律法规另有规定的除外。8.3.2委托单位终止服务的，机构应当在终止服务后10个工作日内将全部会计档案移交给委托单位，编制《档案移交清单》，列明全部档案内容、数量、所属期，由双方经办人签字、加盖公章后各留存一份。机构可留存档案复印件备查，不得拒绝移交档案，不得私自留存委托单位的档案原件。8.3.3保管期限届满的档案，机构应当编制档案销毁清单，经机构负责人审核、报同级财政部门备案后销毁，销毁过程应当有监销人在场，不得随意销毁档案。9质量管理与风险防控9.1三级复核制度机构应当建立三级复核机制，对所有业务实行全流程复核，每级复核应当留下复核痕迹，签字确认。9.1.1一级复核：记账会计完成记账、报表编制、申报数据填报后，自行核对数据准确性、逻辑一致性，确认无误后提交审核会计。9.1.2二级复核：审核会计对记账凭证的合规性、账表数据的一致性、申报数据的准确性进行复核，排查是否存在财税风险，出具复核意见，对不合格的业务退回记账会计整改。9.1.3三级复核：项目负责人对大额涉税事项、异常数据、高风险客户的业务进行最终复核，确认无误后方可结账、申报。9.2风险排查机制9.2.1机构应当每月对所有客户的财税情况进行风险排查，排查比例100%，重点排查逾期申报、欠税、税负率异常、长期零申报、发票异常、成本费用不合规等风险点。9.2.2发现风险的，应当在2个工作日内向委托单位出具