供应商返利管理工作自查报告

供应商返利管理工作自查报告为落实公司供应链成本管控要求，防范财务合规与廉洁风险，我部联合财务部于2024年3月10日至3月24日开展了为期两周的供应商返利管理专项自查工作，本次自查覆盖2022年1月1日至2023年12月31日期间所有签订返利约定的合作供应商，覆盖品类包括生产原辅料、包装材料、设备备品备件、办公后勤物资四大类，自查过程中我们通过逐份核对返利协议、交叉比对采购订单数据、出库退货记录、财务对账凭证、银行收款记录等原始资料，同时面向所有采购专员开展返利情况摸排，对口头约定、未入账返利情况进行逐一核实，共排查供应商127家，涉及返利协议142份，累计发生采购额12.68亿元，累计应兑现返利2184.3万元，现将自查情况、发现问题、整改安排详细说明如下。本次自查首先从源头的返利协议管理入手，梳理了所有供应商返利约定的规范性，统计结果如下：品类合作供应商总数（签返利约定）已签订书面返利协议数量条款存在歧义/不完整数量无书面协议仅口头约定数量生产原辅料4238124包装材料373384设备备品备件282177办公后勤物资201258合计1271043223从统计结果可以看出，供应商返利协议管理的不规范问题集中在中小供应商和低频次采购品类，尤其是办公后勤和备品备件类，超过三分之一的返利没有签订书面协议，这类供应商一般年度采购额不高，采购人员习惯于合作多年的口头约定，一旦人员变动或者供应商对接人更换，很容易出现返利纠纷。在已经签订书面协议的32份存在问题的协议中，最突出的问题是条款模糊：一是未明确返利计算基数，17份协议仅约定年采购额达到对应档位返还对应比例，未说明计算基数为含税采购额还是不含税采购额，也未明确是否需要扣除当期发生的退货、换货金额，本次自查中就发现5笔返利计算因基数问题产生争议，供应商主张按不含税扣减退货计算，我们原来按含税未扣减计算，差异金额达到3.7万元；二是未明确兑付时间与要求，21份协议仅约定“年底兑付”“达标后兑付”，未约定具体的兑付截止时间，也未明确逾期兑付的违约责任，导致部分供应商以内部审批流程长为由拖延兑付，最长的一笔逾期已经超过10个月；三是未明确兑付方式，12份协议未说明返利是以现金转账、冲抵后续货款还是承兑汇票方式兑付，部分供应商提出用货物抵返利，既不开票也不冲减往来，导致形成账外资产。梳理完协议后，我们进一步核对了返利计算与兑付的准确性，发现的问题统计如下：问题类型涉及笔数涉及供应商数量涉及金额（万元）漏算未提返利11972.4计算基数错误多算返利553.3未扣减退货金额多算返利442.8已到期未兑付逾期返利181262.3合计3830140.8从统计可以看出，计算与兑付环节的问题金额占本次自查发现问题总金额的80%以上，其中漏算问题最为突出，本次自查发现的最大一笔漏算是2022年度原辅料供应商某化工供应商的年度返利，该供应商协议约定年采购额超过1000万元返点1.5%，2022年该供应商实际累计采购额达到1042万元，应返利15.63万元，由于负责该品类的采购专员2023年初调岗，交接过程中未将该笔返利未兑付的信息列入交接清单，新接手的采购专员不了解该返利约定，直到本次自查梳理协议才发现，该笔款项在对账后已经于3月20日到账。除了漏算，逾期未兑付问题也十分突出，12家供应商的62.3万元返利已经超过协议约定的兑付时间3个月以上，其中4家超过6个月，主要原因一是我们没有专人跟进返利兑付，采购人员日常工作重心放在订单跟进和价格谈判上，对到期返利没有主动催收的意识，二是部分中小供应商现金流紧张，我们没有将返利兑付和后续订单绑定，所以供应商能拖就拖。在财务核算环节，我们也发现了多处合规性问题，风险隐患较为突出。第一是进项税额转出不及时不合规，根据税务相关规定，供应商给予的平销返利，我们作为采购方需要对对应金额做进项税额转出，但是原来的核算流程中，大部分冲抵货款的返利，财务仅做应付账款的借方冲减，没有做进项税额转出处理，本次自查统计，2022年至2023年累计有78.5万元的返利未做进项税额转出，若不及时调整，一旦税务机关稽查，将面临补缴税款、滞纳金甚至罚款的风险，涉及金额约10万元左右的潜在损失。第二是存在账外资金和账外资产问题，本次自查发现两笔现金返利由供应商直接打入采购专员个人卡，合计金额3.2万元，未交回公司，主要用于部门零星聚餐和活动经费，未纳入公司财务统一管理，属于典型的账外资金；另外还有两笔实物抵返利的情况，供应商用价值合计1.8万元的自产货物抵顶返利，未开具发票也未走账，货物入库后直接用于生产领用，形成账外资产，违反了公司财务管理制度。第三是核算口径不统一，有的返利按年度核算，有的按半年度，财务做账的时候有的计入其他业务收入，有的冲减采购成本，口径不一致，导致财务数据不准确，无法准确反映公司实际采购成本，也不利于成本分析和管控。除了上述具体问题，我们在底层管理流程上还存在多个明显漏洞。第一是没有建立统一的返利跟踪台账，原来的返利信息都是由各采购专员自行存储，有的记在个人工作笔记本上，有的存在个人电脑的Excel表格里，没有统一归档到部门公共系统，也没有定期更新，一旦发生岗位变动，很容易出现信息丢失，本次发现的11笔漏算返利中，有7笔是因为岗位交接信息不全导致的，占比超过60%。第二是交叉审核机制缺失，原来的流程是采购人员算出返利金额后，直接给到财务做账务处理，财务部门只核对收款金额和采购提供的对账单是否一致，不会主动核对协议条款、采购量、退货数据等基础信息，等于把全部审核责任放到了采购人员身上，一旦采购人员出现疏忽或者故意隐瞒，很难被发现。第三是廉洁风险防控不到位，原来的制度没有要求采购人员必须主动报备所有返利约定，部分采购人员和供应商私下约定较低的返利比例，截留部分返利归个人所有，或者供应商给采购人员个人返点，不向公司返利，这次虽然没有发现大的截留问题，但是这种不透明的管理方式本身就存在很大的廉洁风险。第四是考核激励缺失，原来采购人员的KPI考核主要权重放在采购价格下降、交付及时率、质量合格率三个方面，返利管理的相关指标没有纳入考核，不管返利收不收得到、准不准确，都不影响个人薪酬，所以采购人员普遍缺乏主动跟进催收的动力，很多人觉得多一事不如少一事，不愿意得罪供应商去催返利。本次自查梳理所有问题后，我们对问题产生的根源做了复盘，主要有四个方面的深层原因：第一是思想认识不到位，过去我们整个部门都把成本管控的重心放在了前端采购价格谈判上，认为返利是采购之后的附加收益，属于“锦上添花”的内容，金额相对于采购总额来说占比不高，所以没有给予足够的重视，很多时候都是供应商主动提才会兑付，不提我们也不会主动去要，这种思想上的放松直接导致了管理上的松散。第二是制度体系不健全，原来公司只有笼统的要求说要争取供应商返利，没有出台专门的供应商返利管理办法，对协议签订、计算跟踪、催收兑付、财务核算、监督审计各个环节都没有明确的规则要求，也没有明确各个部门的职责划分，出了问题找不到责任人，所以各个部门都不愿意管，形成了管理盲区。第三是人员流动带来的交接漏洞，最近两年受行业环境影响，采购部门岗位调整比较频繁，两年内先后有6名区域采购专员调岗或者离职，原来的交接制度只要求交接在手订单和库存，没有把未兑现返利、未签订协议的返利约定列入必须交接的内容，也没有交接后的审核环节，所以很容易出现信息断档。第四是监督约束机制不完善，内部审计很少把供应商返利列入年度审计的重点内容，一般三到五年才会查一次，所以很多问题长期存在得不到发现，也没有对应的处罚措施，所以大家对返利管理都不够重视。针对本次自查发现的所有问题，我们已经制定了一一对应的整改方案，目前大部分问题已经整改到位：第一是问题款项的清收与账务调整，针对本次自查发现的72.4万元漏算返利，我们已经全部向供应商发出了正式对账函，截止到3月24日，已经收回了58.2万元，剩余14.2万元供应商已经承诺在4月底前全部到账；针对3.2万元个人卡截留的账外资金，已经全部上交公司财务，两名相关责任人已经做了书面检讨，在部门内部做了通报批评；针对78.5万元未做进项税额转出的问题，财务部门已经在3月份的纳税申报中完成了调整，补缴了相关税款，消除了税务风险；针对1.8万元的账外资产，已经补开了发票补录入账，调整了相关账务。第二是协议梳理与补签，针对23家没有书面协议的供应商，我们已经全部完成了书面返利协议的补签，针对32份条款不完整的协议，全部签订了补充协议，明确了计算基数、兑付时间、违约责任、兑付方式，所有协议都已经归档到公司档案管理系统，留存了纸质和电子版本，方便后续查询。第三是建立了统一的返利管理台账，我们设计了标准化的返利台账模板，包含供应商名称、统一社会信用代码、协议编号、协议有效期、返利档位触发条件、计算规则、兑付要求、每季度累计采购量、累计退货量、应返利金额、已兑付金额、未兑付金额、到期时间等16项信息，目前所有的返利信息都已经录入台账，每季度末由采购专员更新一次，部门负责人每季度审核一次，从根本上解决了信息分散、交接遗漏的问题。第四是明确了部门职责与核算流程，我们已经明确采购部是供应商返利管理的责任部门，每个区域采购专员是所负责供应商返利管理的第一责任人，负责协议签订、跟踪、对账、催收；财务部负责返利的审核、账务处理、税务合规，每季度和采购部对账一次；审计部负责每年开展一次返利专项审计；财务端也明确了核算规则，所有返利必须冲减对应采购成本，平销返利必须按规定做进项税额转出，不管是现金、冲抵货款还是实物返利，都必须纳入统一账务核算，禁止任何形式的账外处理。第五是完善了考核与约束机制，我们已经把返利准确率、到期返利回收率纳入采购人员的KPI考核，占比达到10%，要求年度到期返利回收率必须达到98%以上，每低一个百分点扣一分，对漏算、逾期超过半年未收回的，额外扣罚绩效，对出现截留返利、隐瞒不报的，一经发现解除劳动合同，同时追究法律责任。为了从根本上解决供应商返利管理存在的问题，我们还将从四个方面建立长效管理机制：第一是常态化的自查与监督机制，今后我们每季度会由采购部和财务部联合开展一次返利对账，每年开展一次全面自查，内部审计部将供应商返利管理纳入年度必审项目，及时发现问题及时整改，避免问题积累。第二是把返利履约情况纳入供应商信用管理体系，今后我们每年都会对供应商的返利履约情况进行评分，将其纳入供应商信用评级指标，占信用评分的10%，对逾期超过3个月未兑付返利的，降一级信用，逾期超过6个月的，直接降为D级，取消后续合作资格，从供应商端约束返利履约行为。第三是加强人员培训与合规教育，每半年组织一次采购和财务人员的培训，内容包括返利管理规则、税务合规要求、廉洁风险防控，每年开展一次合规警示教育，提高全体相关人员的合规意识，从思想上重视返利管理工作。第四是推进信息化管理，目前我们已经和信息部沟通，在现有ERP系统中新增供应商返利管理模块，下一步会把所有返利协议信息录入系统，系统会自动根据采购入库单、退货单数据计算应返利金额，到期前自动向采购专员发送催收提醒，自动和财务系统对接核对到账信息，用信息化手段减少人为错误，避免遗漏，提