民办高校采购制度细则

PAGE民办高校采购制度细则一、总则（一）目的为规范民办高校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本制度细则。（二）适用范围本制度细则适用于民办高校各部门、各项目的物资采购、服务采购等活动。包括教学设备、办公用品、后勤物资、基建工程、信息化建设、科研项目配套服务等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合政府采购政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，维护学校和供应商的合法权益平等，不偏袒任何一方。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，采购信息应及时、准确、完整地公开，接受学校师生及社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，优化采购流程，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由校领导、相关职能部门负责人等组成。负责审议采购政策、重大采购项目及采购计划，监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门学校设立采购管理部门，作为采购活动的具体执行机构。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校采购制度；2.制定和完善采购工作流程及相关管理制度；3.编制采购计划，组织实施采购活动；4.负责供应商的选择、管理和评价；5.参与采购合同的起草、审核和签订；6.协调采购过程中的相关事宜，处理采购纠纷；7.建立采购档案，做好采购信息的统计和分析工作；8.配合学校相关部门做好采购项目的验收工作。（三）需求部门各教学单位、职能部门等为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、验收等工作，并对采购项目的质量和使用效果负责。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据教学、科研、管理等工作的实际需要，结合学校发展规划和预算安排，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应按照学校规定的时间节点提交至采购管理部门。采购管理部门对各需求部门提交的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合学校实际情况和资金状况，编制年度采购计划草案，报采购领导小组审议通过后实施。（二）采购计划的调整采购计划一经确定，原则上不得随意调整。如因特殊情况确需调整采购计划的，需求部门应填写《采购计划调整申请表》，详细说明调整原因、调整内容等，经本部门负责人签字确认后，报采购管理部门审核。采购管理部门审核同意后，报采购领导小组审批。审批通过后，采购管理部门按照调整后的采购计划组织实施采购活动。四、采购方式及流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂程度较高、市场竞争较为充分的采购项目。采购管理部门应按照国家有关法律法规和政府采购程序，委托具有相应资质的招标代理机构组织公开招标活动。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，选择不少于三家符合条件的供应商发出投标邀请书，组织邀请招标活动。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购管理部门应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购管理部门应组织相关人员进行论证，并填写《单一来源采购申请表》报采购领导小组审批。经批准后，与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购管理部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购管理部门根据供应商报价情况，选择符合要求且价格合理的供应商成交。（二）采购流程1.采购申请：需求部门填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购原因等内容，经本部门负责人签字确认后提交至采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请进行初审，审核采购项目是否符合学校采购计划、资金预算等要求。初审通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据项目情况进行审批，批准后返回采购管理部门组织实施采购。3.采购实施：采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，选择合适的采购程序组织实施采购活动。公开招标项目：采购管理部门委托招标代理机构发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。邀请招标项目：采购管理部门向邀请的供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。提供竞争性谈判项目：采购管理部门成立谈判小组，并向符合条件的供应商发出谈判邀请书，组织谈判、确定成交供应商等活动。单一来源采购项目：采购管理部门组织相关人员进行论证，并填写《单一来源采购申请表》报采购领导小组审批。经批准后，与单一供应商进行协商，签订采购合同。询价项目：采购管理部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购管理部门根据供应商报价情况，选择符合要求且价格合理的供应商成交。4.合同签订：采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订后，应及时报学校相关部门备案。5.采购验收：采购项目到货后，采购管理部门应及时组织需求部门、相关技术人员等进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、技术参数等是否符合采购合同要求。验收合格后，填写《采购验收报告》，验收人员签字确认。对验收不合格的采购项目，采购管理部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取更换、退货、补货等措施，直至验收合格。6.资金支付：采购项目验收合格后，需求部门应根据采购合同约定，填写《资金支付申请表》，经本部门负责人签字确认后，报采购管理部门审核。采购管理部门审核通过后，报学校财务部门办理资金支付手续。财务部门按照学校财务管理制度和采购合同约定，及时支付采购款项。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，在经营活动中没有重大违法记录等。2..采购管理部门通过公开征集、供应商推荐、行业协会推荐等方式，建立供应商信息库。对申请准入的供应商，采购管理部门应要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等相关资料，并进行实地考察或调查了解。经审核符合准入条件的供应商，纳入供应商信息库管理。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等进行评价与考核。评价与考核方式包括日常评价、年度考核、项目评价等。2.日常评价：采购管理部门在采购项目执行过程中，对供应商的表现进行实时记录和评价。评价内容包括货物交付情况、质量问题处理情况、售后服务响应情况等。3.年度考核：采购管理部门每年年底组织对供应商进行年度考核。考核内容包括供应商的基本情况、经营业绩、财务状况、信誉状况、产品质量、售后服务等方面。年度考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.项目评价：采购项目结束后，采购管理部门组织需求部门、相关技术人员等对供应商的项目表现进行评价。评价内容包括采购项目的完成情况满意度、产品质量满意度、售后服务满意度等。5.根据供应商评价与考核结果，采购管理部门对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如优先采购、增加采购份额等；对表现不合格的供应商，采取警告、暂停采购、取消准入资格等措施。（三）供应商退出1.供应商如有下列情形之一的，采购管理部门应将其从供应商信息库中删除，并取消其准入资格：提供虚假材料骗取准入资格的；严重违反采购合同约定，给学校造成重大损失的；年度考核不合格且整改后仍不符合要求的；有其他违法违规行为，严重影响学校利益的。2.供应商主动申请退出供应商信息库的，应提前向采购管理部门提交书面申请。采购管理部门审核同意后，办理相关退出手续，并将其从供应商信息库中删除。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险主要包括采购决策风险、采购过程风险、供应商风险、合同风险、验收风险、资金支付风险等。2.采购管理部门应根据风险发生的可能性和影响程度对识别出的风险进行评估，确定风险等级。风险等级分为高风险、中风险、低风险三个等级。（二）风险应对措施1.采购决策风险：加强采购决策的科学性和民主性，严格按照采购制度和流程进行决策，充分论证采购项目的必要性和可行性，避免盲目采购。2.采购过程风险：规范采购流程，加强采购人员培训，提高采购人员的业务水平和职业道德素养，严格遵守采购纪律，防止采购过程中的违规操作和腐败行为。3.供应商风险：建立健全供应商管理体系，加强对供应商的筛选和评价，选择信誉良好、实力较强的供应商合作，并与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。4.合同风险：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法合规、明确具体、操作性强。在合同履行过程中，加强对合同执行情况的监督和检查，及时发现和解决合同纠纷。5.验收风险：建立严格的采购验收制度，明确验收标准和验收程序，组织专业人员进行验收，确保采购项目的质量符合要求。对验收不合格的采购项目，及时与供应商协商解决，避免损失扩大。6.资金支付风险：加强资金支付管理，严格按照采购合同约定和学校财务管理制度办理资金支付手续，确保资金支付安全。对资金支付过程中出现的问题，及时进行调查和处理，防范资金支付风险。七、采购监督与审计（一）内部监督1.学校内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合规性、采购程序的执行情况及采购资金的使用效益等。2.采购管理部门应建立健全内