房屋管理局采购制度

PAGE房屋管理局采购制度一、总则（一）目的为规范房屋管理局采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于房屋管理局机关及所属各单位使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，严格按照法定程序进行。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，确保公平竞争。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商、承包商和服务提供商，保证采购质量，降低采购成本。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，严格履行合同约定，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立房屋管理局采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购领导小组由局领导班子成员及相关部门负责人组成，其主要职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.审定重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构设立房屋管理局采购中心，作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。采购中心应具备相应的专业人员和技术设备，其主要职责包括：1.贯彻执行采购制度和采购计划。2.组织编制采购文件，发布采购信息。3.受理供应商报名，组织开标、评标、定标等采购活动。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.整理、归档采购文件和采购资料。（三）采购监督机构房屋管理局监察室负责对采购活动进行全程监督，其主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况。2.检查采购程序的合法性和合规性。3.受理对采购活动的投诉和举报，查处违法违纪行为。（四）使用部门职责使用部门负责提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，协助采购中心签订采购合同，并负责采购项目的验收和使用管理。其主要职责包括：1.根据工作需要，提出采购项目的申请，明确采购需求和技术要求。2.配合采购中心编制采购文件，提供相关技术资料和参数。3.参与开标、评标、定标等采购活动，发表意见和建议。4.协助采购中心签订采购合同，监督合同执行情况。5.组织采购项目的验收，对验收结果负责。6.负责采购项目的使用管理，确保采购项目发挥效益。三、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额等详细信息，并按照财政部门的要求进行编制和报送。2.采购中心应会同财务部门对使用部门报送的采购预算进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、可行性、合理性以及采购金额的准确性等。审核通过后的采购预算报采购领导小组审议批准。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定程序报经批准后执行。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和管理，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：国家政策发生重大变化，导致采购项目的需求和预算发生变化。因不可抗力因素，需要变更采购内容或采购金额。其他确需调整采购预算的情形。2.预算调整申请应由使用部门提出，经采购中心和财务部门审核后，报采购领导小组审议批准。预算调整申请应详细说明调整的原因、内容、金额等情况，并提供相关证明材料。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上。工程类采购项目，单项合同估算价达到[X]万元以上。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上。3.采用公开招标方式采购的，采购中心应按照规定在指定媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。招标公告应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间和地点等内容。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购中心应从符合相应资格条件的供应商中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间和地点等内容。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购中心应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等事项。谈判小组应与符合资格条件的供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者纠正。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购中心应组织成立采购小组，采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购小组应与供应商进行协商，商定价格、条件和合同条款等事项。协商一致后，采购中心应将采购结果报采购领导小组审议批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购中心应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购申请使用部门根据工作需要，填写《房屋管理局采购申请表》，详细说明采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、采购用途、技术要求、交货时间、售后服务等内容，并经部门负责人签字后报采购中心。（二）采购审批采购中心收到采购申请表后，应会同财务部门对采购项目进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、可行性、合理性以及采购金额的准确性等。审核通过后的采购申请表报采购领导小组审批。采购领导小组应在规定时间内对采购申请表进行审批，并签署意见。（三）采购文件编制采购中心根据采购申请表和采购领导小组的审批意见，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同草案等内容，并按照规定进行审核和备案。（四）采购信息发布采购中心应按照规定在指定媒体上发布采购信息，包括采购公告、中标公告、成交公告等。采购信息应公开透明，确保潜在供应商能够及时获取相关信息。（五）供应商报名与资格审查1.采购中心应受理供应商的报名申请，并对供应商的资格进行审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.经资格审查合格的供应商，采购中心应向其发出采购文件，并告知其应注意的事项。（六）开标、评标、定标1.采购中心应按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标、定标等采购活动。开标时，采购中心应邀请所有投标人参加，并当众宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息。2.评标时，采购中心应组织评标委员会进行评标。评标委员会由采购人代表和有关专家共五人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，并向采购中心推荐中标候选人。3.定标时，采购中心应根据评标委员会的推荐意见，按照规定的程序确定中标供应商或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。（七）合同签订采购中心应在中标通知书或成交通知书发出之日起三十日内，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，并按照规定进行审核和备案。（八）采购验收1.采购项目完成后，使用部门应组织对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、型号、性能等是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，使用部门应填写《房屋管理局采购项目验收报告》，并经部门负责人签字后报采购中心。采购中心应将验收报告存档备案。（九）资金支付财务部门应根据采购合同和验收报告，按照规定的程序办理采购资金的支付手续。采购资金应专款专用，不得挪作他用。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，由采购中心与中标供应商或成交供应商签订。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（二）合同履行1.采购中心应跟踪采购合同的履行情况，及时了解供应商的供货进度、质量状况等信息，并协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行供货义务，并提供相关的售后服务。如供应商未能按照合同约定履行义务，应承担相应的违约责任。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、时间、双方的权利和义务等条款。2.合同变更协议签订后，双方应按照变更后的合同约定履行各自的义务。（四）合同终止1.在采购合同履行完毕后，双方应按照合同约定进行结算和验收，合同终止。2.如因不可抗力因素、供应商违约等原因导致采购合同无法继续履行的，双方应协商解决合同终止事宜，并按照合同约定承担相应的责任。（五）合同档案管理采购中心应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关资料进行整理、归档和保管。采购合同档案应包括采购合同文本、合同变更协议、验收报告、付款凭证等资料。采购合同档案应保存[X]年以上，以备查阅。七、采购监督与管理（一）内部监督1.房屋管理局监察室负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的合法性和合规性，受理对采购活动的投诉和举报，查处违法违纪行为。2.采购中心应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购行为，提高采购效率。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。（二）外部监督1.采购活动应接受社会监督，采购信息应公开透明，