采购管理流程制度(10篇)

采购管理流程制度(通用10篇)

采购管理流程制度第1篇

一、请购及其规定

1、请购的定义

请购是指某人或者某部门根据需要确定一种或多种物料，并按照规定

的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

2、请购单的要素

完整的请购单应包括以下要素：

(1)请购的部门；

(2)请购单填写人；

(3)请购的日期及需求时间；

(4)请购的物品名；

(5)请购的物品数量；

(6)请购的物品规格；

(7)请购的物品用途；

(8)请购如有特殊需要请备注；

(9)请购部门主管；

(10)请购单审核人；

(11)公司总经理。

3、请购单及其提报规定

(1)请购单应按照要素填写完整、清晰，由部门主管审核批准后报

采购部门；

(2)食品采购是根据警戒库存按月销量在网店管家新建采购订单，

办公用品及包材采购物料的请购应统一填写《物料申请表》；

(3)食品的采购订单应由采购主管审核后再由采购专员提报至供应

商，与供应商确认到货信息后填写计划到货日期，如遇缺货要及时通知采

购主管从其它渠道调货。请购部门提报的其它请购单应按照要素填写完整、

清晰，由部门主管审核批准后报采购部门，待采购部签字后，请购部门备

份；

(4)其它涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，该

清单的电子文档也需一并提交；

(5)遇公司经营、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电

话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。

(6)单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作

出书面说明。

(7)其它请购单的更改和补充应以书面形式由部门主管签字后报采

购部。

二、请购单的接收及分发规定

1、请购的接收要点

(1)采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写

完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；

(2)接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不

采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；

(3)通知仓库管理人员核查请购物资是否有超储库存；

(4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门c

2、请购单的分发规定

(1)对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；

(2)对于紧急请购项目应优先处理；

(3)无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；

(4)重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

三、询价及其规定

1、询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，遇到问题应

及时的与请购部门沟通；

2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；

3、对于紧急请购项目应优先处理；

4、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐

采购替代品；

5、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

6、在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

四、比价、议价

1、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；

2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他供应商的价

格最低，所报价格的综合条件更加突出；

3、收到供应单位第一次报价应向公司领导汇报情况，设定议价目标；

4、重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证

和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。

五、入库

(1)采购物资到达仓库后，由仓库验货员严格按照验收标准查看物

品的包装与日期，散装食品应做质量判定，再按照采购清单验收物资；

(2)仓库验收发现不合格品应不予入库，并及时通知采购部作退换

货处理；

(3)已经验收的产品，仓库应及时的办理入库。

六、付款

采购部凭收货单及入库单填写《付款申请审批单》，最终审批后由财

务付款。

采购管理流程制度第2篇

一总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的

采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

二采购部人员职责及管理制度

1.热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积

累。

2.廉洁奉公，不徇私，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。

3.负责公司生产所需材料的采购工作。

4.负责供应商的开发、管理及维护工作。

5.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

6.大项材料必须做招标工作，其他材料询价必须三家供应商以上参与。

7.积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。

8.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付

款。

9.做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。

10.完成领导交办的其他工作。

三采购工作流程

采购部作为一个职能部门，在项目的具体实施中担负了不可推卸的重

要责任，采购工作的好坏，直接影响了工程的质量、工期、成本。建立高

效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率，较低成本最有效的,方

法。在项目实施的过程中，采购部需要生产、财务、质检等各个部门的大

力支持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规

划，来提升工作效率，减少工作失误，为项目的顺利实施做出各自的贡献。

具体的工作流程如下所示：

1.在项目的初始运作阶段，采购部根据项目部、投标部的具体要求,

配合进行投标的材料报价，以更好的达到在以后的生产中控制成本的目的,

更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。

2.项目正式运作后，采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购

准备工作。生产计划部门依据工程合同和对比库存后的实际需求，对采购

部下达《材料申购单》（附表1）此单由申请人填写，生产或者项目负责人

签字后生效，一试三份，一份申请人留存，一份发往采购部，一份发往工

厂或者生产基地。

3.采购部接到《材料申购单》后，根据所需材料的规格，质量要求，

数量，生产地址等实际情况，向公司已经确定的合格供应商中的3家一5

家发出《材料询价单》（附表2）o供应商根据要求确认价格后对我司的《材

料询价单》签字，盖公章后回传，签字盖章的《材料询价单》会做为以后

向供应商付款的依据之一，需妥善保存。采购部根据几家供应商的对比研

究后确定其中的一家或者几家进行供货。向其发出《材料订购单》（附表

3）,同时向收货的工厂或者生产基地发送传真件通知其准备收货。

4.供应商根据《材料订购单》安排生产运输，各项具体要求以与我司

签订的供货合同为准。随货携带各种合格证和材质证明书。

5.工厂和生产基地在所需材料到场后，应由专人负责材料的质量、数

量检查，检查中必须将供应商的送货单与我司的《材料申购单》和《材料

订购单》相对照，质量和数量都准确无误后才能进行收货，然后填写《材

料到货单》（附表4）,相关责任人签字后回传采购部。

6.工厂或者生产基地完成生产任务后，及时通知采购部，由采购部根

据货物情况和送货地址等安排物流公司进行运输。建议物流公司相对固定,

便于统一定价，统一结算，节约运输成本。

7.项目完成后，采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付款

时，采购部填写统一的《付款申请单》或者《支票领用单》，同时向财务

部递交此批次材料的《材料订购单》和《到货确认单》，如有需要，采购

部有义务向财务部提供《材料订购单》以及各家供应商签字盖章的《材料

询价单》。由财务部根据实际情况安排付款额度。

8.供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务部

在收到发票后即向供应商付款。

四采购部发展规划

原材料采购在任何一个公司都是决定生产、销售的关键环节，早在几

年前，资深的管理专家就提出了：采购成本降低5%企业利润提升10%的战

略观点。但是时至今日，又有多少个公司能真正的做到这点呢？

降低采购成本不是一个短期的目标，也不是短期内就可以达成的目标,

而是一个公司必须要规划、重视的长远发展策略，是需要长期的工作经验

的积累和公司整体的采购流程，采购制度的规范化来支撑的。需要公司的

各个部门精诚合作，来完成这一共同目标。

我们采购部的初步计划如下，其中的时间和工作目标根据实际情况会

作出相应调整，但是保证前进的大方向永远不变

（一）在3个月内完成采购体系的建立，包括采购制度，工作流程，供

应商管理等制度。进行供应商资格的初步审核，每种材料确定出5-10

家候选供应商。开始逐步实施采购工作流程。

（二）在6个月内完善采购体系，修正具体工作中出现的问题。进一步

完善供应商系统的开发和维护。让采购工作流程走入正轨，高效，准确的

运行。

（三）在1年内建立高效的采购团队，杜绝缺货、少货、次品、残品、

送货不及时、报验不及时等工作失误，不出现一起由于采购工作失浜造成

的公司损失，建立完善的采购管理体系，能初步感受到采购工作流程高效、

准确带来的便利，能看到采购成本降低带来的实际效果。

（四）在2年内建立起相对固定的采购团队和供应商队伍。能切实看到

由于采购成本降低而带来的公司利润上涨。

（五）大胆设想：5—10年后，公司以自主设计，自主研发牵头，以符

合科技进步的产品、技术为主打，以完善的组织结构，人员搭配为根基,

以高效、先进的管理体系为依托，建立一个集研发、设计、生产、安装、

调试、售后服务为主线，涉及钢结构工程设计、施工，通信工程设计、施

工，物流，工业品贸易等跨行业的集团公司。争取到时候每个省份和各大

城市都能有我们公司的供应商，为公司的发展提供最大限度地支持。

采购管理流程制度第3篇

一、总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的

采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

二、采购部人员职责及管理制度

1.热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积

累O

2.廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。

3.负责公司生产所需材料的采购工作。

4.负责供应商的开发、管理及维护工作。

5.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

6.大项材料必须做招标工作，其他材料询价必须三家供应商以上参与。

7.积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。

8.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付

款。

9.做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。

10.完成领导交办的其他工作。

三、采购工作流程

采购部作为一个职能部门，在项目的具体实施中担负了不可推卸的重

要责任，采购工作的好坏，直接影响了工程的质量、工期、成本。建立高

效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率，较低成本最有效的方法。

在项目实施的过程中，采购部需要生产、财务、质检等各个部门的大力支

持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划，

来提升工作效率，减少工作失误，为项目的顺利实施做出各自的贡献。

1.在项目的初始运作阶段，采购部根据项目部、投标部的具体要求，

配合进行投标的材料报价，以更好的达到在以后的生产中控制成本的目的,

更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。

2.项目正式运作后，采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购

准备工作。生产计划部门依据工程合同和对比库存后的实际需求，对采购

部下达《材料申购单》（附表1）此单由申请人填写，生产或者项目负责人

签字后生效，一试三份，一份申请人留存，一份发往采购部，一份发往工

厂或者生产基地。

3.采购部接到《材料申购单》后，根据所需材料的规格，质量要求，

数量，生产地址等实际情况，向公司已经确定的.合格供应商中的3家一5

家发出《材料询价单》（附表2）o供应商根据要求确认价格后对我司的《材

料询价单》签字，盖公章后回传，签字盖章的《材料询价单》会做为以后

向供应商付款的依据之一，需妥善保存。采购部根据几家供应商的对比研

究后确定其中的一家或者几家进行供货。向其发出《材料订购单》（附表

3）,同时向收货的工厂或者生产基地发送传真件通知其准备收货。

4.供应商根据《材料订购单》安排生产运输，各项具体要求以与我司

签订的供货合同为准。随货携带各种合格证和材质证明书。

5.工厂和生产基地在所需材料到场后，应由专人负责材料的质量、数

量检查，检查中必须将供应商的送货单与我司的《材料申购单》和《材料

订购单》相对照，质量和数量都准确无误后才能进行收货，然后填写《材

料到货单》（附表4）,相关责任人签字后回传采购部。

6.工厂或者生产基地完成生产任务后，及时通知采购部，由采购部根

据货物情况和送货地址等安排物流公司进行运输。建议物流公司相对固定,

便于统一定价，统一结算，节约运输成本。

7.项目完成后，采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付款

时，采购部填写统一的《付款申请单》或者《支票领用单》，同时向财务

部递交此批次材料的《材料订购单》和《到货确认单》，如有需要，采购

部有义务向财务部提供《材料订购单》以及各家供应商签字盖章的《材料

询价单》。由财务部根据实际情况安排付款额度。

8.供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务部

在收到发票后即向供应商付款。

四、采购部发展规划

原材料采购在任何一个公司都是决定生产、销售的关键环节，早在几

年前，资深的管理专家就提出了：采购成本降低5%企业利润提升10%的战

略观点。但是时至今日，又有多少个公司能真正的做到这点呢？

降低采购成本不是一个短期的目标，也不是短期内就可以达成的目标,

而是一个公司必须要规划、重视的长远发展策略，是需要长期的工作经验

的积累和公司整体的采购流程，采购制度的规范化来支撑的。需要公司的

各个部门精诚合作，来完成这一共同目标。

我们采购部的初步计划如下，其中的时间和工作目标根据实际喟况会

作出相应调整，但是保证前进的大方向永远不变

（一）在3个月内完成采购体系的建立，包括采购制度，工作流程，供

应商管理等制度。进行供应商资格的初步审核，每种材料确定出5—10

家候选供应商。开始逐步实施采购工作流程。

（二）在6个月内完善采购体系，修正具体工作中出现的问题。进一步

完善供应商系统的开发和维护。让采购工作流程走入正轨，高效，准确的

运行。

（三）在1年内建立高效的采购团队，杜绝缺货、少货、次品、残品、

送货不及时、报验不及时等工作失误，不出现一起由于采购工作失俣造成

的公司损失，建立完善的采购管理体系，能初步感受到采购工作流程高效、

准确带来的便利，能看到采购成本降低带来的实际效果。

（四）在2年内建立起相对固定的采购团队和供应商队伍。能切实看到

由于采购成本降低而带来的公司利润上涨。

（五）大胆设想：5—10年后，公司以自主设计，自主研发牵头，以符

合科技进步的产品、技术为主打，以完善的组织结构，人员搭配为根基,

以高效、先进的管理体系为依托，建立一个集研发、设计、生产、安装、

调试、售后服务为主线，涉及钢结构工程设计、施工，通信工程设计、施

工，物流，工业品贸易等跨行业的集团公司。争取到时候每个省份和各大

城市都能有我们公司的供应商，为公司的发展提供最大限度地支持。

目前起草的《采购部管理制度和工作流程》与《供应商管理办法》只

是依据原来在工程项目公司及生产厂家的采购工作中所积累的经验做的

一个现行的暂时性的文件。还需要在试行的过程中不断的发现问题，修改

失误，争取在几个月内修改出一套完整的，适合公司具体情况的采购系统

体系。希望公司领导，各个部门同事在具体实施中，多提宝贵意见，指出

我们工作中的不足，促进我们采购部工作的进步，真正达到降低采购成本,

推动公司发展的目标

采购管理流程制度第4篇

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工

公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配

合，特制订本制度。

一、目的

为保证公司日常办公事务及各现场工作的物资需要，提高采购工作的

质量管理，特制定本管理规程。

二、范围

各部门工作所需的生产材料和辅料、小型机械和设备、备品备件、办

公设备、办公用品、清洁用品、工服劳保用品、印制表格标牌以及没备维

修所需的配件、材料等.

三、职责

1.热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的

积累。

2.廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。

3.负责公司生产所需材料的采购工作。

4.负责供应商的开发、管理及维护工作。

5.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

6.大项材料必须做招标工作，其他材料询价必须三家供应商以上参

与。

7.积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。

8.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付

款。

9.做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。

10.完成领导交办的其他工作。

四、人员配置及岗位分工

1.人员配置

采购部长一人，采购员二人，内勤一人。

2.分工

计划分为板材材料采购一人，垫片材料采购一人，零星及设备、模具

采购一人，内勤一人（基础资料管理、体系、账务处理等）

五、程序

采购部在公司生产经营中担负着不可推卸的重要责任，采购工作的

好坏，直接影响公司产品的质量、交期、成本等。建立高效、实用、完

善的采购工作流程是提高采购效率，降低成本最有效的方法。在整个采购

过程中，采购部需要生产、技术、控制、财务、质检等各个部门的大力

支持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划,

来提升工作效率，减少工作失误，为公司的整体发展做出各自的贡献。

（一）请购及其规定

1.请购单要填写完整，具体应包括以r要素：

（1）请购的部门；

（2）请购物品所属项目；

（3）请购的用途；

（4）请购的物品名；

（5）请购的物品数量；

（6）请购的物品规格；

（7）请购物品的样品、图片或详细参数资料（技术标准及使用要求）

等；

（8）请购的物品的需求时间（使用时间）；

（9）请购如有特殊需要请备注；

（10）请购单填写人；

（11）请购部门主管；

（12）请购单审核人；

（13）仓库保管员；

（14）公司总经理。

2.计划单及其提报规定

（1）计划单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报

采购部；

（2）固定资产申购按照（固定资产购置申请表）的格式进行填写提

报；

（3）日常零星采购按照公司印制的（月份材料使用计划）的格式填

写提报；

（4）请购部门在提报计划单时，应要求采购部签字接收人，清购部

门备份；

（5）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高

效率该清单的电子文档也需一并提交；

（6）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电

话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，并在计划单上写上说明。

（7）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门

必须作出书面说明。

（8）计划单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

3.公司物资计划单的提报部门

（1）公司经营生产的物资由生产安全部提报材料需求计划（每月26

日），期间如材料需求有变化，需加报材料使用追加计划。

（2）公司生活及办公的物资、固定资产、设备维修等零星材料，需

使用部报月材料使用计划；

（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

（二）请购单的接收及分发规定

1、请购的接收要点

（1）采购部在接收计划单时应检查计划单的填写是否按照规定填写

完整、清晰，检查计划单是否经过公司领导审批；

（2）接收计划单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不

采购，图片或详细参数资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购

的原则；

（3）无仓库保管员核查、签字的请购物资不采购；

（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门c

2、计划单的分发规定

（1）对于计划单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；

（2）对于紧急请购项目应优先处理；

（3）无法在请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；

（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

3、采购周期的规定

（1）常规商品采购周期在7天时间；

（2）遇到紧急采购，应汇报公司领导采取快速优先采购的策略，紧

急采购商品周期在3天时间；

（三）询价及其规定

1.询价应认真审阅计划单的品名、规格、数量，了解图纸及其技术

要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；

2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；

3.对于紧急请购项目应优先处理；

4•所有采购项目必须向生产厂家或服务商直接询价，原则不能通过

中间商询价；

5.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐

采购替代品；

6.遇到重要的物资、设备或预估单次采购金额大于10万的采购情

况，询价前应先向公司相关领导汇报，并说明基本情况；

7.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

8.除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单

次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供

应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与;

单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由采购部组织招标，公司

相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在101万元以上的项目由公

司领导决定是否委托第三方机构代理招标；

9.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具

有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；

10.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

(四)比价、议价

1.对供应商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认：

2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格

最低，所报价格的综合条件更加突出；

3.收到供应单位报价后应向公司领导汇报情况，设定目标或理想价

格；

4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验

证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；

5.参考目标或理想价格与合作单位进行价格及条件的进一步谈判。

(五)合同的签订及其规定。

1.合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的办议。

依法成立的合同，受法律保护。

(1)合同正文应包含的要素

(2)合同名称、编号、签订时间、签订地点；采购物品、规格、数

量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割

的部分；包装要求；合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应

注明；付款方式；交货日期；质量保证期；质量要求及规范；违约

责任和解决纠纷的办法；双方的公司信息；其他约定。

（3）合同签订及其规定

1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；

2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；

3）为防止合同数量追加或追加无依据，采购时要求供货方提供报价

清单；

4）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质

保期；

5）详细约定发票的提供时间及要求；

6）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分

按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付

款时间和付款条件等；

7）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；

8）违约责任一定要详细、具体；

9）比价完毕后方可进行合同的签订工作；

10）合同签定应按照统一的格式进行巡签审查；

11）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生

效;

12)签订的所有合同应及时报送财务部门并归档；

(七)付款及合同执行

1.付款规定

(1)所有已签订合同付款时应按照合同规定的付款；

(2)按照进度付款的采购物资必须确保质检合格方可付款；

(3)按照公司规定和合同约定达到付款条件时，该审批单巡签完毕

后提交财务部付款；

(4)财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同

的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报

公司领导。

2.合同执行

(1)已签订合同由采购部负责采购人员负责跟进，由采购部负责人进

行监督，如出现问题，采购部应及时提出建灰或补救措施，并及时通知请

购部门及公司领导；

(2)已签订的合同在执行期间，应及时掌握材料情况，跟踪并督促

其保质保量，按时履约；

(3)合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应

及时协商并签订补充合同；

(A)验收与入库

1.报验

(1)供应商已经履行完毕的合同，材料进厂时采购部应及时的通知

保管员进行验收；

(2)对材料验收标准参照公司技术部门的相关要求执行；

(3)达到质检和报验条件的材料应在第一时间报请质检部门进行质

检、验收；

(4)质检部门在接到报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明

书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主

要责任；

(5)用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。

2.入库

(1)公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检

部门的检验或验收；

(2)材料在运达公司后采购部应及时通知保管员，由保管员及时安

排卸货与搬运；

(3)质检部门未及时验收的材料，仓库在收到送货清单后应将其作

为暂存物资接受；

(4)质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库

清单；

(5)外协加工件应按照原材料入库;

（6）质检合格后的固定资产按照公司财务规定不入库。

采购管理流程制度第5篇

第一条采购部门的划分

1.生产原材料采购：由采购部门负责办理。

2.日常办公用品采购：由办公室或办公室指定的部门或专人负责办

理。

3.对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理

采购作业。

第二条采购作业方式

一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的

方式进行采购：

1.集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较

为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采

购。

2.长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门

应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提

出请购。

3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有面辅材料供

应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变

更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。

4.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司

不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。

5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。

6.毛领、毛条、面料等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级

别人员办理。

第三条采购作业处理期限

采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作

业处理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。

采购作业处理

第四条询价、比价、议价

（一）经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，

以电话或其他联络方式向供应厂商议价。

（二）凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请

购单中注明，经主管签字确认后上报。

（三）采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓

急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上

的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主

管领导。

（四）采购部门接到请购部门（生产部、总经理办）以电话联络的紧急

采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，

按一般采购程序优先办理。

第五条审核及批准

附注：凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产支出”批准权

限进行上报。

第六条订购

（一）采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后，应以“订购单”

向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商在“送

货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”，材料需按款号标明分包包

装。

（二）若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分

批交货”以供识别。

（三）采购经办人员使用暂借款采购时，应在“材料采购单”上署名“暂

借款采购”，以供识别。

第七条整理付款

1.面辅材料仓库应按照已办妥收料的入库单单，经与供应商送货核

对无误后，于第二日将原始单送会计部门。

2.缺交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款1

3.超交应经主管批准后，才能依照实收数量进行整理付款，否则仅

依订货数付款。

价格及质量的复核

第八条价格复核与市场行情资料提供

1.采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为

采购及价格审核的参考。

采购管理流程制度第6篇

为使酒店的采购工作走上制度化、规范化，合理控制成本，强-阔责任

指标到人及提高工作效率，特制定本制度及操作流程。

一、酒店采购的基本要求：

1、所有授权范围的物品采购时，均需比较至少三家供货商的吩格及

品质，月结类物品每月每一类至少要有三家供货商提供的报价单；

2、采购人员对自己采购的物品价格及品质负责；

3、驻店采购员需每月一次针对较多使用的物品通过电话、传真、网

络、外出调查等方式获取（包括非授权物品）价格信息，并整理成价格信

息库，以书面报告形式上报酒店总办及酒店财务部；

4、所有供货商名片、报价单、合同等资料及样板必须登记归档并妥

善管理，如有人员变动时按酒店管理公司移交手续进行移交资料；

5、驻店采购禁止采购任何未经正常有效审批人审批后申购单上的物

品，保证手工经审批后的采购单与电脑下单一致，否则财务部将不予报销

处理；

6、禁止使用部门自行采购物品或私自与供货商洽谈采购事宜；

7、驻店采购负责跟进各供货商的货款及时签批支付事宜，对到期的

应付帐款，酒店财务部应及时支付，以建立酒店的良好形象。

二、物品采购监督要求：

1、所授权的物品，分为两类：A、供货商月结；B、直接到市场采购，

授权生效时酒店必须成立《供货商评定小组》（由酒店总办、酒店采购、

使用部门、酒店财务部组成），每月对各类物品进行分析（包括但不限于

物品的用量、价格、品质等），将物品进行分类（制定供货商月结亦是进

行直接市场采购，最终要形成文件，由评定小组汇签确认，酒店财务部存

档备查，并抄送一份酒店管理公司），部分物品可以先定直接市场采购，

待条件成熟时转为供货商月结；

2、月结的供货商选定，采购对已经确定供货商月结的物品，应邀请

至少三家供应商报价，由供货商评定小组进行价格及品质的比较和讨论,

对各类月结物品选定供货商，各部门可分头组织进行市场调查，根据市场

调查的价格，定期与供货商确认固定期间的供应价格，在此确认期间（时

限长短根据当地市场情况，由评定小组决定），供货商将按此固定价格提

供酒店所需材料（形成会议纪要，评定小组部门负责人进行汇签抄送酒店

管理公司）；

3、酒店财务部制定仓存物品的采购线（即最高库存量及最低库存量，

补仓不能超过最高库存量，储存不能低于最低库存量），由仓库人员编制，

酒店财务成本会计根据以往该物品的使用量及经营情况进行合理分析，审

定出各物品的采购线，财务负责人签名确认后，呈酒店总经理审批实施,

审批后的文件由仓库及成本会计存档备查，并按实际情况定期进行更新，

财务部对每次部门申购数量进行认真审核监督，避免因物品积压造成浪费;

4、酒店财务部对物品价格进行认真监督，必须每月组织人员对酒店

各类物品进行不同市场的价格调查，每月一次通过电话、传真、网络、外

出调查等方式获取酒店各类物品（包括非授权物品）的价格信息，并整理

成价格信息库，以书面报告形式上报酒店总办，并抄送集团管理公司总办

及集团财务部；

5、对正常物品的申购，酒店驻店采购接到单后必须1个工作日后回

复意见，酒店财务部接到单后必须1个工作日后回复意见后报送到总办审

批，对特殊物品或者对价格及品质有其他意见的，也必须在1个工作日后

反馈意见给申请部门。

三、各类物品采购流程（该流程是针对授权范围内的物品，授权范围

外的按以前流程操作）：

1＞仓库补仓物品的采购流程：

该类物品主要指副食品类，如因酒店仓库硬件原因，该类物品的部分

不能在仓

库保管，而在使用部门的二级仓库进行保管的，仓库直接把二级仓库

收编管理，该类物品的补仓由仓库负责填单。

对仓库的每种存仓物品，应按本文件中的第二大点第3小点规定的流

程设定合

理的采购线。

A、上述物品的仓存量接近或者低于采购线时，应需要及时进行补充

货仓里的存货；

B、仓库主管要填写一份“物品申购单”（见附件，对申购单中的每项

内容必须如实填写，如没有发生的则填“没有发生”）；

C、驻店采购按照申购单要求，在至少三家供货商中进行比较，选定

相应供货商，把三间供货商资料附在申购单后面（包括但不限于报价资料）,

由驻店采购在申购单上签名确认，提出采购意见及注明可以到货日期：

D、酒店财务部成本会计签名加意见（如对价格及其他有问题的，必

须立即跟采购人员沟通，并立即给出建议方案），到酒店财务第一负责人

签名确认；

E、酒店总经理进行审批后转由酒店采购进行实施购买。

2、鲜活食品冻品的采购流程（主要指蔬果类、肉食类）：该类物品主

要指蔬果类及肉食类，包括蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果等物料

的采购申请。

A、由各酒吧、各部门总厨或者主管（要有餐饮总监签名确认），根据

当天经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交驻店采购（按照以前单

据格式）；

B、酒店采购当天下午以电话下单（针对供货商月结）或者次日直接

到市场采购。

C、酒店财务部成本会计与使用部门定期进行沟通，对上一日该类物

品采购的数量进行检查（包括已使用及未使用的数量），如发现有较多剩

余的，必须提供处理方案及日后申购数量的建议，并报总办批示。

四、物品验收入仓及财务付款处理流程：

1、物品的申购单用纸质先走完申购审批流程；

2、纸质申购单流程审批完毕后，补仓部分及直拔部分申购单由仓库

人员负责系统录入申购单，其他部门申购部分由总办文员负责系统录入申

购单，再由驻店采购文员从系统制定采购订单进行下单供货商或者自行市

场采购（根据申购单批示要求内容操作）；

3、物品采购回来后，仓库必须根据纸质申购单与系统生成的收料单

相核对无差异后，再根据系统生成的收料单与使用部门进行货品验收，仓

库再根据收货验收情况从系统打印入仓单；

4、入仓单（附有连同收料清单及发票）的审批流程：仓库制单人签

名一一采购人员签名一一财务部成本会计复核签名确认是否符合要求（包

括但不限于申购物品数量、价格等）一一酒店财务部负责人签名一一酒店

总经理签名审批一一财务部根据与供货商协议进行付款；

5、属于直接到市场购买的，先由驻店采购借支采购备用金（具体金

额根据酒店的规模及业务量，报酒店管理公司审批），先由相关申清部门

人员提出纸质采购申请，并须走纸质采购审批流程后，（营运物品可走酒

店审批流程，除此以外的物品直购须走集团采购审批流程）再由总办文员

录入申购单（暂不用做采购订单及仓库的收料单），仓库收货时根据收货

的数量及单价开手写收货单，再做采购订单，其他操作按上述流程，以采

购人员名义进行报销处理；

五、驻店采购对前期的'机动采购制度描述的采购行为负责执行采购

工作，一般情况下不能再由使用部门自行采购（除总经理特批，但必须要

流程表上注明特殊情况说明及物品报价）。

以上流程暂时试行，日后操作过程中发现问题会检讨修改！

采购管理流程制度第7篇

第一条为了满足公司飞速发展的需要，为了加强对本公司物资采购

与付款环节的内部控制，财务部在李总的指示下，在项目部、采购部等部

门的配合下，特制定此制度。

第二条对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不

相容职务应当分离，其中包括：

（一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈

价格的业务；

（二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任;

（三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。

第三条采购部门的划分

（一）生产原材料采购：由采购部门负责办理。

（二）日常办公用品采购：由行政管理部或其指定的部门或专人负责办

理。

（三）对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理

采购作业。

第四条采购方式

一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购：

（一）集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较

为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采

购。

（二）长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门

应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提

出请购。

（三）未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有原辅材料

供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面

变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。

（四）询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公

司不予认可价格（特殊情况下，需电话征得总经理同意）；由此引起后果由

责任人负全责。

（五）采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视%无效。

第五条询价、比价、议价

（一）经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后,

以电话或其他联络方式向供应厂商议价。

（二）凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请

购单中注明，经主管签字确认后上报。

（三）采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓

急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上

的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主

管领导。

（四）采购部门接到请购部门（项目部、行政管理部）以电话联络的紧急

采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，

按一般采购程序优先办理。

第六条请购与采购

（一）使用部门根据本部门实际物资需求情况，填写请购单（即采购单

第一联），明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使

用日期等，交给采购部门审核。请购单应有部门经理签字。

（二）采购部门收到使用部门提交的请购单时，审核后如确有必要购买,

由采购经理签字，再清总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的“采

购申请单”（即采购单第二联）后，应按照上述总则操作，货比三家，选择

出合适的供应商后，并以电话或传真确定交货（到货）日期。

（三）采购单一式四份，第一联即使用部门提交的请购单，第二联即

采购部门使用的采购申请单，第三联交给财务（采购员核销时），第四联交

给仓管员（以备验收）。

第七条验收与入库

（一）采购物资到货后，采购员要及时组织质监部门、仓库管-理-员进

行入库前的清点验收，验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账

单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用

性能优劣。验收合格后，验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事

先编号的验收单进行签字，作为验收和检验物资的依据，第一联本部门留

存，第二联交给仓管员。

（二）仓管员根据进货检验报告结果（主要是验收单）对合格货品进行

入库，入库单必须通过采购员、仓管员签字。不合格品由相关采购员办理

退货事宜。入库单一式三份，第一联本部门留存，第二联交给财务，第三

联交给采购员。

第八条付款与核算

（一）预付款采购

1、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单、合同

复印件、付款通知书（注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银

行及账号），办理付款批准手续后（付款通知书须由总经理签字），交公司

财务部门办理预付货款业务。

2、货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误

后，采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），

财务部审核后，由总经理签字，财务做账。

（二）现款采购

采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采

购员持购货发票到仓库办理入库手续，由质监部门、仓库保管员验收，并

开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、

金额、用途签字）。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员粘贴好

报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，

由总经理签字，然后办理报销手续。

（三）后付款采购

采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），

财务部审核后由总经理签字。供应商需要结款时，由财务将款项汇出。

（四）货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货

方要求并经总经理签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%

的货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支付购货款。

采购业务完毕后，财务部门要催促采购员及时结清购货结余款，不留“尾

巴二

（五）物资采购必须取得发票方可报销，如无特殊情况，发票应是增值

税专用发票。

采购管理流程制度第8篇

一、总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的

采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

二采购部人员职责及管理制度

1、热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的

积累。

2、廉洁奉公，不徇私，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。

3、负责公司生产所需材料的采购工作。

4、负责供应商的开发、管理及维护工作。

5、坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

6、大项材料必须做招标工作，其他材料询价必须三家供应商以上参

与。

7、积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。

8、及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付

款。

9、做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。

10、完成领导交办的其他工作。

三、采购工作流程

采购部作为一个职能部门，在项目的具体实施中担负了不可推卸的重

要责任，采购工作的好坏，直接影响了工程的质量、工期、成本。建立高

效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率，较低成本最有效的方法。

在项目实施的过程中，采购部需要生产、财务、质检等各个部门的大力支

持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划，

来提升工作效率，减少工作失误，为项目的顺利实施做出各自的贡献。

具体的工作流程如下图所示：

1、在项目的初始运作阶段，采购部根据项目部、投标部的具体要求，

配合进行投标的材料报价，以更好的达到在以后的生产中控制成本的目的,

更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。

2、项目正式运作后，采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采

购准备工作。生产计划部门依据工程合同和对比库存后的实际需求，对采

购部下达《材料申购单》（附表1）此单由申请人填写，生产或者项目负

责人签字后生效，一试三份，一份申请人留存，一份发往采购部，一份发

往工厂或者生产基地。

3、采购部接到《材料申购单》后，根据圻需材料的规格，质量要求，

数量，生产地址等实际情况，向公司已经确定的合格供应商中的3家一5

家发出《材料询价单》（附表2）。供应商根据要求确认价格后对我司的《材

料询价单》签字，盖公章后回传，签字盖章的《材料询价单》会做为以后

向供应商付款的依据之一，需妥善保存。采购部根据几家供应商的对比研

究后确定其中的一家或者几家进行供货。向其发出《材料订购单》（附表

3）,同时向收货的工厂或者生产基地发送传真件通知其准备收货。

4、供应商根据《材料订购单》安排生产运输，各项具体要求以与我

司签订的供货合同为准。随货携带各种合格证和材质证明书。

5、工厂和生产基地在所需材料到场后，应由专人负责材料的质量、

数量检查，检查中必须将供应商的送货单与我司的《材料申购单》和《材

料订购单》相对照，质量和数量都准确无误后才能进行收货，然后填写《材

料到货单》（附表4）,相关责任人签字后回传采购部。

6、工厂或者生产基地完成生产任务后，及时通知采购部，由采购部

根据货物情况和送货地址等安排物流公司进行运输。建议物流公司相对固

定，便于统一定价，统一结算，节约运输成本。

7、项目完成后，采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付

款时，采购部填写统一的《付款申请单》或者《支票领用单》，同时向财

务部递交此批次材料的《材料订购单》和《到货确认单》，如有需要，采

购部有义务向财务部提供《材料订购单》以及各家供应商签字盖章的《材

料询价单》。由财务部根据实际情况安排付款额度。

8、供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务

部在收到发票后即向供应商付款。

四、采购部发展规划

原材料采购在任何一个公司都是决定生产、销售的关键环节，早在几

年前，资深的管理专家就提出了：采购成本降低5%企业利润提升10%的战

略观点。但是时至今日，又有多少个公司能真正的做到这点呢？

降低采购成本不是一个短期的目标，也不是短期内就可以达成的目标,

而是一个公司必须要规划、重视的长远发展策略，是需要长期的工作经验

的积累和公司整体的采购流程，采购制度的规范化来支撑的。需要公司的

各个部门精诚合作，来完成这一共同目标。

我们采购部的初步计划如下，其中的时间和工作目标根据实际喟况会

作出相应调整，但是保证前进的大方向永远不变

（一）在3个月内完成采购体系的建立，包括采购制度，工作流程,

供应商管理等制度。进行供应商资格的初步审核，每种材料确定出5—10

家候选供应商。开始逐步实施采购工作流程。

（二）在6个月内完善采购体系，修正具体工作中出现的问题。进一

步完善供应商系统的开发和维护。让采购工作流程走入正轨，高效，准确

的运行。

（三）在1年内建立高效的采购团队，杜绝缺货、少货、次品、残品、

送货不及时、报验不及时等工作失误，不出现一起由于采购工作失俣造成

的公司损失，建立完善的采购管理体系，能初步感受到采购工作流程高效、

准确带来的便利，能看到采购成本降低带来的实际效果。

（四）在2年内建立起相对固定的采购团队和供应商队伍。能切实看

到由于采购成本降低而带来的公司利润上涨。

（五）大胆设想：5—10年后，公司以自主设计，自主研发牵头，以

符合科技进步的产品、技术为主打，以完善的组织结构，人员搭配为根基，

以高效、先进的管理体系为依托，建立一个集研发、设计、生产