采购及付款循环内部控制制度

内部控制制度

《探瞒及付款循璟》

文件管制等级：口管制文件口非管制文件

文件履屣纪要直

文件赞行¥位文件管制等M

管理代表匚管制文件口非管制文件

文件履屣幺已^

版次修II内容核准编撰日期

0第1版（新彝行）

1.

1.1.制定目的

卷促使本公司「内部控制」(InternalControl)之一探隔及付款循璟

J(Purchase)程序，能有所遵循，特言丁定木文件，俾利各相^^位遵

循。

1.2.遹用靶圉

凡本公司有^[■内部控制」之一探麟及付款循璟」作蕖程序舆控制重钻

,悉依照本文件之规轮辩理。

1.3.^位

资材、财畲罩位卷本文件之楙^位，楙^位主管^承言忍军位授楸，

负责本文件之管制，或硅保依撮本文件之规箱作渠。

2.探瞒及付款循琪

2.1.循璟圈

[Ml(资料1)「探瞒及付款循琪I褐I」。

2.2.循璟作渠

本循璟之各^作槊：

1)^瞒作棠(CP101),另IT之。

2)探瞒作渠(CP102),另ST之。

3)暹口作渠(CP103),另JT之。

4)瞬收作渠(CPIO4),另rr之。

5)奥合的不符伶棠(CP105),另IT之V

6)付款作蕖(CP106),另莉・之。

7)差累分析作蕖(CP107),另司•之。

3.附即

3.1.制修座典布^施

本文件端於管理文件，彳菱，呈^董事晨核准承熬彳发，

交由^位颁布公告寅施；修U或屣止畤亦同。

3.2.编虢、版本、日期、直次/真数

本文件之^襟题、瀛虢、版本、^施日期、公司名耦、文件直次/

真数等J机兄本文件之真首典直尾，

3.3.附件

3.3.1.相^资料

(资料1)「探瞒及付款循璟圈」

（资料1）「探晴及付款循璟圈」

I---------------------

第16K作棠程序

1.提出需求

1.1.^性挟聘

依市埸行情、用料燮勤等探瞒之原物料，由资材部军位祝^湃未来走向

、市埸状况及:^言十用量等因素，S夬定舒■般i畤橙及数量槿交由探聘军

位探瞒。

1.2.颈算探麟

依金肖售颈算或「客户司*^」之谨度，由生管里.位填具「^赌

位主管核准彳麦再交给探晴军位，企将^^核准纪金录填入探算内。

颈算探瞒，包括以下二槿探赚：

1）直接材料（常用材料）

彳系指直接耗用之材料。

2）IH］接材料（常用物料）

保指^接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用畤^典数量也辗法

^知O

可懑用料罩位之需料通知军现用现瞒。

2.检查康存

探麟前愿先检查存货是否具有以下情形：

1）目前存量尚未^/平安廛存。

2）言青11之商品品名、规格、J制牌有廛存品或替代品可供替代。

3）申^之原物料是否仍具探晴11值，遢是已失^湃性。

3.陶畴需求

聚急探瞒由需求罩位提出，师存检查彳发须探瞒者，蟀.裂造军位主管

核准彳灸，遑交探瞒罩位^惟事彳度仍须衲填「言青麟军」O

第2^控制重黠

1）代得喝罩」必须辞黜It明J做商、规格型式及需用日期等内容，如申

^物品须揉用特别il送及保存方式者，愿加注意事工机

2）rMW.¥.J必须,整先作存塞核，核准畤J®遵照核决擢限辨理。

3）聚急探瞒不愿常彝生，事彳发蒸有iKJ,追究原因是否卷

不可抗力，有辗改善言I•重。

4）愿定期相^寸军」，有瓢延遽探瞒情形，^瞒数量愿符合^济

探瞒量要求。

第3第相^资料

金肖售颈算、「客户rr罩」、品青媾单」等。

第16K作棠程序

1.查前供鹰商资料

1）型借探麟。

2）「供鹰商资料/摩商料件根本资料辍表」，了解谩去探麟及前慎

幺己O

3）向腐［商前比言和贾。

2.决定瞒黄方式

依材料管理规定，决定J®用以卜何梗方式晴黄：

1）前侵

金额较小，不须害面比慎，但仍以言旬II方式向最低^脚i商探瞒者。

2）ais

探瞒人彳^彳灸，如市IR有下跌趣势日寺，或有辍彳^高於前批探麟

^格，或^瞒规格明碓，但睛曜量敕前批大等之情形者，仍鹰予以

3）比1M

若卷特殊规格或供鹰摩商家数较少者。

4）牌慎收I8

根撼核定之收^^格收赚者。

5）是期合青勺探聘

向筵莉房期供度:合盆J,或事案辍准之黄^合太勺/T商探麟者。

6）招檄

探瞒之材料如有三家以上可供德，且其于身估探麟金富I敕大11招檬金

额畤，以公^招襟卷原即。

3.决定II瞒事项

由承辨人曼倩妥资料及礴之巅商、数量、辨法等，^探麟军位主

管核准彳及探畸。

4.更新纪4*

酹不同麟翼方式之舒询及前僵资料，填入「供Ii商资料/摩商料件根本资

料」内。

第28s控制重黠

1）前比18慎资料平日愿注意收集，阳^^完儒，保持最新畤效，供愿

商资料商料件根本资料亦愿随畤更新，保持正碓^

2）常青晴军\前比^^罩」必须^主管核准彳缸方得辨理探麟。

3）辨理匕慎、招檄等作蕖强符合公司规定，外赚诞度亦须依^

定探廉程序控制追蹬。

4）大量探瞒之主料、副料、包装材料，以合系勺探麟四原刖，企鹰保持

雨家同畤供料，以免受到供货品^之限制，影^到生羟作蕖。

5)重要探瞒合幺勺筵II前，^^法于务甲.位或公瞪年位人员查核。

6)悬提高暹货品降低谨货本钱，便於管理，鹰建立可完全配合之

癌力摩商。

7)遇到市埸上各^原物料之供1K将大幅燮化畤，须通知有^^位，以

便事先速槃；辍告呈核彳爰，立即探取愿燮措施。

第3SB相^资料

「供鹰商资料商料件资料」、J、「前J比晋.罩」等0

第16K作棠程序

1.需比例结雁

1)由探瞒军位^算金吉雁所需金额，

2)所需金S0申^表及各^相US懑瞪，一伊送交主管人员核准。

3)fl付外瞒款，依^^案虢或L/C逐案控制。

2.9

1)Bfi款修件寄核瓢^彳和^立愿付懑,里，裂作僖票，BE入帐册。

2)愿付懑军交由出纳军位^出支票。

3)支票^翕章彳发，鹰交由《遂辨人申立信用状。

3.申^信用状

1)型借以下文件向结雁余艮行申言青^立信用状：

(A)^信用状申^^。

(B)已缴纳收^或己核章之太吉隆申^里。

2)依法须申输入言午可瞪者，尚须附输入言午可瞪。

3)於谨口中阈大陛海1^,愿先申^核封暹口批文。

4)申^输入^可瞪畤，须具借以下资料，向阈贸局或外^^行申储：

(A)商渠51票(PerformanceInvoice)。

(B)目^或型SS。

(C)特别规定。

4.行^具信用状

上述手^^且未超谩金艮行之授信额度，刖金艮行酹曾P9出信用;伏。

5.在途品作蕖

1)起逋钻交货修件之物品所有11已移醇畤，JS瓣理投保逋送等事宜。

投保依相lifl保^规定辨理。

2)封自行安排建送之货品，先安排船期。

3)货品装船彳灸，由亶方通知：fS定起岸日期，资材部军位型借安排暹口

事宜，加通知盒储罩位。

6.津借提货

1)资材部单位於接推船牙务公司通知^定到港通知彳灸，通知盒•普单位、

同曾军位及辍^公司(辍^人具(深圳)。

2)盒储即位接瘦到货日期、品名、要攵量彳爰，18先安排人具搬建及存置

位置。

3)豺曾军位於知悉颈定系吉隆遢款日彳灸，安排^度各资源，

.^Ko

7.结隆逮款

1)检核利息If算是否正碓。

2)结隆费用是否依^行之收费襟津言十算。

3)依^^案虢或L/C编虢，符每次支付费用^入每一批材料之ran

器材付款；表」。

8.提货

1)费用瑁目均卷固定，多出项目意查核原因是否合理。每一^费用是

否均有合理踵瞪。

2)核算各项算方式是否合理，言十息起迄日期是否正硅，有维扣除免

黄日期。

3)封於能支付襟津之特别辍用，是否依核决^限呈^核准。

4)寅收数量少於装逋数量畤，注意有辗辨理索BS；收数量少於公1§

数量畤，有辗向il翰公司提出索踣。

第控制重黠

1)有^选口作蕖之各项覆付费用支付、人巾辰、樽金肖、收I口I及^整畤，

所附之原始^^必须^核准，内容必须合理。

2)愿按同一谨口探I错案虢之有IT原始文件、合叁勺、懑瞪等逐案集集端

槽。

3)鹰符暹口结雁之有^原始文件、合乐勺、^^等核封^彳灸，始筵付

0

4)颈付^款之支付一律规定以支票支付，加抬豆机^禁止背善樽

如以睨金方式支付者，须合於垸金付款方式。

5)已付款原始懑II鹰盖付言乞章，支付傅票背彳菱愿有领款人筵章，以免

重,复付款或冒令直情事彝生。

6)赞信用)1犬除鹰秉持公平互利外，更鹰防止以下修款：

(A)^立保兑信用状。

(B)押臃手由黄方负搪。

(C)可装1S於甲板上。

(D)信用状可醇18。

(E)指定^行或押H金艮行，

(F)可懑盒廛收撼(尚未装船)押隆等。

7)在途匿品之交埋、保管鹰力求完好；攒交、移斡控制力求完整。如

有遗失或缺少，责任必须明碓；逾畴甚久之在途羟品，愿追查原因

0

8)合系勺、.甲.摞必须打有存放期［W，如有逾期尚未虞理者愿查明原因。

9)注意出日期舆在途日期相隔甚久者，是否卷久熟未解，有辗虚

列幔目情形。

10）封於在途羟品彝生遗失及短损，依合条勺规定虞理。幺勺定修款要合理

,已支付费用不可损及公司I®益。

11）核封暹口更攵量舆收数量必须相符，提货畤物品若有损t襄或缺

少，鹰立刻^公瞪械横公熬。收数量少於装）8数量，须辨理索踣

O

12）是否有结雁皆用不符烧定者，或金额不符之情形，核算各^言十氟方

式是否合理，言1•息起言乞日期是否正碓，每一项^用是否均有合理懑

官登。

第相^资料

「迤口器材暂付款幺己^表」等。

第16K作棠程序

1.探晴通知盒^

1)探麟军位於硅定探IK内容及交期彳笈愿通知盒储军位。

2)含储罩位於收到^核准之「探,脸罩」畤，鹰依探别、数量、及

，约定日期^作盒位安排及堆高橙等卸料工具之津借。

2.摩商交货

1)摩商於交货日借妥送货资料(「送货军」)、三骄式「樊票」於藏

内指定地贴交货。

2)重之材料入摩畤，鹰予谩存其重量，以遇磅军作卷核封收料

重量之依撼。

3.警衢登15检查

1)警衢鹰招摩商交货卡申:之资料，登^於「暹出版i登莉!簿」。

2)摩商交货畤，警衢人曼朦就藏商检附之「送货军」、舆rsiwwj

核封，彳令舆盒储人具聊槃，或由其指示摩商卸货地黠，if要求

愿依规定之堆叠方式卸料。

4.数量核封钻收

1)卸货完晕彳发，盒储人具愿依谩谤军核封其重量，或依笥•算之方式核

封数量。

2)核封照彳灸，台锯人具除筵章暂收材料外，企通知品管军位型倩检

^O

5.横瞬

1)材料暂收彳缸品管人曼鹰依材料横瞬规定或是黄^合余勺辨理取棣，

^^立「暹货检瞬辍告罩」。

2)横瞬之品^^型以探数值表示方法卷原用J(IQC横瞬襟隼)。

3)材料横瞬规定鹰包括：

(A)取棣棣品数。

(B)依^材料使用性^之重要性列出横瞬项目。

(C)各检睡项目之品贺襟型或可接受靶圃。

4)横瞬甲.位就横瞬结果押定棣品保正常或昊常，或就横瞬情形加以^

明，以供呈核及收用典否之会考。

6.入廛BB幔

检瞬合格畤，品管罩位愿符横脓结果通知詹普・单.位，旋即登入「料件管

制卡」迤料斶内，辨理入康，或於带注斶注明「收料罩」之虢礁。

7.1S款

辨理入廛彳如盒储单位愿照脓收甲•撮(「瞬收单」)、「彝票」等樽送

探晴军位辨理者青款。

8.索IS

1)若检瞬不合格畤，即依核示结果辨理退换货、扣款或索踣之手幺哀。

2)依『典合名勺不符作蕖』规定辨理。

第2第控制重黠

1)瞬收作渠愿依照材料横瞬相规定辩理。

2)0票之原物料名矛再、规格、数量、金额典「送货军」或「瞬收罩」

必须相符。

3)原料瞬收，必须曾同瞬收单位典探瞒单位辩理。

4)如已分批收料，含^人员愿在「UHM罩\探媾^」上U明分批收料日

期、数量，以影本送探瞒人具，

5)不合格之原物料鹰通知探瞒革位退回或扣款。

第3IS相^资料

「探躺军」、「送货军」、「彝票」、「迤出登^簿」、「司■瞒军」

、「暹货检瞬辍告覃」、「料料管制卡」、「暹货罩」、「瞬收罩」等

第16K作棠程序

1)逾期未交货之交易，朦去甯'寄函催辩。

2)遑幺勺情形若须^法律途彳里解*夬畤，交由公^军位提出告

3)延期交货之I1置，按合幺勺规定蓟款。

4)所交货品之品烧轮如不符合但仍可使用者，亦^遑女勺情形，如

因急需而不能等候更换，改以减慎收货畤，即由探I®人员符tl•算虑

理方式填入「不履行合幺勺虑理联」，始可减彳^收货。

5)符不履行合条勺情形及虑理遇程，前1入「不履行合余勺虑理，加核

算不履行合^^公司之损失，列入供鹰商往来祭己金亲。

第26R控制重黠

1)各项遑余勺是否依供鹰商管理规定及合条勺规定鹿理。

2)货品因旅瞬不合格退回更换者，其交货口期愿以^^祷送货品到蓬

日期卷津。

3)所交黄品之品皙、规格舆合余勺不合，但可使用者，如因急需勉予瞬

收使用，有^^位主管事前者忍可，按规定扣款或减^

(折^罩)虑理。

4)如因椀瞬不合格退回更换，或因故申^延期交货，必须事前辍^公

司有^主管同意，或碓定逾期罚款或其他虑理辨法。

5)如因非人力所能抗拒之炎害而申^逾期免却者，是否有事彳发立即检

具之可言登件。

6)因事^^法依探赚合幺勺所司■裁决者，其遑幺勺案件虑理方式必须^有

槿人具批准。

第3gs相^资料

「不履行合余勺虑理I■折等。

第16K作棠程序

1.^款

1）盒储里位於辨理收料手^完妥加^品管罩位检瞬合格彳爰，18；搭各^

里獴及「彝票」（扣抵、收轨二骄）醇送探赚甲位^款。

2）探WS单位收到盒锯军位斡来之^款懑1§,批上探晴材料罩彳机^主

管筵核彳令醇财曾军位核封事核，

2.核封

口才曾甲.位依上述之程序^^寄核，若有不合烷定或巽常之情事者，鹰反

映之。

3.ism

1）款脩件寄核^彳为，^立「窸付懑甲.」，裂作傅票，^入帐册。

2）於每月固定日期整理「愿付踵单」交由出纳单位^出支票。

4.立支票

1）出纳军位收到支出停票彳发，鹰注意其支付程序是否已膂借。

2）除现金支付外，原刖以抬^制媒禁止背害^之支票支付。

3）支票送盖印^峙，愿在支出停票或「愿付懑罩」！£明^行户虢、支

票琥码及日期。

4）支票之到期日鹰舆付款僚件相符。

5）若有摩商特别要求以非禁止背善^^之支票支付畤，鹰辍偷主管核

准彳爰辨理之。

6）符支票虢礁、到期日、巾展虢，填於「愿付懑军」内。

5.盖印

1）招填妥支票送印^保管人具寄核、盖章、筵字。

2）须先寄核各I即愚B§是否膂全，始可盖章、翕字。

6.令直款

付款之畤ML出纳甲.位可视作渠状?兄而排定之，其方式：

1）以挂卜嬲垂K寄。

2）定期（如每他月之5、20日等）。

3）随畴。

第2^控制重黠

1）出葩付款畤，鹰殿格核封支付德瞪上之金额矍攵目，令反款人身份典印

^必须相符；如有疑冏，愿於查前彳爰始能支付。

2）支付款项，除有特殊理由，得以垣金支付外，其绘一律^立抬^副