采购控制制度

采购控制制度

受控

制度状态

采购控制制度

名称文件

但=

执行考证

监督部门

部门部门

第1章总则

第1条目的

明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规

定，确保采购过程透明化。

第2条责权单位

1.采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。

2.总裁负责本制度制定、修改、废除等的审批。

第2章采购方式控制

第3条采购方式分类

1.订单采购方式

(1)采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明

求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交

供应商并表明购买意愿。

(2)供应商按照订单上面的要求生产和供应商品或劳务。

(3)订单在提交给供应商之前应由财务部门检查订单的合

理性。

2.合同订货方式

(1)采购部与供应商通过谈判就采购的货物的质量、数

量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且

以购销合同的形式确定下来。

(2)供应商按合同提供货物并取得货款，企业按合同验收

货物并支付款项。

3.直接采购方式

采购人员根据批准的请购单，就其所列货物直接向供应商购

买的一种采购方式。

4.比质比价采购方式

选择三家以上的供应商，就其质量、价格、供货期等进行对

比分析，在符合质量标准的前提下，蝇价格最低的供应商。

5.紧急采购方式

因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧

急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。

第4条采购方式选择

1.根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式。

2.一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方

式。

3.小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方

式。

4.重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证

和特殊的审批程序后，采用订单或合同方式或者比质比价方

式。

5.大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物

资的采购以及其他金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购

方式。

第3章采购数量控制

第5条采购数量应该严格按照采购计划进行确定。

第6条采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制

限额的范围内。

第7条检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购

单上签字同意。

第8条对于需大量采购的原材料、零配件等，必须做各种

采购数量对成本影响的分析，将各种请购进行有效的归类，然

后利用经济批量法来测算成本。

第9条对于请购数量不大，或者零星采购的商品，采购批

量的成本分析控制可对照资金预算来执行。

第4章采购时间控制

第10条采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时

间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。

第11条根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。

1.现用现购商品或劳务

从实际使用或需要日期算起，倒算出合理的采购时间。

2.以最佳成本为原则确定最经济的订货方式

采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间。

3.保险储备量W定量

当某一商品达到订货点时就是采购时间。

第12条对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟，

或者过早地使现金被使用而形成过大的存量资产。

第13条采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和

分析最低存货点来进行，但当请购单已经提出，采购员应及时

处理请购单，并将处理结果及时通知仓库管理部门。

第5章供应商选择

第14条供应商初步评价

1.采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应

商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作

为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写〃供应商基本

资料表〃。

2.采购员对〃供应商基本资料表〃进行初步评价，挑选出

值得进一步评审的供应商，填写供应商候选名单，交采购经理

审核。

3.选择供应商标准

(1)供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能

力。

(2)供应商按国家(国际)标准建立质量体系并已通过认

证。

(3)有良好的售前、售后服务措施和服务意识。

(4)具有足够的生产能力，能满足本企业经营需要。

(5)同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其

近。

4.采购员在对供应商进行初步评审时，需确定采购的物资

是否符合国家法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险

品，需要求供应商提供相关证明文件。

第15条供应商现场评审

1.采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理

部门、技术部门以及财务部门共同进行供应商的现场评审，并

提出相应的意见和建议。

2.供应商评价内容

(1)采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用

等级及服务等方面。

(2)财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等。

(3)使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商

品的质量。

(4)上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评

价。

3.适用范围

(1)根据所采购物资对企业经营的重要程度，将采购的商

品分为关键、重要、普通三个级别，不同级别实行不同的等级

控制。

(2)必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审。

(3)对于普通物资的供应商，无需进行现场评审。

(4)紧急、小额零星的采购，由使用部门直接提出申请，

采购员进行市场调查后，直接选择供应商，经采购经理审批

后，进行采购。

第16条〃供应商质量保证协议〃的签定

1.采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商

和普通物资供应商签定〃供应商质量保证协议〃。

2.〃供应商质量保证协议〃一式两份，双方各执一份，作

为供应商提供合格物资的一种契约。

第17条样品需求与供应商送样

1.如有样品需求，由采购员通知供应商送交样品，使用部

门、质量管理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求，

如品名、规格、包装方式等。

2.样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品，

数量应多于两件。

第18条样品确认

1.样品在送达企业后，由验收人员及使用部门完成样品的

质量、性能、尺寸、外观等方面的检验，并填写〃样品签样试

用回单〃。

2.经确认合格的样品，需在样品上贴〃样品标签〃，并注

明合格或不合格，标识检验状态。

3.合格的样件至少为两件，一件返还供应商，一件留在采

购部作为今后检验的依据。

第19条确定合格供应商名单

1.采购员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应

商，无需进行现场评审的，直接填写合格供应商名单后，交采

购经理审核。

2.采购经理审核无误后，交总裁审核。

3.原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商，以供

采购时选择。

4.唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入〃合格供

应商名单〃。

第6章订单的控制

第20条选定合格的供应商后，采购员在合格的供应商名单

内找出合适的供应商进行采购。

第21条采购价格审核

1.财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格，并报

财务总监、总裁审批。

2.对所有超过规定价格的订单必须经过总裁特殊审批。

第22条条款审核

财务部门对采购订单进行审核，特殊条款必须由法律办公室

或专业法律顾问把关。

第23条合同审批

根据《采购授权审批制度》的相关规定，报相关人员按权限

进行审批。

第24条登记采购订单

1.采购员应该按编号编制采购订单。一式四联。

(1)一联提出请购部门，以便让请购部门验证订单的内容

是否符合他们的要求。

(2)一联提交质量管理部门，一联提交仓库保管部门，作

为验收的标准。

(3)一联提交财务部，作为入账凭证。

2.采购员要及时对采购订单进行归档，在采购订单每月存

档时应检查已处理的采购汀单是否连续编号。

3.定期汇总所有被取消和修改过的订单，并编制报表。

4.定期汇总所有未完成的采购申请，并编制报表。

第7章附则

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采购质量控制制度

1、目的

对采购过程质量进行控制，确保本公司采购的原材料及产品能满足规定的要求

2、适用范围

适用于本公司对采购过程质量的控制

3、职责

3.1企业的物资采购有供销部归口管理控制。

3.2供销部组织实施供方的调查评定及业绩考核，并负责向合格供方采购所需物资

3.3生技部、质量部按管理分工的范围，参与对采购质量的控制。

4、工作程序

4.1供方的分类

为便于供方评定及控制，企业将材料、辅料，按重要性分为A、B二类，即：

A类：直接影响最终产品使用或卫生安全性能，可能导致顾客投诉的物资如：BOPP、

LDPE膜等;

B类：不影响产品使用性或稍有影响但可补救的物资，包装及辅助材料等起辅助作用

的物资，如：合格证、包装物。

4.2供方的控制

4.2.1对合格供方，供销部负责执行动态管理，每年组织相关部门及人员按A、B分类

要求，对其进行综合评价。根据评价结论，适当调整《合格供方名录》

4.2.2日常管理可依据供货质量记录，准确掌握其产品质量的波动情况。A类物资出现

一次质量问题应以质量情况通知的形式向其提出警告，限期整改。A类出现次次同类

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质量问题，应以质量情况通知的形式通知其停止供货，经整改合格后，应重新申请供

货。整改期间质量部应调整抽检方案。

423A类整改后，经验证仍不能达标者，应从《合格供方名录》中予以剔除。

B类物资出现质量问题按退货处理.，并考虑其合格供方资格

4.3.1供销部应根据供货计划，汇总采购资料.该资料应清楚说明：

A、物资标识：类别、型号、等级等

B、技术资料标识：标准规范、过程要求、检验规程等的名称、编号、版本等。

C、适用于该产品的质量体系标准标识：标准名称、编号、版本等

4.3.2采购资料发放前，应经供销部经理审批其适用性。

43.3供销部根据生技部提供的采购资料和生产计划及库存情况，形成每次采购所需要

的《采购清单》，供应人员凭《采购清单》的要求向合格供方进行采购。外协加工的

电话通知.

4.3.4采购或外协加工回来的材料由供销部安排送检.（本公司无外协加工产品）

4.3.5本公司所采购的原材料由于无法检验出该产品的卫生指标，故对所采购的产品由

供方提供原材料检验合格证明或报告；其中直接与食品接触的原料应符合成型品的卫

生标准，并提供相应的证据。检验合格证明或报告是有自检能力的厂家提供的合格证

明，或无自检能力的厂家委托有检验能力的厂家或机构提供的证明或检验报告；原辅

材料必须使用食品用原辅材料。

4.3.6企业应制定原辅材料使用台帐，原材料不得使用外购回收料及受污染的原料。

437经质量部验收合格的材料•，由仓库保管员填写《入库单》，办理入库手续，并按

《仓库管理制度》进行保管。

5、相关文件

《不合格品控制制度》

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《仓库管理制度》

6、质量记录

《采购清单》

《入库单》

供方评价准则

1、目的

为选择合适的供方，对采购过程质量进行控制，特编制本规则

2、适用范围

适用于本公司对供方选择评价的控制

3、准则内容

3.1供方的分类

为便于供方的评定及控制，公司将原材料、外购件、外协件，按重要性分为A、B二

类，即：

A类：直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客投诉的物资。如BOPP、

LDPE等;

B类：不影响产品使用性能或稍有影响但可补救的物资，包装及辅助材料等起辅助作

用的物资，如：合格证、包装箱

3.2A类供方选择评价准则

根据满足本公司采购合同要求，对供方评价、选择准则可包括：

A）供应商的产品质量、售后服务及历史业绩，如满足质量要求的生产设备、人员、

技术水平和检测手段，确保供货及时，售后服务到位，价格合理

B）供应商的质量保证能力

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C）经济实力、商业信誉及物资证明

D）供应商的合法性，满足法律法规的要求

3.3B类供方选择评价准则

A）供应商的产品质量、售后服务及历史业绩，如满足质量要求的生产设备、人员、

技术水平和检测手段；确保供货及时，售后服务到位，价格合理。

B）供应商的合法性，满足法律和法规的要求

C）可随时进行调换

3.4供方评价

3.4.1评价、选择原则

企业本着“求近避远，专业对口，择优和促进竞争”的原则选择供方。

3.4.2对提供A类物资的供方

A）初选：调查+营业执照+产品质量认证（如有）

对提供A类物资的供方，供销部牵头组织质检部及相关部门人员对该供方进行现

场评价，结合《供方评价准则》，选择评价供方，平定结果作为列入合格供方的主要

依据。

B）已选：每年业绩评定

对已建立供货关系的供方，由供销部根据该供方的供货业绩，作出评定结论，

决定是否列入合格供方。

3.4.3对提供B类物资的供方，供销部进行调查了解情况，作出选择评价意见。

3.4.4供方选择

供销部依据评定意见及调查或业绩评定等情况，提出《合格供方名录》，分别建

立各供方档案，并妥善加以保管。

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4、质量记录

《供方调查表》

《供方（业绩）评价表》

《合格供方名录》

采购文件

1、目的：按采购文件规定的要求对原辅材料以及外协件质量的控制

2、职责

2.1供销部负责采购文件的编制及管理

2.2质量部负贡采购的原辅材料、以及外协件质量的控制（检验/验证）

3、工作程序

4.4.1采购文件

供销部负责人应按规定的要求制定采购计划、采购清单、采购协议、采购合同等

采购文件。

4.4.1.1采购文件应包括拟采购产品的信息：

a）对产品的质量要求（可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件）；

b）对产品的验收要求；

c）其他要求，如价格、数量、交付等。

4.4.1.2采购文件的管理应按《技术文件管理制度》执行。

43采购

4.3.1采购计划

供销部根据《月生产计划》及库存情况编制《月采购计划》，经总经理批准后

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实施采购。对于临时采购的物资，相关部门填写《临时采购要求单》，报供销部经理

批准，交供销部实施。

43.2采购的实施

a）供销部根据批准的《月采购计划》、《临时采购要求单》，按照采购物资技术

标准在《合格供方名录》中选择供方并进行采购；

b）第一次向合格供方采购重要和一般物资时，应签定《采购合同》，明确品名规

格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等；

c）供销部根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方；

d）采购前采购员应核实提供给供方技术的要求是否有效，将《采购清单》交供销

部经理确认后实施采购。

5、质量记录

《采购计划》

《采购清单》采购检验（验证）制度

《采购合同》

1、目的：采购的原辅材料、零科件以及外协件质量的控制

2、职责

2.1供销部负责实施采购，以及采购回物质的送检

2.2质量部负责采购的原辅材料、以及外协件质量的控制（检验/验证）

3、工作程序

3.1送检

供销部采购回材料和辅料，并及时报检，由仓库保管员填写《送检单》，报质量部

检验员进行检验。

3.2检验/验证

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质量部检验员接到《送检单》后，核对送检产品及数量、质保单，然后开展检验工

作。

检验员依据《进货检验卡片》抽取原辅材料，按照检验项目、内容进行检验，并按

照判定方案进行判定，检验员应做好检验记录

33检验/验证判定

3.3.1检验/验证合格的在《送检单》上签字“合格”。检验中发现的不合格品，由质

检员作好标记。按照《不合格品控制制度》进行退货处理。

3.3.2所采购的原材料由于无法检验出该产品的卫生指标的，故对所采购的产品由供方

提供原材料检验合格证明或报告；检验合格证明或报告是有自检能力的厂家提供的合

格证明，或无自检能力的厂家委托有检验能力的厂家或机构提供的证明或检验报告；

原辅材料必须使用食品用原辅材料。原材料不得使用外购回收料及受污染的原料

3.33检验合格材料。由仓库保管员根据《送检单》中检验员签字进行验收入库。

4、相关文件

《不合格品控制制度》

《原材料检验卡片》

5、质量记录

《送检单》

《进货检验记录》

要建立--套有效的质量控制体系之外，首先可从质量的源头开始进行控制，与供

方协商一致明确验收准则，也就是在“订购合同”中明确质量标准，并制定进货检验

规程，因为合格的原材料投入，是生产出合格产品的前提，其次再辅以过程质量控制

和成品的质量把关，基本上可以将60%〜80%的质量问题在事前及企业内部得到有效

控制。只要注重事前的预防和控制工作，才有可能从根本上提高产品的质量，降低生

产成本。

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例如：在箱纸板和瓦楞原纸进货检验时，常规情况下可从两个方面进行，即“外

观检验”与“物理性能检验”。但很多中小包装企业不具备“物理性能检验”的能

力，没有相应的检验设备，因此只能从外观上来判定箱纸板和瓦楞原纸的合