工会物品采购制度

PAGE工会物品采购制度一、总则（一）目的为加强公司工会物品采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，确保工会经费合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会组织的各类物品采购活动，包括但不限于办公用品、文体用品、节日慰问品、职工福利物品等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程中应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司及工会会员的合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.廉洁原则：采购人员应廉洁自律，严禁在采购活动中谋取私利，杜绝不正当交易行为。二、采购组织与职责（一）工会采购小组1.组成：工会采购小组由工会主席担任组长，工会委员、职工代表等相关人员组成。2.职责负责制定工会物品采购计划和预算。审议采购项目的采购方式、采购文件等重要事项。监督采购过程，确保采购活动按照规定程序进行。对采购结果进行审核和批准。（二）采购执行部门1.职责根据工会采购小组的决策，具体负责采购项目的实施。收集采购需求信息，进行市场调研，选择合适的供应商。编制采购文件，组织采购谈判、招标、询价等采购活动。与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。整理采购文件和相关资料，建立采购档案。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.采购执行部门应根据工会工作需要和实际情况，每年定期编制工会物品采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划编制过程中，应充分征求工会各部门及会员的意见和建议，确保采购计划符合实际需求。3.采购计划经工会采购小组审议通过后，报公司工会主席批准实施。（二）预算管理1.工会应根据采购计划编制年度采购预算，采购预算应纳入工会财务预算管理。2.采购预算应明确各项采购项目的资金来源、预算金额等内容，确保预算编制科学合理、准确完整。3.在采购过程中，应严格控制采购支出，确保采购费用不超过预算金额。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序进行审批。四、采购方式（一）公开招标1.对于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。3.评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购。2.邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.邀请招标的评标程序和方法与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。3.谈判小组应根据谈判情况，要求供应商进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商。（四）询价1.对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。2.询价应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（五）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应与供应商进行协商，在保证采购质量和合理价格的前提下，签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.工会各部门根据工作需要，填写《工会物品采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并提交至采购执行部门。2.采购执行部门对采购申请进行初审，审核采购申请的合理性、必要性和预算金额的准确性。如初审通过，将采购申请提交至工会采购小组审议。（二）采购审批1.工会采购小组对采购申请进行审议，根据采购项目的性质、金额等因素，确定采购方式和采购文件等重要事项。2.采购申请经工会采购小组审议通过后，报公司工会主席批准。如采购申请不符合相关规定或超出预算范围，应退回采购执行部门重新调整。（三）采购实施1.采购执行部门根据批准的采购申请和采购方式，组织实施采购活动。公开招标、邀请招标：发布招标公告或投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。竞争性谈判：成立谈判小组，与供应商进行谈判，要求供应商进行最后报价，确定成交供应商。询价：向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，确定成交供应商。单一来源采购：与供应商进行协商，签订采购合同。2.在采购过程中，采购执行部门应严格按照采购文件规定的程序和要求进行操作，确保采购活动的公平、公正、公开。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交工会采购小组审核。审核通过后，由工会主席签字盖章生效。3.采购合同签订后应及时归档保存，作为采购付款、验收等工作的依据。（五）采购验收1.采购项目到货后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、外观等方面。2.验收人员应按照采购合同和相关标准进行验收，填写《工会物品采购验收单》。验收合格的，验收人员签字确认；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商更换或退货等。3.采购验收合格后，采购执行部门应将验收单提交至财务部门，作为支付采购款项的依据。（六）采购付款1.财务部门应根据采购合同和验收单，审核采购款项的支付申请。审核无误后，按照规定的付款方式和时间支付采购款项。2.采购款项支付过程中，应严格遵守财务管理制度，确保资金支付安全、准确。3.对于采购项目存在质量问题或其他纠纷的，应暂停支付采购款项，待问题解决后再行支付。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、信誉情况等资料。2.在选择供应商时，应从供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择优质供应商。3.对于新的采购项目，应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从供应商信息库中或市场上选择合适的供应商参与采购活动。（二）供应商评价1.采购执行部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等方法。2.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对表现不佳的供应商进行警告、限期整改或淘汰等处理。3.供应商评价结果应作为后续采购活动中选择供应商的重要参考依据。（三）供应商合作与沟通1.采购执行部门应与供应商保持良好的合作关系，及时沟通采购需求、交货期、质量标准等信息，确保采购活动顺利进行。2.对于供应商提出的问题和建议，应及时给予回应和处理，共同解决采购过程中出现的问题。3.定期组织供应商会议，总结采购合作情况，听取供应商意见和建议，不断改进采购工作。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购申请、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、采购验收单、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购执行部门应在采购活动结束后，及时整理采购档案资料，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等工作。2.采购档案应定期归档保存，确保档案资料的完整性和安全性。档案保存期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。（三）档案查阅与使用1.因工作需要查阅采购档案的，应填写《工会物品采购档案查阅申请表》，经相关负责人批准后，方可查阅。2.查阅采购档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并办理相关手续。3.采购档案资料仅供公司内部使用，未经批准，不得对外提供。八、监督与检查（一）内部监督1.公司工会应建立健全内部监督机制，加强对工会物品采购活动的监督检查。2.监督检查内容包括采购计划的执行情况、采购方式的选择、采购程序的合规性、采购合同的签订与履行、采购资金的使用等方面。3.对于