山西医疗耗材采购制度

PAGE山西医疗耗材采购制度一、总则（一）目的为加强山西医疗耗材采购管理，规范采购行为，确保医疗耗材质量，保障医疗安全，控制采购成本，提高资金使用效益，根据相关法律法规及行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山西省行政区域内各级各类医疗机构、疾病预防控制机构、采供血机构等医疗卫生机构（以下简称“医疗机构”）的医疗耗材采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，依法依规开展采购活动。2.质量优先原则：把确保医疗耗材质量放在首位，优先采购质量可靠、安全性高的产品。3.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正。4.效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医疗机构应成立采购决策机构，如采购委员会或领导小组等。其职责包括：1.审议采购制度、采购计划、采购预算等重要事项。2.对采购项目的必要性、可行性进行评估。3.监督采购过程，对采购结果进行审核。（二）采购执行部门医疗机构应设立专门的采购执行部门，负责具体采购业务的实施。其职责如下：1.制定采购工作流程，组织采购活动。2.收集采购需求，进行市场调研，选择供应商。3.编制采购文件，组织开标、评标、谈判等采购活动。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.建立采购档案，妥善保存采购相关资料。（三）其他相关部门职责1.临床科室：提出医疗耗材需求，参与采购产品的评估和验收。2.质量控制部门：负责对采购医疗耗材的质量进行审核和监督。3.财务部门：负责采购预算的编制、执行和监督，审核采购资金支付。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.医疗机构应根据临床需求、业务发展规划等，定期编制采购计划。采购计划应明确采购品种、规格、数量、预算金额等内容。2.临床科室应结合本科室实际情况，提前向采购执行部门提交采购需求申请，详细说明所需医疗耗材的名称、规格、数量、预计使用时间等信息。3.采购执行部门汇总各科室采购需求，结合库存情况、市场供应情况等，编制年度、季度和月度采购计划。（二）采购预算管理1.医疗机构应按照国家有关规定，编制采购预算。采购预算应纳入单位年度预算管理，确保采购资金的合理安排。2.采购预算应根据采购计划、市场价格变化等因素进行合理编制，并报采购决策机构审议通过。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，严格控制预算支出，确保采购资金专款专用。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商应具备的条件，如合法经营资质、良好的商业信誉、产品质量保证能力等。2.采购执行部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式，从符合条件的供应商中选择入围供应商，并建立供应商名录。3.对新申请加入供应商名录的企业，采购执行部门应进行资质审核、实地考察等，确保其符合准入条件。（二）供应商评估与考核采购执行部门应定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等。1.建立供应商评估指标体系，制定量化的评估标准。2.每年至少对供应商进行一次全面评估，根据评估结果对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予优先合作机会，对不符合要求的供应商及时淘汰。（三）供应商关系管理1.采购执行部门应与供应商保持良好的沟通与合作，及时了解供应商的产品信息、市场动态等。2.建立供应商投诉处理机制，对供应商的投诉和建议应及时受理、调查和处理，并反馈处理结果。五、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的医疗耗材采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性或者只能从有限范围的供应商处采购的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：临床科室根据业务需要，填写采购申请表，经科室负责人审核后提交采购执行部门。2.采购审批：采购执行部门对采购申请进行初审，符合采购条件的提交采购决策机构审批。采购决策机构根据采购金额、采购方式等进行审批。3.采购文件编制：采购执行部门根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。4.发布采购信息：根据采购方式，通过相关媒体、网站等渠道发布采购信息，邀请供应商参与投标或谈判。5.开标、评标或谈判：按照采购文件规定的时间、地点和程序进行开标或谈判。开标过程应公开透明，评标或谈判应遵循公平、公正、科学的原则，对供应商的投标文件或谈判响应文件进行评审。6.确定中标或成交供应商：根据评审结果，确定中标或成交供应商，并向其发出中标或成交通知书。7.签订采购合同：采购执行部门与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、售后服务等内容。8.合同履行与验收：供应商按照合同约定履行交货义务，采购执行部门组织相关部门进行验收。验收合格的，办理入库手续；验收不合格的，按照合同约定处理。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和行业标准要求，包括但不限于产品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。更新时间：[具体时间]签订合同前，采购执行部门应将合同草案提交法律顾问、财务部门等进行审核，确保合同的合法性、合规性和完整性。更新时间：[具体时间]（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的交货进度、产品质量等信息。2.供应商应按照合同约定按时、足额、保质交付货物，采购执行部门应按照合同约定及时支付货款。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，双方应按照协议约定处理相关事宜，如退还货物、支付货款、承担违约责任等。（四）合同档案管理采购执行部门应建立采购合同档案，妥善保存合同文本、招投标文件、验收报告、付款凭证等相关资料。合同档案应按照档案管理规定进行分类、编号、装订和保管，便于查询和使用。七、采购验收管理（一）验收组织医疗机构应成立验收小组，负责采购医疗耗材的验收工作。验收小组应由采购执行部门、临床科室、质量控制部门等相关人员组成。更新时间：[具体时间]（二）验收标准验收小组应按照采购合同约定的质量标准、技术规格等对采购医疗耗材进行验收。验收内容包括产品的数量、规格、型号、外观、质量证明文件等。（三）验收程序1.供应商交货前，应提前通知采购执行部门，采购执行部门通知验收小组准备验收。2.验收小组在规定时间内对货物进行现场验收，核对货物的数量、规格、型号等是否与合同一致，并对产品质量进行检验。3.验收合格的，验收小组出具验收报告；验收不合格的，验收小组应及时通知供应商，要求其限期整改或退换货物，并跟踪整改或退换情况。（四）验收记录验收小组应做好验收记录，记录内容包括验收时间、地点、货物名称、规格、数量、供应商名称、验收情况等。验收记录应妥善保存，作为采购档案资料的一部分。八、采购监督与审计（一）内部监督1.医疗机构应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购决策机构、采购执行部门、财务部门及其他相关部门应各司其职做好监督工作。2.定期对采购制度执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况等进行检查和评估，发现问题及时整改。（二）外部监督接受卫生健康行政部门、财政部门、审计部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门开展工作，并按照要求提供采购资料和信息。（三）采购审计医疗机构应定期开展采购审计工作，对采购项目的合法性合规性、采购成本效益、采购内部控制等进行审计评价，发现问题及时提出审计意见和建议，促进采购管理水平的提高。九、信息管理与统计分析（一）采购信息管理建立采购信息管理系统，及时记录采购活动的相关信息，包括采购需求、采购计划、采购文件、供应商信息、采购合同、验收报告等。采购信息应准确、完整、及时录入系统，便于查询和统计分析。（二）统计分析定期对采购数据进行统计分析，如采购金额