学院采购制度

PAGE学院采购制度一、总则（一）目的为了规范学院采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，依法进行采购。2.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，采购过程和结果应公平公正，不受任何非法干预。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益，实现性价比最优。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行采购合同约定，不得欺诈、违约。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学院成立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购工作领导小组由学院领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议学院采购工作的规章制度和工作流程。2.审批年度采购预算和采购计划。3.对重大采购项目进行决策，包括采购方式的确定、采购文件的审定、中标（成交）供应商的选定等。4.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学院设立采购管理部门，作为采购执行机构，负责具体组织实施采购活动。采购管理部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学院的采购制度。2.编制年度采购预算和采购计划，并组织实施。3.制定采购文件，组织采购评审活动。4.与中标（成交）供应商签订采购合同，并监督合同履行。5.建立采购档案，妥善保管采购活动的相关资料。6.负责采购信息的统计、分析和上报工作。（三）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，参与采购文件的编制和评审工作，配合采购管理部门签订采购合同，并负责验收采购项目。其主要职责包括：1.根据教学、科研、管理等工作需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、技术要求等。2.协助采购管理部门编制采购文件，提供相关技术资料和参数。3.参与采购评审活动，对采购文件和供应商的响应情况进行评价。4.负责采购项目的验收工作，出具验收报告。5.对采购项目的使用情况进行跟踪和反馈，提出改进意见和建议。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各采购需求部门应根据本部门的工作规划和实际需求，于每年[具体时间]前编制下一年度的采购预算，报采购管理部门汇总。2.采购管理部门对各部门上报的采购预算进行审核，结合学院财力状况和发展需求，编制学院年度采购预算草案，报学院采购工作领导小组审议。3.学院年度采购预算草案经学院采购工作领导小组审议通过后，报学院财务部门审核，并按照学院预算管理程序报学院领导审批。（二）采购计划制定1.采购管理部门根据学院年度采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际情况，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容。2.采购计划经采购管理部门负责人审核后，报学院采购工作领导小组审批。3.采购管理部门应严格按照批准的采购计划组织实施采购活动，不得擅自调整采购计划。如因特殊情况需要调整采购计划，应按照规定的程序报学院采购工作领导小组审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目：单项或批量采购金额一次性达到[具体金额]万元以上的。工程类采购项目：单项合同估算价在[具体金额]万元以上的。服务类采购项目：单项或批量采购金额一次性达到[具体金额]万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应在指定的媒体上发布招标公告，并按照规定的程序组织开标、评标和定标。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请[具体数量]家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商名单中随机抽取[具体数量]家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于[具体数量]家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的[具体比例]。谈判小组应按照规定的程序与供应商进行谈判，并确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的[具体比例]。单一来源采购小组应按照规定的程序与供应商进行协商，并确定成交供应商。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的[具体比例]。询价小组应按照规定的程序向供应商发出询价单，并要求供应商在规定的时间内报价。询价小组根据供应商的报价情况，确定成交供应商。五、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购项目技术规格、采购合同条款、评标标准、投标文件格式等内容。采购文件应明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务等要求，以及供应商的资格条件、投标报价要求、投标文件编制要求等内容。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合国家法律法规和相关政策规定，不得含有歧视性、倾向性条款。2.采购文件应明确采购项目的实质性要求和条件，确保采购活动的公平公正。3.采购文件应具有明确的评标标准，评标标准应客观、公正、合理，能够准确反映采购项目的需求和特点。4.采购文件应明确投标文件的编制要求和格式，确保投标文件的规范性和一致性。（三）采购文件审核与发布1.采购文件编制完成后，采购管理部门应组织相关人员进行审核，确保采购文件的质量。审核内容包括采购文件的合法性、完整性、准确性、合理性等。2.采购文件审核通过后，采购管理部门应按照规定的程序发布采购文件。采购文件应在指定的媒体上发布，同时应向潜在供应商提供纸质或电子版本的采购文件。六、采购评审（一）评审组织1.采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，组建评审小组。评审小组由采购人代表和有关专家组成，成员人数应为[具体人数]人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的[具体比例]。2.评审专家应从学院专家库中随机抽取，特殊情况下也可从校外专家库中抽取。评审专家应具备相关专业知识和经验，熟悉采购评审工作流程和要求，能够客观公正地履行评审职责。（二）评审程序1.采购管理部门应在规定的时间和地点组织评审活动，并通知所有参加评审的供应商。2.评审小组应认真阅读采购文件和供应商的投标文件，对投标文件进行评审和比较。评审内容包括投标报价、技术方案、售后服务、企业信誉等方面。3.评审小组应按照评审标准进行打分或排序，推荐中标（成交）候选人。中标（成交）候选人一般为[具体数量]家，采购人应根据评审小组的推荐确定中标（成交）供应商。4.采购管理部门应将评审结果在指定的媒体上公示，公示期不得少于[具体天数]个工作日。公示期间，如有供应商对评审结果提出质疑，采购管理部门应及时进行调查和处理，并将处理结果告知质疑供应商。（三）评审纪律1.评审小组成员应严格遵守评审纪律，不得泄露评审过程和评审结果。2.评审小组成员应客观公正地履行评审职责，不得偏袒任何一方供应商。3.评审小组成员应严格按照评审标准进行评审，不得擅自改变评审标准。4.评审小组成员应遵守回避制度，与供应商有利害关系的评审小组成员应主动回避。七、采购合同签订与履行（一）采购合同签订1.采购管理部门应在中标（成交）通知书发出之日起[具体天数]个工作日内，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应将采购合同文本送学院法律顾问进行合法性审查。采购合同文本经法律顾问审查通过后，方可签订采购合同。3.采购合同签订后，采购管理部门应将采购合同副本送学院财务部门备案。（二）采购合同履行1.采购合同签订后，采购双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购需求部门应按照合同约定及时接收采购项目，并组织验收。采购管理部门应督促中标（成交）供应商按照合同约定及时供货，并做好协调和监督工作。2.采购项目交付后，采购需求部门应按照合同约定进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格、质量标准、技术要求等方面。验收合格后，采购需求部门应出具验收报告。3.如采购项目在履行过程中出现问题或纠纷，采购双方应按照合同约定协商解决。协商不成的，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。八、采购验收（一）验收组织1.采购项目交付后，采购需求部门应组织成立验收小组，负责采购项目的验收工作。验收小组由采购需求部门的相关人员、技术专家等组成，成员人数应为[具体人数]人以上单数。2.验收小组应根据采购合同和采购文件的要求，制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收步骤等内容。（二）验收程序1.验收小组应按照验收方案对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格、质量标准、技术要求等方面。验收过程中，验收小组应认真检查采购项目的实物情况，并查阅相关资料。2.验收小组应根据验收情况出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收日期、验收结论等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认。3.验收合格的采购项目，采购需求部门应及时办理入库或使用手续。验收不合格的采购项目，采购需求部门应及时与中标（成交）供应商联系，要求其限期整改或退换货物。如中标（成交）供应商拒绝整改或退换货物，采购需求部门应按照合同约定追究其违约责任。九、采购监督与管理（一）内部监督1.学院纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购活动依法依规进行。纪检监察部门应参与采购工作领导小组的决策过程，对采购文件的编制、评审活动、合同签订等环节进行监督检查。2.学院审计部门负责对采购项目的预算执行情况、采购合同履行情况等进行审计监督。审计部门应定期对采购项目进行审计，发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.学院采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查。采购管理部门应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购活动的相关资料和情况。2.学院应建立健全采购投诉处理机制，接受供应商和其他利害关系人的投诉。对于投诉事项，采购管理部门应及时进行调查和处理，并将处理结果告知投诉人。十、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评审报告、采购合同、验收报告等相关资料。采购档案应按照项目进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确