学校采购管理制度及采购流程

PAGE学校采购管理制度及采购流程一、总则1.目的为了规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各项目的采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、后勤物资、基建工程等各类采购事项。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，实现资源的优化配置。诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购管理机构及职责1.采购管理委员会组成：由学校领导、相关职能部门负责人及教师代表等组成。职责研究制定学校采购管理的政策、制度和办法。审议年度采购计划和重大采购项目方案。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购部门职责负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。对供应商进行资格审查和管理，建立供应商库。与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。整理和归档采购文件及相关资料。3.需求部门职责根据教学、科研、管理等工作需要，提出采购需求，填写采购申请表。参与采购项目的技术规格、质量标准等的制定和评审。负责采购项目的验收工作，对采购物品或服务的质量进行检验和评估。三、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据年度工作计划和实际需求，在每年规定时间内编制采购预算，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。采购预算应结合学校财力状况，科学合理安排，确保重点项目和急需采购项目的资金需求。2.预算审批采购预算编制完成后，由需求部门提交至财务部门进行初步审核，审核通过后报采购管理委员会审批。采购管理委员会根据学校发展规划和资金状况，对采购预算进行综合评审，确定年度采购预算总额和各项目预算安排。3.预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，按规定程序报采购管理委员会审批。四、采购方式1.公开招标适用范围：达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。招标程序采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在规定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标供应商。发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。2.邀请招标适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。招标程序采购部门从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。采购部门编制招标文件，组织开标、评标活动，确定中标供应商。发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。3.竞争性谈判适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。谈判程序采购部门成立谈判小组，成员不少于三人，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。采购部门编制谈判文件，明确谈判项目需求和谈判程序等内容，并向符合条件的供应商发出谈判邀请。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交标准等事项。谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商，并向成交供应商发出成交通知书。4.单一来源采购适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购程序采购部门组织相关人员对采购项目进行论证，形成单一来源采购论证报告，说明采购项目的必要性、唯一性等情况。将单一来源采购论证报告报采购管理委员会审批，经批准后采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价程序采购部门成立询价小组，成员不少于三人，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，并要求其在规定时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。五、采购流程1.采购申请需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额及技术要求等内容，并经部门负责人签字确认。采购申请表提交至采购部门，采购部门对申请内容进行初步审核，审核通过后进入采购流程。2.采购文件编制采购部门根据采购项目特点和采购方式，编制相应的采购文件。公开招标和邀请招标项目的招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、商务条款、评标标准等内容；竞争性谈判、单一来源采购和询价项目的采购文件应包括采购需求、谈判或询价程序、合同草案条款等内容。3.采购信息发布对于公开招标和邀请招标项目，采购部门在规定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告或投标邀请书，同时在学校内部网站上发布相关采购信息，邀请潜在供应商参与投标。对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购部门向符合条件的供应商发出采购邀请，告知采购项目相关信息。4.供应商报名及资格审查供应商在规定时间内报名参加采购项目，并提交相关资格证明文件。采购部门对供应商资格进行审查，核实供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等，确定符合条件的供应商名单。5.采购文件发售采购部门向资格审查合格的供应商发售采购文件，并收取相应费用，但不得以营利为目的。采购文件发售过程中，采购部门应向供应商提供必要的文件解释和答疑服务。6.开标、评标或谈判、询价公开招标和邀请招标项目按照规定时间和地点组织开标、评标活动。开标时，采购部门应检查投标文件的密封情况，当众开标并宣读投标人名称、投标价格等主要内容。评标过程中，评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。竞争性谈判、单一来源采购和询价项目按照规定程序组织谈判或询价活动。谈判或询价小组与供应商进行谈判或询价，要求供应商进行报价，并根据谈判或询价情况确定成交供应商。7.中标/成交结果公示采购项目确定中标/成交供应商后，采购部门在规定媒体上发布中标/成交结果公示，公示期不得少于三个工作日，并在学校内部网站上同步公示。公示期间，如有供应商对中标/成交结果提出质疑，采购部门应及时进行调查核实，并根据调查结果作出相应处理。8.合同签订采购部门与中标/成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订后，应报财务部门备案，作为支付货款和资金结算的依据。9.合同履行及验收供应商按照采购合同约定履行交货或提供服务义务，采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。采购项目完成后，需求部门组织相关人员按照合同要求和验收标准进行验收。验收合格后，填写验收报告，由验收人员签字确认，并报采购部门备案。对于验收不合格的项目，采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物/服务，直至验收合格。10.付款结算验收合格后，需求部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经部门负责人签字后提交至财务部门。财务部门对付款申请进行审核，审核通过后按照合同约定的付款方式和时间进行付款结算。付款结算过程中，财务部门应严格审核相关凭证，确保资金支付安全合规。六、采购监督与管理1.内部监督学校内部审计部门定期对采购项目进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、资金使用是否合理等情况。采购管理委员会定期对采购工作进行检查和评估，及时发现和解决采购过程中存在的问题，不断完善采购管理制度。2.供应商管理采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、合作项目等内容，并定期对供应商进行考核评价。对于在采购活动中存在违规行为或提供劣质产品/服务的供应商，采购部门应将其列入不良供应商名单，并限制其参与学校后续采购项目。3.信息公开采购部门应按照规定及时在学校内部网站和政府采购信息发布媒体上公开采购项目相关信息，包括采购公告、中标/成交结果、合同签订等内容，接受学校师生和社会公众的监督。4.投诉处理供应商对采购活动有异议的，可以在规定时间内以书面