学校采购相关制度

PAGE学校采购相关制度一、总则1.目的为了规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的物资采购、服务采购等活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。公开透明原则：采购信息应公开，采购过程应透明，确保公平竞争。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购结果公平公正。效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高资金使用效益。二、采购组织与职责1.采购管理部门设立专门的采购管理部门，负责学校采购工作的统筹规划、制度制定、流程监督等工作。其主要职责包括：研究和贯彻执行国家及地方有关采购的法律法规和政策。制定学校采购管理制度、流程和标准。审核采购预算和采购计划。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。监督采购合同的签订、履行和验收。协调处理采购过程中的争议和投诉。2.需求部门各需求部门负责提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、验收等工作。其主要职责包括：根据教学、科研、管理等工作需要，准确编制采购需求计划。提供采购项目的技术规格、质量标准等详细要求。参与采购项目的评标、谈判等活动，提出意见和建议。负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。3.财务部门财务部门负责采购资金的预算安排、支付审核、账务处理等工作。其主要职责包括：审核采购预算，确保采购资金的合理安排。按照合同约定办理采购资金的支付手续。对采购资金的使用情况进行监督和核算。配合采购管理部门做好采购项目的成本控制和效益分析。4.监察审计部门监察审计部门负责对采购活动进行监督检查，对采购项目进行审计。其主要职责包括：监督采购制度的执行情况，检查采购活动是否合规。对采购项目的招标、评标、合同签订等环节进行监督。对采购项目进行审计评审，检查采购资金使用的合理性和效益性。受理有关采购活动的投诉举报，查处违规违纪行为。三、采购预算与计划1.采购预算编制各需求部门应根据本部门的工作任务和发展规划，结合学校年度预算安排，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。采购预算应按照学校财务预算编制的要求和程序进行申报，经学校财务部门审核后纳入学校年度预算。采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算的应由需求部门提出书面申请说明原因，经采购管理部门审核、学校领导批准后，报财务部门备案。2.采购计划制定采购管理部门根据学校年度采购预算和各需求部门的采购需求计划，制定年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购金额等内容。采购管理部门应根据年度采购计划，合理安排采购进度，确保采购项目按时完成。对于集中采购项目，应按照规定的时间节点组织实施。采购计划在执行过程中，如因市场变化、政策调整等原因需要调整的，采购管理部门应及时修订采购计划，并报学校领导批准。四、采购方式1.公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到学校规定的公开招标限额标准以上的。批量采购项目预算金额达到学校规定的公开招标限额标准以上的。采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照规定的程序发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。2.邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、谈判内容和评定成交的标准进行谈判，并确定成交供应商。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织相关部门和专家进行论证，并报学校领导批准。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采用询价方式采购的，采购管理部门应成立询价小组，向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次性报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序1.采购申请需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，报采购管理部门。2.采购审批采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性合理性、预算金额等进行审核，并按照学校规定的审批权限报学校领导审批。对于重大采购项目，采购管理部门应组织相关部门和专家进行论证，并报学校领导批准。3.采购实施采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，组织实施采购活动。采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照规定的程序发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式采购的，采购管理部门应按照相应的采购程序组织实施。在采购过程中，采购管理部门应加强与供应商的沟通协调，确保采购活动顺利进行。4.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应组织需求部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定条款，采购管理部门应监督合同的履行情况。5.验收付款采购项目完成后，需求部门应按照合同约定的验收标准和程序组织验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。财务部门根据验收报告和采购合同，办理采购资金的支付手续。对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物等。如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，由采购管理部门组织需求部门与成交供应商签订。合同内容应符合法律法规和学校采购制度的要求，明确双方的权利和义务。采购合同签订前，采购管理部门应审核合同条款，确保合同条款合法合规、公平合理。对于重大采购合同，应组织法律顾问进行审核。2.合同履行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应监督合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。需求部门应按照合同约定的时间、地点、方式接收货物或服务，并组织验收。如发现供应商未按照合同约定履行义务，应及时通知采购管理部门，并要求供应商采取措施予以纠正。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议签订前，采购管理部门应审核变更或解除的原因、条件、程序等是否符合法律法规和学校采购制度的要求。4.合同归档采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同文本及相关资料进行归档保存合同归档期限应按照学校档案管理规定执行。合同归档资料应包括合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、验收报告、付款凭证等。七、采购监督与检查1.内部监督采购管理部门应建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。定期对采购项目进行自查，发现问题及时整改。监察审计部门应加强对采购活动的监督检查，对采购项目进行定期审计和专项审计。对发现的违规违纪行为，依法依规进行处理。财务部门应加强对采购资金的监督管理，确保采购资金的安全使用。对采购资金的支付情况进行审核，发现问题及时纠正。2.外部监督学校应主动接受社会监督，及时公开采购信息，保障社会公众对采购活动的知情权和监督权。对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，学校应邀请相关部门和专家进行监督指导，确保采购活动合法合规、公平公正。八、违规处理1.对供应商的违规处理供应商在采购活动中如有下列违规行为之一的，采购管理部门应视情节轻重，给予警告、罚款、列入不良供应商名单等处罚措施，并依法追究其法律责任：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的。拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。中标、成交后无正当理由不与采购人签订合同的。将中标、成交项目转让给他人，或者在投标文件中未说明且未经采购人同意，将中标、成交项目分包给他人的。拒绝履行合同义务的。2.