学校采购工程相关制度

PAGE学校采购工程相关制度一、总则（一）目的为了规范学校采购工程行为，加强学校采购工程管理，提高采购工程质量，保证采购工程的顺利实施，维护学校的合法权益，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类采购工程活动，包括但不限于教学设备采购、办公设备采购、基建工程、修缮工程等。（三）基本原则1.合法性原则：采购工程活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购工程活动应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与方的合法权益，不得偏袒任何一方。3.效益性原则：采购工程活动应注重经济效益和社会效益，在保证质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：参与采购工程活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购工程管理机构及职责（一）采购工程管理领导小组1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人、教师代表等组成。2.职责负责审议学校采购工程的重大决策，包括采购工程计划、采购预算安排、采购方式确定等。监督采购工程的实施过程，协调解决采购工程中出现的重大问题。对采购工程的执行情况进行检查和评价，提出改进意见和建议。（二）采购部门1.组成：设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。2.职责负责编制采购工程计划，根据学校需求和预算安排，制定具体的采购方案。组织实施采购工程，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商选择及采购合同签订等工作过程。建立供应商档案，对供应商进行评估和管理，维护良好的合作关系。负责采购工程的验收工作，确保采购物资和服务符合合同要求。整理和归档采购工程相关资料，包括采购申请、采购合同、验收报告等。（三）使用部门1.职责提出采购需求，明确采购物资和服务的规格、数量、质量等要求。参与采购工程的前期调研和论证工作，提供专业意见和建议。配合采购部门进行供应商选择和采购合同签订，协助做好采购工程的验收工作。对采购物资和服务的使用情况进行跟踪和反馈，及时提出改进意见。（四）监督部门1.组成：学校纪检监察部门或内部审计部门。2.职责对采购工程活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理。受理采购工程中的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。定期对采购工程进行审计，评估采购工程的经济效益和社会效益。三、采购工程计划管理（一）采购需求申报1.使用部门应根据教学、科研、管理等工作需要，提前向采购部门申报采购需求。采购需求申报应详细说明采购物资和服务项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额等内容。2.采购需求申报应经过使用部门负责人审核签字，并提交相关的论证材料或说明，确保采购需求的合理性和必要性。（二）采购计划编制1.采购部门根据使用部门申报的采购需求，结合学校预算安排和实际情况，编制采购工程计划。采购工程计划应明确采购工程的名称、采购内容、采购方式、采购时间、预算金额等信息。2.采购工程计划应按照轻重缓急进行排序，优先安排教学急需、影响学校正常运转的采购工程，并报采购工程管理领导小组审议批准。（三）采购计划调整1.在采购工程实施过程中，如因特殊原因需要调整采购计划，使用部门应及时向采购部门提出申请，并说明调整的原因和内容。2.采购部门应对调整申请进行审核，如确需调整，应报采购工程管理领导小组批准后，对采购计划进行相应调整。四、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购工程。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购工程，或者采用公开招标方式的费用占采购工程总价值的比例过大的采购工程。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购工程，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购工程，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购工程。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的采购工程，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购工程，或者必须保证原有采购工程一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购工程。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购工程。（二）采购程序1.公开招标程序采购部门编制招标文件，明确采购工程的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标程序采购部门根据采购工程特点和需求，确定邀请供应商的名单，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，参加投标。采购部门组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。3.竞争性谈判程序采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购程序采购部门组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并形成论证报告。采购部门将论证报告报采购工程管理领导小组审批。采购部门与单一来源供应商进行协商，确定采购价格、技术规格、服务要求等内容，并签订采购合同。5.询价程序采购部门成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，并向其发出询价通知书让其报价。将供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订前审核1.采购部门在签订采购合同前，应将合同草案提交法律部门或专业法律顾问进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、严密性等，确保合同符合法律法规和学校利益。2.法律部门或专业法律顾问应出具审核意见，采购部门根据审核意见对合同草案进行修改完善。（二）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购工程名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购部门应与供应商就合同条款进行充分协商，达成一致意见后，由双方签字盖章生效。合同签订后，采购部门应及时将合同副本送使用部门、财务部门等相关部门备案。（三）合同履行1.采购部门应按照合同约定，及时跟踪供应商的履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.使用部门应配合采购部门做好合同履行的相关工作，如验收货物、提供技术支持等。3.如供应商在合同履行过程中出现违约行为，采购部门应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，并根据合同约定追究其法律责任。（四）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报采购工程管理领导小组备案。2.合同变更或解除后，采购部门应及时调整相关采购计划和预算，并做好相关善后工作。六、采购工程验收管理（一）验收准备1.采购部门在采购工程完成后，应及时通知使用部门和相关人员组成验收小组。验收小组应包括采购人员、使用部门代表、技术专家等。2.验收小组应根据采购合同和相关标准，制定验收方案，明确验收内容、验收方法、验收标准等。（二）验收实施1.验收小组按照验收方案对采购物资和服务进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能、外观等方面。2.验收过程中，验收小组应认真查阅相关资料，如采购合同、产品说明书、质量检验报告等，并对采购物资和服务进行实地检查、测试、试用等。3.验收小组应如实记录验收情况，填写验收报告。验收报告应包括采购工程名称、验收日期、验收内容、验收结果、验收人员签字等内容。（三）验收结果处理1.如验收合格，验收小组应在验收报告上签字确认，并出具验收合格证明。采购部门应按照合同约定支付货款。2.如验收不合格，验收小组应出具验收不合格报告，明确不合格原因和整改要求。采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改或退换货物。如供应商拒绝整改或退换货物，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。七、采购工程资金管理（一）预算编制1.采购部门应根据采购工程计划，编制采购工程预算。采购工程预算应包括采购物资和服务的费用、运输费、安装调试费、验收费用等所有相关费用。2.采购工程预算应报学校财务部门审核，经学校领导批准后纳入学校年度预算管理。（二）资金支付1.采购部门应按照采购合同约定，及时向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、采购工程名称、付款金额及付款方式等内容。2.财务部门应对付款申请进行审核，审核无误后按照合同约定和学校财务制度办理付款手续。（三）资金使用监督1.学校财务部门应定期对采购工程资金使用情况进行检查和监督，确保资金使用合法合规、专款专用。2.采购部门应配合财务部门做好资金使用监督工作，及时提供相关资料和信息。八、采购工程档案管理（一）档案收集1.采购部门应负责采购工程档案的收集工作，在采购工程结束后，及时将采购工程过程中形成的各类文件、资料、记录等收集齐全。2.采购工程档案应包括采购申请、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等资料。（二）档案整理1.采购部门应按照档案管理的要求，对收集到的采购工程档案进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。2.档案整理应按照采购工程的时间顺序和类别进行，每类档案应编制目录，便于查阅和管理。（三）档案保管1.采购部门应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保采购工程档案的安全保管。2.采购工程档案应按照档案保管期限进行分类存放，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失或泄密等情况发生。（四）档案查阅1.需要查阅采购工程档案时，查阅人员应填写查阅申请表，经采购部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，查阅人员应遵守档案保管场所的规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。查阅完毕后，应及时将档案归还保管人员。九、监督与考核（一）监督检查1.监督部门应定期对采购工程活动进行监督检查，检查内容包括采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理、采购合同是否履行等。2.监督部门在监督检查过程中，如发现问题应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）考核评价1.学校应建立采购工程考核评价制度，对采