南京采购内部控制制度

PAGE南京采购内部控制制度一、总则（一）目的本制度旨在规范南京公司采购活动，加强采购内部控制，防范采购风险，确保采购工作合法合规、高效有序，保障公司利益，促进公司健康发展。（二）适用范围本制度适用于南京公司及所属各部门、分支机构的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和外部监督。4.职责分离原则：明确采购各环节的职责分工，确保不相容岗位相互分离、制约和监督。5.诚信原则：采购人员应诚实守信，严格履行合同约定，维护公司良好形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购工作执行情况。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门职责如下：1.制定采购计划和预算，根据公司需求和市场情况，合理安排采购任务。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，定期评估供应商绩效。3.组织采购招标、询价、谈判等采购活动，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术要求制定、供应商选择等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、支付款项，监督采购资金使用情况。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度执行情况。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到《采购申请表》后，进行汇总分析，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目、采购方式、采购时间、采购责任人等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，进行初步调查和评估。2.供应商评估：采购部门组织相关人员对筛选出的供应商进行实地考察、资质审核、样品测试等评估工作，综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确定合格供应商名单。3.供应商档案建立：采购部门为合格供应商建立档案，记录供应商基本信息、评估情况、合作历史等内容，并定期更新。4.供应商绩效评估：采购部门定期对供应商绩效进行评估，评估指标包括交货及时性、产品质量、售后服务等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰或整改。（四）采购方式选择1.招标采购：对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。采购部门编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。2.询价采购：对于规格标准统一、市场货源充足、价格变化幅度小的采购项目，采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价函，比较各供应商报价，选择最优供应商。3.竞争性谈判采购：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用竞争性谈判采购方式。采购部门与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）采购合同签订1.采购部门根据采购方式确定成交供应商后，与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交至法律部门进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。审核通过后，采购合同由双方签字盖章生效。（六）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备工作。2.采购物资到货后，质量检验部门按照合同约定的质量标准进行检验，出具检验报告。需求部门对采购物资的数量、规格、型号等进行核对，确认无误后办理入库手续。3.对于验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同约定，填写《付款申请表》，附上采购发票、验收报告、入库单等相关凭证，提交至财务部门审核。2.财务部门对《付款申请表》及相关凭证进行审核，审核通过后按照公司资金管理制度办理付款手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、采购价格波动风险、质量风险、合同风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：选择信誉良好、实力雄厚的供应商，签订详细的采购合同，明确违约责任；加强对供应商的跟踪管理，定期评估供应商绩效，及时发现和解决问题；要求供应商提供履约保证金或担保。2.采购价格波动风险：关注市场价格动态，建立价格预警机制；与供应商协商签订价格调整条款，合理分担价格波动风险；采用套期保值等金融工具进行风险管理。3.质量风险：严格筛选供应商，加强对采购物资的质量检验；要求供应商提供质量保证文件，定期对供应商产品进行抽检；建立质量追溯机制，对出现质量问题的采购物资及时追溯处理。4.合同风险：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规、公平合理；明确合同双方的权利义务，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时协商解决；建立合同纠纷处理机制，妥善处理合同纠纷。五、采购内部控制监督与评价（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.采购部门应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并向采购决策委员会报告自查情况。（二）外部监督公司应积极接受外部监督，如政府监管部门的检查、社会审计机构的审计等。对于外部监督提出的问题，应认真整改，及时反馈整改情况。（三）评价与改进1.采购决策委