应用文写作技能与规范（慕课版 第2版）4-7资料-纪要案例分析

【案例分析】编写产品说明书会议纪要为了充分展示我公司产品优势，向顾客提供满意的产品和服务，20××年×月×日，董事长召集有关部门人员召开会议，就编写我公司“产品使用指南”一事进行了研究讨论，现将会议内容纪要如下。一、由销售处产品技术服务员××负责编写“产品使用指南”（要求按不同产品、产品单页编制）。其内容编写既要扬长避短，充分展示我公司产品优势，又要有针对性地满足不同层次用户的需求。二、各产品生产部门要积极配合、大力协助，使“产品使用指南”编写任务能够尽早完成。要求指定专人（技术人员）参与，认真负责、有的放矢地提供有关技术参数或质量指标。部门领导要严格把关，凡涉及我公司内部技术保密的有关内容不得入编。三、企管处负责“产品使用指南”的备案工作。本着“追求卓越、用户至上”的原则，主动与销售处沟通，及时了解掌握国内外市场动态，并根据用户需求不断修订和完善企业产品标准。为“产品使用指南”的编写提供相关资料，使其能够从另一个侧面展示我公司独具特色的风采。四、“产品使用指南”编制完成后，销售处须妥善保管，有针对性地发放给公司有关用户。不得随意滥发，给公司造成不必要的损失。××公司□□标题：文中没有明确的“会议名称”，只有会议主题，即编写“产品使用指南”。全文多处写的都是“使用指南”，标题中却使用了“说明书”，前后不一致。成文日期：标题下面和落款处没有“成文日期”，缺少了这一个要素。前言部分：提到“有关部门人员”，太笼统。主体部分：采用了分条列项式的写法，值得肯定。根据会议议定的工作分工进行分项撰写，主次得当，任务明确，有利于各个部门分工协作。落款：纪要的落款不是必需的要素。既然写了单位名称，那可把成文日期写在署名之下。【简析】这是某公司的一份办公会议纪要，目的是记录和传达会议议定的事项。【范例】20××年××大学第×次校长办公会议纪要20××年×月×日20××年×月×日上午，校长×××主持召开了今年第×次校长办公会议，副校长×××、×××、×××、×××出席了会议。党委书记×××、副书记×××、纪委书记×××与校办、财务处、审计处、人事处、教务处、科技处、校产办、研究生院等单位负责人列席了会议。会议就下列事项进行了研究：一、会议听取了财务处关于学校20××年财务决算的汇报，审议通过了学校20××年财务预算。二、会议讨论通过了《××大学教职工离退休暂行规定》，另文下发。三、会议讨论通过了××大学20××－20××学年第一学期校历。四、会议审议通过了《××大学学生报到注册暂行办法》，另文下发。五、会议讨论通过了学校独立核算单位缴纳社会保险费的办法，另文通知。【简析】这是一篇办公会议的纪要，此纪要采用的是分项式写法。导言部分概括说明了会议召开的时间、出席和列席人员等，用“会议就下列事项进行了研究”一句话过渡到主体部分。主体部分将会议听取、讨论或审议的事项用分条列项的形式，依次叙述，清晰明了。会议讨论通过的相关事项较多，不便在纪要中列出的，常用“另文下发”以示说明。【范例】教育部直属十三所工科院校协作会20××年研讨会纪要（节选）（20××年×月×日）20××年×月×-×日，教育部直属十三所工科院校协作会20××年研讨会在天津大学隆重召开。天津市教委德育处处长×××，天津大学党委副书记×××出席会议并致辞。来自清华大学、上海交通大学、同济大学、华东理工大学、大连理工大学、浙江大学、华中科技大学、西安交通大学、四川大学、重庆大学、华南理工大学、东南大学、天津大学教育部直属十三所工科院校协作会成员单位就业工作部门负责人以及部分老同志参加会议，共同探讨就业工作。本次研讨会还特邀南开大学、天津工业大学、天津科技大学就业中心主任参加。会议由天津大学学工部副部长、就业指导中心主任×××主持。会上，党委副书记×××首先代表学校向兄弟院校领导和专家的到来表示热烈欢迎，他首先介绍了我校历史沿革、人才培养、校区建设等方面情况，并对我校就业工作的组织领导、工作举措和工作成效等方面情况进行了说明。他指出……（略）教育部直属十三所工科院校协作会协作组第一任秘书长刘和平回顾了协作会的成立过程。刘和平简要讲述了我国大学生就业制度从计划分配到双向选择的发展历程。（略）刘和平还对就业工作和协作组的工作谈了自己的意见。（略）天津市教委德育处处长×××向与会高校介绍了天津市高校毕业生就业工作，并对与会代表到天津研讨高校就业工作表示热烈欢迎。他首先对天津市的就业形势和就业市场进行了分析，并就天津市高校现状、滨海新区发展等情况进行了说明。研讨会上，与会代表分别介绍了各自学校在就业工作方面的经验和做法，并就“在国务院三定方案和应对国际金融危机条件下如何做好高校毕业生就业工作”“对于教育部《关于评选全国普通高校毕业生就业工作先进集体和先进个人的通知》的建议与意见”“对教育部新版协议书的建议与意见”等三方面内容进行了交流研讨。上海交通大学就业指导中心主任×××、重庆大学就业指导中心主任×××、同济大学就业指导中心主任×××等代表分别就协作会历史、就业政策、就业工作与人才培养等方面进行了交流。上海交通大学就业指导中心主任×××主要从四个方面介绍了上海交通大学在就业工作方面的先进经验。第一，衡量就业质量。（略）第二，调整就业结构。（略）第三，提升就业工作地位。（略）第四，人才培养的市场定位。（略）同济大学就业指导中心主任×××主要从两个方面介绍了同济大学就业工作方面的经验和做法。第一，加强与学校主管领导的沟通交流。（略）第二，工作要有超前意识。（略）同济大学就业指导中心主任×××对评选先进提出了建议。（略）重庆大学就业指导中心主任×××介绍了重庆大学就业工作方面的经验和做法。（略）重庆大学就业指导中心主任×××对评选先进也提出了意见。（略）【简析】这是一篇专题研讨会的纪要。下面逐一分析各部分内容。（1）该纪要的前两个构成要素“标题”和“成文日期”的写法符合规范。（2）第一段为导言部分，对研讨会的名称、时间、地点、与会人员、主题等基本情况进行说明。需要注意的是，在写参会人员时，要把握好排列顺序。先写受邀出席研讨会的领导，然后列出十三所工科院校协作会成员单位的名称，各个名称的顺序是有一定讲究的，有些是约定俗成的，有些是按某种顺序来排序的（如音序），按照惯例来写即可。天津大学作为这次研讨会的主办方，所以可以把主办方的名称写在最后一个，以表示对来宾的尊敬。写完参会单位的名称以后，再写特邀单位，最后说明会议由谁主持。（3）主体部分又可以分为以下三个层次。第一个层次，先写相关领导的致辞。写这部分的内容，需要具备高度的概括能力。相关领导的讲话，少则三五分钟，多则十来分钟，讲话的内容一千多字，写进“纪要”里面，一般用一二百字来概括即可。第二个层次，从总体上概括这次研讨会的讨论情况。先总体说明与会代表就哪三个方面进行了交流研讨。第三个层次，是从具体方面写一些典型发言的情况。接下来的一段是一个过渡段，用来说明哪些高校的代表在会上作了典型发言，然后依次写典型发言的情况。这部分内容采用了发言式写法，把发言者讲话中具有典型性、代表性的发言要点摘录出来，按照发言顺序或按内容性质依次写出来。（4）发言式的写法，能够保留发言者的语言风格，原汁原味。发言式的写法便于把握发言内容，但是如何选择具有典型性的发言要