公安局采购制度及流程

PAGE公安局采购制度及流程一、总则（一）目的为了规范公安局采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保障公安工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公安局机关及所属各部门、各警种在履行职责过程中，使用财政性资金和其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购信息公开，采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，确保符合条件的供应商平等参与采购活动。4.公正诚信原则公正对待所有供应商，诚实守信履行采购合同。5.效益优先原则在保证采购质量的前提下，提高资金使用效益，降低采购成本。二、采购管理机构及职责（一）采购领导小组1.组成由公安局主要领导担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。2.职责（1）研究决定采购工作的重大事项，制定采购工作方针、政策和原则。（2）审议采购预算、采购计划和采购项目。（3）协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购管理部门1.组成设立专门的采购管理部门，配备专业的采购管理人员。2.职责（1）贯彻执行采购制度及流程，制定具体的实施细则和操作规范。（2）编制采购预算和采购计划，组织采购项目的实施。（3）负责供应商的资格审查、采购文件编制、采购合同签订与执行等工作。（4）建立采购档案，对采购活动进行记录和归档。（5）监督采购项目的执行情况，处理采购过程中的投诉和纠纷。（三）采购需求部门1.职责（1）提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、技术要求等详细内容。（2）参与采购文件的编制和评审工作，提供技术支持和专业意见。（3）配合采购管理部门进行采购项目的实施和验收工作。（四）财务部门1.职责（1）审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。（2）负责采购资金的支付和核算工作，监督采购资金的使用情况。（3）参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。（五）审计部门1.职责（1）对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用效益。（2）受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门根据本部门的工作任务和业务需求，提出年度采购预算建议，明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。2.采购管理部门对采购需求部门提交的采购预算建议进行汇总、审核和平衡，结合公安局的总体工作规划和财力状况，编制年度采购预算草案。3.年度采购预算草案经采购领导小组审议通过后，报财政部门审批。（二）预算执行1.采购管理部门严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自调整预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，采购需求部门应当提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额，经采购管理部门审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组批准后，报财政部门备案。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.审计部门对采购预算的编制、执行和调整情况进行审计监督，确保采购预算的严格执行。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购管理部门根据批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际工作需要，编制年度采购计划。年度采购计划应当明确采购项目的名称、规格、数量、采购方式、采购时间等内容。2.采购计划编制完成后，报采购领导小组审批。（二）计划执行1.采购管理部门按照批准的采购计划组织采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划的，采购管理部门应当提出书面申请，说明调整的原因、内容和时间，经采购领导小组审批后执行。（三）计划监督1.采购管理部门定期对采购计划的执行情况进行检查和通报，及时掌握采购项目的进展情况。2.审计部门对采购计划的编制、执行和调整情况进行审计监督，确保采购计划的有效执行。五、采购方式（一）公开招标1.适用范围符合下列情形之一的采购项目，应当采用公开招标方式：（1）采购货物、工程和服务的单项或批量采购金额达到规定标准以上的。（2）采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）不能事先计算出价格总额的。2.招标程序（1）采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。招标公告应当包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（2）采购管理部门对潜在供应商进行资格审查，确定合格的投标人名单。（3）采购管理部门编制招标文件，招标文件应当包括采购项目的技术要求、商务条款、评标标准和方法等内容。（4）投标人按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。（5）采购管理部门组织开标、评标和定标工作。开标应当在招标文件规定的时间和地点公开进行，评标应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行，定标应当根据评标结果确定中标供应商。（6）采购管理部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序（1）采购管理部门发布邀请招标公告，邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参加投标。邀请招标公告应当包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、投标截止时间及地点等内容。（2）采购管理部门对被邀请的供应商进行资格审查，确定合格的投标人名单。（3）采购管理部门编制招标文件，招标文件应当包括采购项目的技术要求、商务条款、评标标准和方法等内容。（4）投标人按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。（5）采购管理部门组织开标、评标和定标工作。开标应当在招标文件规定的时间和地点公开进行，评标应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行，定标应当根据评标结果确定中标供应商。（6）采购管理部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序（1）采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购管理部门、采购需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，成员人数应当为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（2）采购管理部门向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请书应当包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、谈判时间及地点等内容。（3）谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者纠正，供应商应当按照谈判小组的要求进行答复。（4）谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（5）采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的。（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序（1）采购需求部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、内容、数量、技术要求、单一来源采购的原因等内容。（2）采购管理部门对单一来源采购申请进行审核，审核通过后，报采购领导小组审批。（3）采购领导小组批准后，采购管理部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序（1）采购管理部门成立询价小组，询价小组由采购管理部门、采购需求部门、财务部门等相关人员组成，成员人数应当为三人以上单数。（2）采购管理部门向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应当包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、询价时间及地点等内容。（3）供应商按照询价通知书的要求进行报价，询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（4）采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。六、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应当包括采购项目的技术要求、商务条款、评标标准和方法、采购合同格式等内容。采购文件应当明确采购项目的规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务等要求。（二）采购文件编制要求1.采购文件应当符合国家法律法规和行业标准的要求，不得含有歧视性条款和不合理的条件。2.采购文件应当明确采购项目的技术要求和商务条款，确保采购项目的质量和性能满足公安工作的需要。3.采购文件应当明确评标标准和方法，确保评标过程的公平、公正、公开。4.采购文件应当明确采购合同格式，确保采购合同的签订和履行符合法律法规的要求。（三）采购文件审核1.采购管理部门编制的采购文件应当报采购需求部门、财务部门、审计部门等相关部门审核。2.采购需求部门应当对采购文件的技术要求进行审核，确保采购项目的技术要求符合本部门的工作需要。3.财务部门应当对采购文件的商务条款进行审核，确保采购文件的商务条款符合财务规定。4.审计部门应当对采购文件的评标标准和方法进行审核，确保采购文件的评标标准和方法符合公平、公正、公开的原则。七、采购项目实施（一）采购合同签订1.采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务、合同金额、付款方式等内容。2.采购合同签订后生效，并作为采购项目实施和验收的依据。采购合同签订后，采购管理部门应当及时将采购合同副本送采购需求部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（二）采购项目执行1.采购管理部门按照采购合同的要求，组织采购项目的实施。采购管理部门应当及时与供应商沟通协调，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.采购需求部门应当配合采购管理部门进行采购项目的实施，提供必要的技术支持和协助。采购需求部门应当对采购项目的质量进行监督检查，确保采购项目的质量符合本部门的工作需要。3.财务部门应当按照采购合同的要求，及时支付采购资金。财务部门应当对采购资金的使用情况进行监督检查，确保采购资金的使用合法合规。（三）采购项目验收1.采购项目完成后，采购管理部门应当组织采购需求部门、财务部门、审计部门等相关部门进行验收。验收应当按照采购合同的要求和相关标准进行，确保采购项目的质量和性能符合要求。2.验收合格后，采购管理部门应当出具验收报告。验收报告应当包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、验收情况等内容。验收报告经采购需求部门、财务部门、审计部门等相关部门签字确认后生效。3.验收不合格的，采购管理部门应当要求供应商限期整改，整改合格后重新组织验收。整改后仍不合格的，采购管理部门应当按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。八、采购监督与管理（一）内部监督1.采购管理部门应当建立健全采购内部监督制度，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门应当定期对采购项目的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决采购过程中存在的问题。2.财务部门应当对采购资金的使用情况进行监督检查，确保采购资金的使用合法合规。财务部门应当定期对采购资金的使用情况进行审计，发现问题及时整改。3.审计部门应当对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用效益。审计部门应当定期对采购项目进行审计，发现问题及时处理。（二）外部监督1.公安局应当接受财政部门、监察部门、审计部门等相关部门