公司采购职责及制度

PAGE公司采购职责及制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，加强采购管理，确保采购工作的顺利进行，保障公司生产经营活动的正常开展，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购流程和策略，降低采购成本，提高采购效益。3.质量原则：严格把控采购物资的质量，确保所采购的物资符合公司生产经营的要求。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，维护公司的利益和声誉。5.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与采购活动，保证采购结果的公正性。二、采购职责（一）采购部门职责1.制定采购计划根据公司生产经营计划和库存情况，定期制定采购计划，明确采购物资的种类、数量、规格、质量要求、采购时间等。对采购计划进行动态管理，根据市场变化、生产需求调整等因素，及时修订采购计划。2.供应商管理建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、资质证明、业绩情况等资料，并进行定期更新和维护。对供应商进行评估和选择，通过实地考察、样品检验、市场调研等方式，评估供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面的能力，选择合格的供应商建立合作关系。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。定期对供应商进行考核，根据考核结果对供应商进行奖惩，激励供应商提高服务质量和产品质量。3.采购执行根据采购计划，按照规定的采购流程进行采购操作，选择合适的采购方式，如招标采购、询价采购、竞争性谈判采购等，确保采购活动的顺利进行。与供应商进行沟通协调，及时了解采购物资的生产进度、质量状况、交货期等信息，确保物资按时、按质、按量供应。负责采购物资的验收工作，组织相关部门对采购物资进行验收，检查物资的数量、规格、质量等是否符合合同要求，对验收合格的物资办理入库手续，对验收不合格的物资及时与供应商协商处理。4.采购成本控制分析市场行情，收集采购物资的价格信息，进行成本核算和比较，选择性价比高的物资和供应商，降低采购成本。在采购过程中，通过谈判、招标等方式争取有利的采购价格和条件，合理控制采购费用支出。定期对采购成本进行分析和评估，总结采购成本控制的经验和教训，不断优化采购策略和方法。（二）采购人员职责1.遵守采购制度严格遵守公司采购制度和相关法律法规，按照规定的程序和流程进行采购操作，确保采购行为合法合规。2.执行采购任务认真执行采购计划，负责具体采购项目的实施，按时完成采购任务，保证物资的及时供应。积极与供应商沟通联系，及时了解采购物资的情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.收集市场信息关注市场动态，收集采购物资的价格、质量、供应等方面的信息，为采购决策提供参考依据。4.维护公司利益在采购活动中，要维护公司的利益，保守公司的商业秘密，不得泄露公司的采购计划、价格信息等。5.廉洁自律采购人员应廉洁自律，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益，严禁利用职务之便谋取私利。（三）其他部门职责1.需求部门根据生产经营需要，及时向采购部门提出物资采购需求，明确采购物资的规格、数量、质量要求、交货期等详细信息。参与采购物资的验收工作，对采购物资的适用性、质量等进行评价。2.财务部门负责审核采购合同的付款条款，确保付款方式和时间符合公司财务规定。根据采购合同和验收报告，及时办理采购款项的支付手续。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持，协助采购部门控制采购成本。3.质量部门制定采购物资的质量标准和检验规范，参与采购物资的验收工作，对采购物资的质量进行检验和判定。对采购物资质量问题进行跟踪和处理，协助采购部门与供应商协商解决质量纠纷。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计到货时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的合理性和必要性，签字批准后提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对采购申请进行初步审核，检查申请内容是否完整、准确，采购物资是否符合公司采购范围和相关规定。2.根据采购物资的金额大小和重要性，按照公司规定的审批权限进行审批。金额较小的采购申请由采购部门负责人审批；金额较大的采购申请需提交公司分管领导或总经理审批。3.审批通过后，采购部门将采购申请纳入采购计划，安排采购人员进行采购操作。（三）供应商选择与采购1.采购人员根据采购申请的要求，在供应商信息库中筛选合适的供应商，并向其发送询价函或招标邀请书等，要求供应商提供报价或投标文件。2.采购人员对供应商的报价或投标文件进行整理和分析，比较各供应商的价格、质量、交货期、售后服务等方面的情况，选择最优的供应商。3.与选定的供应商进行谈判，就采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款达成一致意见，并签订采购合同。4.采购人员按照采购合同的要求，跟踪采购物资的生产进度和交货期，确保物资按时、按质、按量供应。（四）验收与入库1.采购物资到货前，采购人员通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.物资到货后，采购人员组织需求部门、质量部门等相关人员对采购物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等是否符合合同要求。3.验收合格的物资，由仓库管理人员办理入库手续，填写《入库单》，并将物资存放至指定仓库。验收不合格的物资，采购人员及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（五）付款1.采购人员将验收合格的采购物资的发票、入库单、采购合同等相关资料提交财务部门。2.财务部门对提交的资料进行审核，审核无误后按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的物资采购项目。2.招标程序编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。接受供应商的投标文件，对投标文件进行开标、评标。根据评标结果，确定中标供应商，并向其发出中标通知书。与中标供应商签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的物资采购项目。2.询价程序向多家供应商发出询价函，要求供应商提供物资的报价、规格、交货期等信息。对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商。与选定的供应商进行谈判，确定采购价格和其他条款，并签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围适用于采购时间紧迫、采购需求特殊、招标程序难以满足的物资采购项目。2.谈判程序成立谈判小组，由采购部门、需求部门、技术部门等相关人员组成。制定谈判文件，明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序等内容。邀请符合条件的供应商参加谈判，与供应商进行多轮谈判，争取最优的采购条件。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围适用于只能从唯一供应商处采购的物资，如专利产品、特定品牌产品、因技术保密需要只能由特定供应商提供的物资等。2.采购程序填写《单一来源采购申请表》，说明采购物资的名称、规格、数量、采购原因等情况，并提交部门负责人和公司领导审批。审批通过后，与唯一供应商进行谈判，确定采购价格和其他条款，并签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购人员在选定供应商并达成一致意见后，负责起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同起草完成后，提交采购部门负责人审核，审核通过后提交公司法律顾问进行合法性审查。3.经审核和审查无误的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。（二）合同执行1.采购人员负责跟踪采购合同的执行情况，及时了解供应商的生产进度、质量状况、交货期等信息，并与供应商保持沟通协调，确保合同的顺利执行。2.如在合同执行过程中出现问题或变更事项，采购人员应及时与供应商协商解决，并签订补充协议或变更合同条款。（三）合同验收1.采购物资到货后，采购人员组织相关部门按照合同要求对采购物资进行验收。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资按照合同约定进行处理。2.采购人员应及时将验收情况反馈给供应商，如验收合格，通知供应商开具发票；如验收不合格，要求供应商采取措施解决问题。（四）合同付款1.采购人员将验收合格的采购物资的发票、入库单、采购合同等相关资料提交财务部门。2.财务部门对提交的资料进行审核，审核无误后按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续。（五）合同归档采购合同签订后，采购人员应及时将合同文本及相关资料进行整理归档，妥善保管，以备查阅。合同归档期限按照公司档案管理规定执行。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。2.采购部门应建立内部监督机制，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。3.公司其他部门有权对采购活动进行监督，如发现采购过程中存在违规行为或不合理现象，可向采购部门或公司领导提出意见和建议。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，如财政部门、审计部门、工商行政管理部门等对公司采购活动的监督。2.积极配合社会公众的监督，如供应商、客户等对公司采购活动的监督和投诉。（三）审计1.