公司工程招标采购制度

PAGE公司工程招标采购制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司工程招标采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，保证工程质量，降低采购成本，防范采购风险，维护公司的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司所有工程项目的招标采购活动，包括但不限于工程建设项目、设备采购项目、服务采购项目等，但国家法律法规另有规定的除外。3.基本原则合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策的规定，确保采购行为合法合规。公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与投标，保证所有潜在供应商享有平等参与竞争的机会。公开透明原则：招标采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受公司内部和外部的监督，确保透明度。择优选择原则：在满足采购需求的前提下，综合考虑供应商的产品质量、价格、信誉、服务等因素，选择最优的供应商。诚实信用原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况或提供虚假信息。二、职责分工1.招标采购管理部门负责制定和完善公司工程招标采购制度，并监督制度的执行情况。组织实施工程招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标、评标、定标等工作。建立和维护供应商库，对供应商进行资格审查、评价和管理。协调处理招标采购过程中的争议和投诉，对违规行为进行调查和处理。2.需求部门提出工程招标采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货期等详细信息。参与招标文件的编制和评审工作，提供技术支持和专业意见。负责采购合同的签订、执行和验收工作，及时反馈合同执行过程中的问题。3.财务部门参与招标文件中商务条款的审核，确保采购预算合理、资金安排落实。负责对招标采购项目的资金支付进行审核和监督，确保资金使用合规。协助进行采购成本的核算和分析，提供财务方面的建议。4.法务部门对招标采购活动提供法律咨询和支持，审查招标文件、合同等法律文件，确保其合法合规。参与处理招标采购过程中的法律纠纷和争议，维护公司的合法权益。5.监督部门对工程招标采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正。受理对招标采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理，提出整改意见。三、招标采购流程1.采购计划编制需求部门根据工程项目的进度和实际需求，提前编制采购计划，明确采购项目的名称、规格型号数量、预算金额、预计采购时间等内容。采购计划应报经相关领导审批后实施，确保采购计划与工程项目的整体规划相匹配。2.供应商选择与资格审查招标采购管理部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道发布招标信息，广泛征集潜在供应商。对报名参与投标的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等。建立合格供应商库，将通过资格审查的供应商纳入供应商库，并定期对供应商库进行更新和维护。3.招标文件编制招标采购管理部门根据采购需求和资格审查情况，组织编制招标文件。招标文件应包括商务条款、技术规格、评标标准、合同条款等内容，确保招标文件的内容完整、准确、清晰，能够满足采购项目的要求。招标文件编制过程中，应充分征求需求部门、财务部门、法务部门等相关部门的意见，确保招标文件的合法性、合理性和公正性。4.招标公告发布招标采购管理部门通过公司官网、招标平台、行业媒体等渠道发布招标公告，公告内容应包括招标项目的基本情况、招标要求、报名时间、开标时间、地点等信息。5.投标文件接收与开标按照招标公告规定的时间和地点，接收供应商的投标文件，并进行登记和编号。在规定的开标时间组织开标会议，开标过程应公开进行，由专人负责唱标和记录。开标会议应邀请需求部门、财务部门、法务部门等相关人员参加，对开标过程进行监督。6.评标组建评标委员会，评标委员会由公司内部相关专业人员和外部专家组成，人数应符合法律法规的规定。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况和中标候选人信息。7.定标根据评标委员会推荐的中标候选人，按照公司的决策程序确定中标人。向中标人发出中标通知书，并同时通知其他未中标人。8.合同签订需求部门与中标人按照招标文件和中标人的投标文件签订采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务、采购项目的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式等条款。合同签订前，应报经法务部门审查，确保合同的合法性和有效性。9.合同执行与验收需求部门负责跟踪采购合同的执行情况，督促中标人按照合同约定履行义务，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照合同约定和验收标准进行验收，验收合格后出具验收报告。财务部门根据验收报告和合同约定办理资金支付手续。四、招标采购方式1.公开招标公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的工程项目。2.邀请招标邀请招标是指招标人以投标邀请书邀请特定的法人或者其他组织投标。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的工程项目，或者采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的工程项目。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立时，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求时，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要时，或者不能事先计算出价格总额的工程项目。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的工程项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的工程项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的工程项目。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一规格型号、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的工程项目。五、评标标准与方法1.评标标准制定原则评标标准应根据采购项目的特点和要求制定，确保评标结果能够客观、公正地反映供应商的综合实力。评标标准应具有可操作性，能够明确量化各项评审因素，便于评标委员会进行评审和比较。评标标准应保持相对稳定，避免因人为因素或随意调整导致评标结果的不公平性但在必要时可根据市场变化和采购项目的实际情况进行适当调整。2.评标因素技术因素：包括供应商提供的产品或服务的技术规格、性能指标、质量保证、技术方案的合理性和可行性等方面。商务因素：包括供应商的报价、交货期、售后服务、业绩情况、信誉状况、财务状况等方面。价格因素：价格是评标过程中的重要因素之一，应根据采购项目的预算和市场行情合理确定价格评分标准。3.评标方法综合评分法：综合考虑技术、商务和价格等因素，对各项评审因素进行量化评分，以得分最高者为中标候选人。最低价法：以满足招标文件实质性要求且投标价格最低的供应商为中标候选人，但投标价格低于成本的除外。性价比法：按照要求对投标文件进行评审，计算出每个供应商的性价比，以性价比最高的供应商为中标候选人。六、监督与管理1.内部监督公司监督部门应加强对工程招标采购活动的全程监督，定期对招标采购项目进行检查和审计，确保采购程序合规、采购行为公正。建立招标采购活动的投诉举报机制，受理公司内部员工和外部相关方对招标采购活动的投诉和举报，对违规行为进行及时调查和处理。2.外部监督积极接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，配合提供相关资料和信息，确保公司招标采购活动符合法律法规和行业标准的要求。主动向社会公开招标采购信息，接受社会公众对公司招标采购活动质量的监督和评价，不断提高招标采购工作的透明度和公信力。3.风险管理风险识别对工程招标采购活动可能面临的风险进行全面识别，包括但不限于法律法规风险、市场风险、供应商风险、合同风险、廉洁风险等。分析风险产生的原因和可能导致的后果，评估风险发生的可能性和影响程度。风险应对根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如完善制度流程防范法律法规风险，加强市场调研降低市场风险，严格供应商管理控制供应商风险，规范合同签订和执行防范合同风险，加强廉洁教育和监督防控廉洁风险等。定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略，确保风险管理工作的有效性。4.档案管理建立健全工程招标采购档案管理制度，对招标采购活动过程中形成的数据、文件、资料等进行及时、准确地收集、整理、归档和保管。招标采购档案应包括采购计划、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同等资料，确保档案资料的完整性和真实性。严格档案查阅和借阅手续，防止档案资料的丢失、损坏和泄露。七、违规处理1.对供应商的违规处理若供应商在招标采购活动中存在提供虚假材料、串通投标、恶意低价竞标、中标后无正当理由不签订合同等违规行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款、列入不良供应商名单禁止参与公司后续招标采购活动等处罚。给公司造成损失的，供应商应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，将依法移送司法机关追究刑事责任。2