建立学生信息保护制度

建立学生信息保护制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《数据安全法》等法律法规要求，结合集团母公司关于企业信息资产管理的相关规定，以及公司为防控学生信息处理过程中的专项风险、规范业务流程、提升管理效能的内部需求，制定本制度。本制度旨在明确学生信息保护工作的政策依据、适用范围、核心术语及管理原则，为公司各部门、下属单位及全体员工处理学生信息活动提供行为准则和操作规范。第二条本制度适用于公司所有部门、下属单位及全体员工在日常经营、教学、科研及其他业务活动中涉及的学生信息收集、存储、使用、传输、删除等全生命周期管理。具体场景包括但不限于：招生录取环节的学生信息管理、学籍管理系统的数据应用、学生资助项目的信息审核、学生实习就业推荐过程中的信息交互、以及涉及学生信息的第三方合作项目等。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“XX专项管理”指公司为保障学生信息安全而建立的全流程管理机制，涵盖组织架构、制度流程、技术防护、责任追究等要素，以实现学生信息保护的目标。其外延包括学生信息的合规处理、风险防控、应急处置、持续改进等管理活动。（二）“XX风险”指因学生信息管理不当可能引发的法律责任、声誉损害、运营中断或数据泄露等潜在危害，包括操作风险、技术风险、管理风险及合规风险等。其外延覆盖学生信息在采集、存储、传输等环节可能存在的安全漏洞、权限滥用、第三方违规使用等问题。（三）“XX合规”指公司处理学生信息的行为符合国家法律法规及本制度要求，确保学生信息的合法、正当、必要、安全使用，满足监管机构及行业规范要求。其外延包括但不限于隐私政策透明化、数据主体权利保障、数据跨境传输合规性等。第四条学生信息保护工作应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则：管理范围覆盖所有业务场景和学生信息类型，确保无死角、无遗漏。（二）“责任到人”原则：明确各级组织及岗位的主体责任，建立责任追溯机制。（三）“风险导向”原则：根据风险等级采取差异化管控措施，优先防范重大风险。（四）“持续改进”原则：定期评估管理效果，动态优化制度流程与技术措施。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司学生信息保护工作的第一责任人，对公司学生信息保护工作的全面合规性负总责；分管领导为公司学生信息保护工作的直接责任人，负责具体工作的组织领导、统筹协调和监督考核。第六条公司设立学生信息保护工作委员会（以下简称“委员会”），由公司主要负责人牵头，分管领导任召集人，各相关职能部门负责人及下属单位代表组成。委员会主要履行以下职责：（一）统筹协调公司学生信息保护工作的重大事项，制定管理策略；（二）审批学生信息保护专项制度及重大风险处置方案；（三）监督评价各层级学生信息保护工作的落实情况，提出改进要求。第七条设立学生信息保护工作办公室（以下简称“办公室”），由XX部门牵头，负责委员会日常工作，主要职责包括：（一）组织制定、修订学生信息保护相关制度，推进制度落地；（二）统筹开展学生信息保护的风险排查与评估，发布预警通知；（三）协调处置重大学生信息风险事件，完善应急机制。第八条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门（XX部门）职责：1.统筹学生信息保护制度体系建设，定期评估制度有效性；2.组织开展学生信息保护的风险识别与评估，制定分级管控措施；3.负责学生信息保护工作的监督考核，落实违规行为的责任追究；4.开展全员培训宣贯，提升员工合规意识与操作能力。（二）专责部门（XX部门、XX部门等）职责：1.负责学生信息保护的业务合规审核，优化数据管理流程；2.监督技术系统的安全防护能力，推动数据加密、访问控制等安全措施落地；3.处置学生信息相关投诉与纠纷，完善应急响应预案。（三）业务部门/下属单位职责：1.落实本领域学生信息保护要求，开展日常风险防控；2.加强员工培训，确保业务操作符合制度规范；3.及时上报风险事件，配合完成调查处置。第九条基层执行岗位员工应履行以下合规操作责任：（一）严格按制度流程处理学生信息，禁止违规采集、传输或共享；（二）签署岗位合规承诺书，明确个人在学生信息保护中的职责；（三）发现异常情况或潜在风险时，及时向部门负责人及办公室报告。第三章专项管理重点内容与要求第十条学生信息采集环节：业务操作合规标准：仅因教育教学、管理服务需要收集学生信息，并明确告知信息用途、留存期限；采集前取得学生或监护人（未成年学生）的同意，并签署授权书。禁止通过第三方渠道批量获取非必要信息。禁止采集敏感个人信息（如健康数据、宗教信仰等）除非法律或政策要求。禁止将采集目的告知内容进行捆绑。禁止性行为：严禁以学生信息作为营销推广的入口条件；严禁未经同意将学生信息用于商业合作；严禁将采集目的告知内容与合同条款分离。重点防控点：规范采集方式（如系统批量导入、人工录入），限制采集范围，确保最小必要原则。第十一条学生信息存储环节：业务操作合规标准：采用加密存储、访问控制等技术手段保护学生信息，禁止使用非安全存储设备（如U盘、个人电脑）；建立数据分类分级制度，高风险信息（如学籍记录）需采取特殊保护措施。禁止性行为：严禁将学生信息存储在未授权系统或云盘；严禁使用临时密码或弱口令保护存储账户；严禁未脱敏处理将敏感信息用于测试或培训。重点防控点：定期检查存储设备的安全性，及时销毁过期信息；对存储系统进行漏洞扫描，修复高危问题。第十二条学生信息使用环节：业务操作合规标准：授权使用范围限于教育教学、学籍管理、奖助学金评定等必要场景；使用前需再次确认授权，超出授权范围需重新申请；建立使用记录台账，明确操作人、时间、用途。禁止性行为：严禁将学生信息用于与工作无关的用途（如内部评比）；严禁强制要求学生提供非必要信息；严禁将学生信息泄露给无关联第三方。重点防控点：开展操作权限审计，定期复核授权有效性；对涉及学生信息的管理人员实施定期轮岗。第十三条学生信息传输环节：业务操作合规标准：通过加密通道（如HTTPS、VPN）传输学生信息；传输敏感信息需双重验证，并记录传输日志；禁止通过公共网络或即时通讯工具传输；涉及纸质传输需加锁或专人护送。禁止性行为：严禁在未加密状态下传输学生信息；严禁将传输日志用于非监管目的；严禁将学生信息传输给未经授权的部门或人员。重点防控点：对传输路径进行安全评估，定期检测传输设备的防护能力；对传输操作实施双人复核。第十四条学生信息删除环节：业务操作合规标准：达到留存期限后30日内完成删除，删除前需备份存档；删除需经审批，并记录操作过程；禁止通过简单覆盖方式删除，需采用物理销毁或专业软件处理。禁止性行为：严禁因操作失误未及时删除信息；严禁将已删除信息用于备查；严禁未记录删除日志擅自销毁。重点防控点：建立信息生命周期管理台账，明确删除标准与流程；定期抽检删除执行情况。第十五条学生信息共享环节：业务操作合规标准：与第三方合作前需签署保密协议，明确信息共享范围、方式、期限；第三方需具备相应资质，并接受公司监督；共享前需取得学生或监护人同意。禁止性行为：严禁超出协议范围共享学生信息；严禁将学生信息用于第三方商业项目；严禁未告知共享目的强行合作。重点防控点：定期审查合作方资质，监督共享执行情况；对共享数据实施加密或水印标记。第十六条学生信息查询环节：业务操作合规标准：建立内部查询审批机制，查询需经部门负责人审批；查询需基于正当理由，并限制查询范围；查询过程需记录操作日志，禁止截图或拍照；禁止将查询结果用于非授权用途。禁止性行为：严禁擅自扩大查询范围；严禁将查询结果用于内部考核或利益分配；严禁未审批授权擅自查询他人信息。重点防控点：对查询系统实施行为审计，定期分析查询日志异常情况；对查询权限进行动态调整。第十七条学生主体权利保障环节：业务操作合规标准：建立学生信息主体权利响应机制，7个工作日内响应查询、更正、删除等请求；对敏感信息的处理需双重确认，确保学生知情同意；提供投诉举报渠道，并保障隐私保护。禁止性行为：严禁拒绝响应学生合理权利请求；严禁因权利行使影响学生正常学业；严禁将权利行使与奖助学金等挂钩。重点防控点：建立权利响应台账，明确响应流程与时效；定期培训员工权利保障意识。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）办公室每年联合各部门评估制度有效性，根据法律法规变化、业务调整及风险事件动态修订；（二）监管机构或行业出现新要求时，30日内完成制度适配；（三）修订需经委员会审议，并按程序发布实施。第十九条风险识别预警机制：（一）每年组织一次全面风险排查，重点排查采集、存储、使用等环节的薄弱环节；（二）建立风险分级标准，重大风险需立即上报委员会；（三）发布季度预警通知，明确风险点及防范措施。第二十条合规审查机制：（一）将学生信息保护审查嵌入业务流程，包括项目立项、合同签订、系统上线等关键节点；（二）未经合规审查不得实施相关操作，审查不合格需整改后重新提交；（三）审查结果纳入绩效考核，连续两次不合格的部门需提交专项报告。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由办公室牵头成立专项组处置；（二）制定应急预案，明确响应流程、责任分工及上报标准；（三）处置过程需记录存档，处置后进行复盘总结。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形包括：未授权采集信息、泄露敏感信息、未及时删除数据、违反共享协议等；（二）处罚标准：情节轻微的通报批评，情节严重的取消评优资格，构成犯罪的移交司法机关；（三）建立联动机制，违规行为同时影响绩效考核、纪律处分及岗位调整。第二十三条评估改进机制：（一）每半年对专项管理体系运行情况开展评估，重点考核制度执行率、风险控制效果；（二）评估结果作为部门年度考核的重要依据，评估报告提交委员会审议；（三）针对评估发现的问题，制定优化方案并在3个月内落实。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）委员会成员单位负责人需定期向公司汇报学生信息保护工作进展；（二）牵头部门需建立专项工作台账，明确责任分工及推进计划；（三）下属单位需配备专职管理人员，确保制度落地。第二十五条考核激励机制：（一）将学生信息保护纳入部门年度考核，占比不低于X%；（二）连续两年考核优秀的部门，在评优评先中给予倾斜；（三）对发现重大风险的员工，给予专项奖励；（四）考核结果与绩效奖金、晋升机会挂钩。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层每年接受学生信息保护专项培训，考核合格后方可履职；（二）一线员工每月接受操作规范培训，培训后需签署确认书；（三）通过内部平台发布典型案例，提升全员合规意识。第二十七条信息化支撑：（一）建设学生信息保护管理系统，实现数据分类分级、访问控制、操作审计等功能；（二）采用AI技术进行异常行为识别，实时监控数据访问日志；（三）定期对系统进行安全加固，确保系统符合安全标准。第二十八条文化建设：（一）编制《学生信息保护合规手册》，明确行为规范及处罚标准；（二）组织全员签署合规承诺书，签订保密协议；（三）设立宣传月活动，通过海报、短视频等形式普及保护知识。