档案安全管理工作制度

PAGE档案安全管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用、销毁等过程中的安全管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施预防和控制各类安全风险，确保档案实体和信息的安全。2.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法开展档案安全管理工作。3.科学规范原则：运用科学的管理方法和技术手段，建立健全档案安全管理制度和流程，确保管理工作的规范化、标准化。4.全员参与原则：档案安全管理涉及公司各个部门和全体员工，要强化全员安全意识，明确各部门和人员的安全职责，共同做好档案安全管理工作。二、档案安全管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案安全管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案安全管理工作，定期开展档案安全检查和评估。3.负责档案库房的日常管理，确保库房设施设备的正常运行和档案存储环境的安全。4.组织开展档案安全培训和宣传教育活动，提高员工的档案安全意识和技能。5.负责档案信息系统的安全管理，保障档案数据的安全存储和传输。6.参与档案安全事故的调查和处理，提出整改措施和建议。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的安全。2.明确专人负责档案安全管理，严格执行档案借阅、归还等制度，防止档案丢失、损坏和泄密。3.配合档案管理部门开展档案安全检查和评估工作，及时整改存在的问题。4.对本部门员工进行档案安全宣传教育，提高员工的安全意识。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案安全管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、编目、上架、保管等，确保档案存放有序、查找方便。3.做好档案库房的安全防范工作，定期检查库房设施设备，发现问题及时报告并处理。4.负责档案信息系统的操作和维护，保障档案数据的安全。5.按照规定办理档案借阅、归还等手续，做好档案利用登记工作。6.对档案安全管理工作中存在的问题及时提出改进建议。三、档案收集与整理安全（一）收集要求1.各部门应按照公司档案管理规定，及时、准确地收集本部门形成的各类档案，确保档案的完整性。2.收集的档案应真实、有效，严禁伪造、篡改档案资料。3.对于重要档案和特殊载体档案，应采取特殊的收集措施，确保档案的安全。（二）整理规范1.档案管理人员应按照档案分类方案和编号规则，对收集的档案进行科学分类、编号和编目。2.整理档案时应保持档案的原始顺序，不得随意打乱或抽取档案材料。3.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的可读性。4.电子档案应按照相关标准进行整理和存储，确保数据的准确性和完整性。四、档案保管安全（一）库房建设与管理1.档案库房应选择安全、干燥、通风、防火、防潮性能良好的地点建设。2.库房应安装防盗门窗、防火报警装置、温湿度调节设备等安全设施，并定期进行检查和维护，确保设施设备的正常运行。3.库房内应设置专门的档案架（柜），档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。4.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到虫害、鼠害等侵害。（二）档案存储方式1.纸质档案应采用符合国家标准的档案盒、档案袋等进行装订和存放，避免档案直接接触地面和墙壁。2.电子档案应采用安全可靠的存储设备进行备份存储，存储设备应定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.特殊载体档案（如照片、录音、录像等）应按照相应的保管要求进行存储，确保档案的质量不受影响。（三）温湿度控制1.档案库房的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.应配备温湿度监测设备，实时监测库房温湿度变化情况，并做好记录。3.根据温湿度变化情况，及时采取相应的调节措施，确保档案存储环境的稳定。（四）防火防盗1.档案库房应严禁烟火，设置明显的防火标志，并配备必要的灭火器材。2.定期组织员工进行消防安全培训和演练，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。3.加强库房的防盗措施，安装监控设备，确保库房24小时有人值守。4.严格执行档案出入库登记制度，对进出库房的人员和档案进行详细记录。五、档案利用安全（一）借阅制度1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应严格审查借阅申请，对不符合借阅条件的，不予批准。3.借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、拆卷、涂改、污损档案，严禁在档案上圈划、批注、抽换等。（二）查阅制度1.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。2.档案管理部门应安排专人负责查阅服务，对查阅过程进行监督，确保档案安全。3.查阅重要档案时，应有两人以上在场，并做好查阅记录。（三）复制制度1.因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可复制。2.档案管理部门应严格控制档案复制数量，对复制的档案进行编号登记，并注明用途。3.复制档案应使用符合质量要求的设备和材料，确保复制件与原件内容一致。（四）归还与注销1.借阅、查阅、复制档案结束后，借阅、查阅、复制人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。2.档案管理部门应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究相关人员的责任。3.对已办理完毕的档案借阅、查阅、复制申请，应及时进行注销登记。六、档案信息安全（一）系统安全1.建立健全档案信息系统安全管理制度，明确系统管理员、操作员等人员的安全职责。2.档案信息系统应采取身份认证、访问控制、数据加密等安全技术措施，防止非法访问和数据泄露。3.定期对档案信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和修复系统安全隐患。4.制定档案信息系统应急预案，定期进行演练，确保在系统遭受攻击或出现故障时能够及时恢复。（二）数据备份与恢复1.建立档案数据备份制度，定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.备份数据应进行定期检查和验证，确保数据的完整性和可用性。3.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（三）网络安全1.档案信息系统应与外部网络进行物理隔离，防止外部网络攻击。2.安装防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，对网络流量进行监控和过滤。3.加强对网络用户账号和密码的管理，定期更换密码，防止账号被盗用。（四）人员安全管理1.对涉及档案信息系统操作的人员进行严格的背景审查和权限管理，签订保密协议。2.加强对员工的信息安全培训，提高员工的安全意识和操作技能。3.对离职人员的账号和权限进行及时清理和注销，防止信息泄露。七、档案鉴定与销毁安全（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、慎重处理的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。2.根据国家有关档案保管期限的规定和公司实际情况，对档案进行科学合理的鉴定。（二）鉴定程序1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立鉴定小组，成员包括档案管理人员、业务部门人员等。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、价值、保管期限等因素，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，经公司领导审批后，方可进行销毁。（三）销毁方式1.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式销毁，电子档案应采用数据擦除等方式销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。3.销毁工作结束后，监销人员应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录存档。八、档案安全监督与检查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案安全管理情况进行检查，检查内容包括档案库房设施设备、档案存储状况、档案利用情况、档案信息系统安全等。2.检查应制定详细的检查计划，明确检查人员、检查时间、检查内容等，确保检查工作的全面性和规范性。3.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）专项检查1.根据档案安全管理工作的需要，适时开展专项检查，如档案数字化安全检查、档案保密检查等。2.专项检查应制定专项检查方案，明确检查重点和方法，确保检查工作的针对性和有效性。3.对专项检查中发现的重大问题，应及时向上级领导报告，并采取有效措施进行处理。（三）安全评估1.定期对档案安全管理工作进行全面评估，评估内容包括安全管理制度的执行情况、安全设施设备的运行情况、档案安全风险状况等。2.安全评估应邀请专业机构或专家进行，确保评估结果的科学性和权威性。3.根据安全评估结果，制定改进措施，不断完善档案安全管理工作。九、档案安全事故应急处置（一）应急处置原则1.档案安全事故应急处置应遵循快速反应、科学应对、减少损失的原则。2.一旦发生档案安全事故，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，最大限度地降低事故损失。（二）应急预案制定1.档案管理部门应制定档案安全事故应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、处置程序、应急保障等内容。2.应急预案应定期进行修订和完善，确保其科学性、实用性和可操作性。（三）