林业来信来访工作制度

PAGE林业来信来访工作制度一、总则（一）目的为了规范林业来信来访工作，及时、妥善处理群众反映的问题，维护群众合法权益，促进林业系统依法行政，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本林业部门及所属各单位处理来信来访事项。（三）工作原则1.依法依规原则：严格按照法律法规和政策规定处理来信来访问题，确保处理结果合法合规。2.及时高效原则：对来信来访事项及时受理、认真办理，提高工作效率，缩短办理时限。3.分级负责原则：按照职责分工和层级管理，明确各级部门的办理责任，避免推诿扯皮。4.实事求是原则：以事实为依据，客观公正地处理问题，做到不偏不倚。二、来信处理（一）受理1.设立专门的来信接收邮箱和电话，并向社会公布。2.对收到的信件，由专人负责及时拆封、登记，详细记录来信人姓名、地址、联系方式、来信时间、内容摘要等信息。3.根据信件内容，按照业务范围进行分类，确定承办部门。（二）办理1.承办部门收到交办信件后应及时安排专人办理，不得延误。2.办理人员对信件内容进行认真分析研究，深入调查核实，提出处理意见。3.对于一般性问题，应在规定时间内直接给予答复；对于复杂问题，需经集体研究讨论后再作答复，并将处理情况及时反馈给来信人。（三）反馈1.承办部门应在规定期限内将办理结果以书面形式反馈给来信人，反馈内容应包括处理情况、处理依据、处理结果等。2.对来信人提出的不同意见，承办部门应认真对待，进一步核实情况，如确属处理不当，应及时纠正，并再次向来信人反馈。（四）归档1.信件办理完毕后，承办部门应将信件原件、处理过程中形成的相关材料（如调查笔录、处理意见、反馈函等）进行整理归档。2.归档材料应按照时间顺序、类别进行分类存放，便于查阅和管理。三、来访接待（一）接待场所1.设立专门的来访接待室，配备必要的办公设备和接待设施，为来访群众提供舒适、便捷的接待环境。2.接待室应悬挂林业部门标识、工作职责、工作流程等，方便来访群众了解相关信息。（二）接待人员1.安排政治素质高、业务能力强、责任心重的工作人员担任来访接待员。2.接待员应熟悉林业法律法规和政策，具备良好的沟通协调能力和处理问题能力。3.接待员在接待来访群众时应着装整齐、举止文明、态度热情，使用规范的文明用语。（三）接待程序1.来访群众进入接待室后，接待员应主动起身迎接，询问来访事由，并引导其就座。2.认真听取来访群众的诉求，详细记录来访人姓名、地址、联系方式、来访时间、反映问题等信息。3.对于来访群众提出的问题，接待员应耐心解答，能够当场答复的，应立即给予答复；不能当场答复的，应告知来访群众办理时限，并及时交办相关部门处理。（四）现场处理1.对于能够现场解决的问题，接待员应协调相关部门当场进行处理，确保来访群众满意。2.对于需要进一步调查核实的问题，应告知来访群众等待处理结果，并做好解释工作。（五）后续跟踪1.接待员应及时跟踪交办问题的处理进度，督促承办部门按时完成办理任务。2.对处理结果不满意的来访群众，应做好思想疏导工作，并协调相关部门进行复查，确保问题得到妥善解决。四、交办与承办（一）交办1.对来信来访事项，根据职责分工和问题性质，及时交办给相关承办部门。2.交办时应明确交办事项的内容、要求、办理时限等，并附来信来访材料复印件。3.重要信件和来访事项应经领导批示后再行交办。（二）承办1.承办部门接到交办事项后，应确定具体承办人员，并按照要求认真办理。2.承办人员应在规定时限内完成办理任务，并将办理结果及时反馈给交办部门。3.办理过程中遇到困难或问题，承办部门应及时与交办部门沟通协调，共同研究解决办法。（三）协调与督办1.对于涉及多个部门的来信来访事项，由牵头部门负责协调相关部门共同办理。2.建立来信来访工作督办机制，对办理进度缓慢、久拖不决的事项进行督办，确保按时完成办理任务。五、保密规定（一）保密范围1.来信来访中涉及的国家机密、商业秘密和个人隐私等信息。2.在处理来信来访过程中形成的内部文件、资料、会议记录等。（二）保密措施1.对来信来访材料和处理过程中涉及的保密信息，应指定专人负责保管，严格限制接触范围。2.接待人员和承办人员不得擅自将保密信息泄露给无关人员。3.如需对外提供涉及保密信息的材料，应按照规定履行审批手续。六、档案管理（一）档案收集1.负责来信来访工作的部门应及时收集整理来信来访档案材料，确保档案资料的完整性。2.档案材料应包括来信来访原件、处理过程中形成的各类文件、记录、反馈材料等。（二）档案整理1.对收集到的档案材料进行分类、编号、装订，确保档案整齐规范。2.按照档案管理要求，编制档案目录，便于查阅和检索。（三）档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案安全。2.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理。（四）档案查阅1.因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经批准后在指定地点查阅。2.查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案材料，查阅完毕后应及时归还档案。七、责任追究（一）责任界定1.对在来信来访工作中存在敷衍塞责、推诿扯皮、弄虚作假等行为的部门和个人，应追究相应责任。2.因工作失误导致群众合法权益受到损害或造成不良社会影响的，应依法依规追究责任。（二）责任追