机关印章管理工作制度

PAGE机关印章管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司机关印章管理，维护公司利益和形象，确保印章使用的合法性、严肃性和规范性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司机关各部门及所属各单位印章的管理。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的正式印章。2.公司法定代表人章：用于特定的法定代表人授权等相关事务。3.公司合同专用章：专门用于签订各类合同。4.公司财务专用章：用于财务收支、结算等相关财务业务。5.部门印章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于本部门内部事务。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司机关各部门及所属各单位因工作需要刻制印章，须填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经本部门负责人审核，报公司分管领导审批。2.经批准后，由公司指定专人统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位刻制印章。3.印章刻制完成后，刻制单位应提供印章印模，并将印章及印模交公司办公室备案。（二）印章启用1.新印章启用前，公司办公室应发布启用通知，明确印章启用日期、使用范围等事项。2.印章启用时，应在《印章使用登记表》上进行首次登记，记录印章启用时间、启用人等信息。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。2.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理规定。（二）保管职责1.公司公章：由公司办公室指定专人保管。2.公司法定代表人章：由法定代表人或其授权的专人保管。3.公司合同专用章：由公司合同管理部门指定专人保管。4.公司财务专用章：由公司财务部门指定专人保管。5.部门印章：由各部门指定专人保管，并报公司办公室备案。（三）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。3.印章保管人员因工作变动等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续，填写《印章交接登记表》，明确交接时间、交接人、接交人等信息，并由双方签字确认，同时报公司办公室备案。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外签订合同、协议、文件，出具证明，办理各类资质证书、营业执照等相关手续，以及其他需要代表公司行使权力的事项。2.公司法定代表人章：用于法定代表人授权的特定事项，如签署授权委托书等。3.公司合同专用章：专门用于签订各类合同。4.公司财务专用章：用于财务收支、结算、开具发票、收据等相关财务业务。5.部门印章：用于本部门内部事务，如发布通知、文件，办理内部审批手续等，但不得对外签订合同、协议等具有法律效力的文件。（二）使用流程1.填写《印章使用申请表》：使用部门（人）应详细填写申请表，注明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经本部门负责人审核签字。2.审批：根据用印事项的性质和审批权限，报公司分管领导或主要领导审批。一般事项用印，由公司分管领导审批。重要事项用印，如签订重大合同、协议等，须经公司主要领导审批。3.印章使用：印章保管人员在审核《印章使用申请表》及相关审批手续齐全后，方可使用印章。用印时，应在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印事项、用印文件名称、份数、用印人等信息，并由用印人签字确认。4.盖章：印章保管人员应严格按照审批后的文件内容进行盖章，确保印章清晰、端正，位置准确。盖章后，应对用印文件进行核对，确保无误。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按正常流程审批用印时，使用部门（人）应电话请示公司分管领导或主要领导同意后，先进行用印，但事后须及时补办审批手续。2.异地用印时，应通过传真、邮件等方式将《印章使用申请表》及相关审批文件发送至公司办公室，经审核同意后，由印章保管人员将印章邮寄至异地指定人员，并要求收件人在《印章使用登记表》上签收确认。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因机构变动、印章损坏、名称变更等原因，印章需要停用的，由印章保管部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因，并经本部门负责人审核，报公司分管领导审批。2.经批准后，公司办公室应发布印章停用通知，明确停用日期，并收回停用印章。（二）销毁1.停用的印章由公司办公室统一保管，定期进行清理。对于不再使用且无保留价值的印章，由公司办公室填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章的名称、数量、销毁原因等信息，并经公司分管领导审批。2.经批准后，由公司办公室指定专人负责监督印章销毁工作。销毁印章时，应采用粉碎、熔化等方式进行彻底销毁，确保印章无法复原，并在《印章销毁登记表》上记录销毁时间、销毁人等信息，同时拍照留存。六、印章的监督与检查（一）监督职责1.公司办公室负责对公司机关各部门及所属各单位印章管理工作进行定期监督检查，确保印章管理工作符合本制度要求。2.公司审计部门负责对印章使用情况进行不定期审计，检查印章使用的合规性、真实性等。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管设施是否安全可靠等。2.印章使用情况，包括用印流程是否规范、审批手续是否齐全、用印记录是否完整等。3.印章停用与销毁情况，包括停用印章是否及时收回、销毁印章是否按规定进行等。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，检查人员应及时填写《印章管理检查意见书》，提出整改意见，并要求相关部门限期整改。2.对违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处罚；情节