机关办文保密工作制度

PAGE机关办文保密工作制度一、总则（一）目的为加强机关办文保密工作，确保国家秘密和机关工作秘密的安全，防止信息泄露，保障机关工作的正常运转，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例等相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在办文过程中涉及国家秘密、工作秘密以及其他需要保密的信息处理活动。（三）基本原则1.严格依法原则：办文保密工作必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保保密措施合法合规。2.预防为主原则：强化保密意识，注重源头防范，将保密工作贯穿于办文全过程，防止信息泄露事件的发生。3.全面管理原则：对办文过程中的各个环节，包括文件起草、审核、印制、传递、存储、使用、销毁等，实行全面的保密管理。4.责任到人原则：明确各部门和人员在办文保密工作中的职责，做到责任清晰、任务明确，确保保密工作落实到位。二、保密工作组织与职责（一）保密工作领导小组成立机关保密工作领导小组，由机关主要领导担任组长，各部门负责人为成员。保密工作领导小组负责全面领导和统筹协调机关办文保密工作，研究解决保密工作中的重大问题，决策保密工作重大事项。（二）保密工作机构设立机关保密工作机构，配备专职或兼职保密工作人员，负责具体组织实施办文保密工作。保密工作机构的主要职责包括：1.制定和完善办文保密工作制度、操作规程和应急预案。2.组织开展保密宣传教育和培训活动，提高机关工作人员的保密意识和技能。3.对办文过程中的保密工作进行指导、监督和检查，及时发现和纠正存在的问题。4.负责保密文件、资料的管理和保管，确保其安全。5.协助有关部门调查处理信息泄露事件，采取措施防止损失扩大。（三）各部门职责1.起草部门：负责本部门起草文件过程中的保密工作，严格按照保密要求撰写文件内容，对涉及国家秘密和工作秘密的信息进行标识和管理。在文件起草过程中，不得擅自扩大知悉范围，确需扩大知悉范围的，应当按照规定履行审批手续。2.审核部门：对起草部门提交的文件进行保密审核，重点审查文件内容是否符合保密规定，知悉范围是否适当，保密措施是否落实等。对不符合保密要求的文件，提出修改意见，退回起草部门重新修改。3.印制部门：负责文件的印制工作，严格按照保密要求进行排版、印刷和装订。在印制过程中，要采取必要的保密措施，防止文件内容泄露。对印制过程中产生的废页、废料等，要按照规定进行妥善处理。4.传递部门：负责文件的传递工作，根据文件的密级和知悉范围，选择安全可靠的传递方式，确保文件及时、准确、安全送达。在传递过程中，要严格遵守保密规定，不得擅自拆阅、复制、转发文件。5.存储部门：负责文件的存储管理，建立健全文件存储管理制度，按照文件的密级和类别进行分类存储，确保文件存储安全。对存储设备要定期进行检查和维护，防止因设备故障导致文件信息泄露。6.使用部门：负责本部门使用文件过程中的保密工作，严格按照规定的知悉范围使用文件，不得擅自扩大使用范围。在文件使用过程中，要妥善保管文件，不得随意丢弃、转借他人。使用完毕后，要及时归还存储部门。7.销毁部门：负责对已失去保存价值的文件进行销毁处理，严格按照规定的程序和方法进行销毁，确保文件信息彻底消除。销毁过程要进行记录，并存档备查。三、文件起草环节保密要求（一）保密意识教育起草人员应当接受保密教育，增强保密意识，熟悉保密法律法规和本机关保密工作制度。在起草文件前，要明确文件内容是否涉及国家秘密或工作秘密，对可能涉及保密信息的内容要进行认真分析和研究，采取相应的保密措施。（二）知悉范围确定根据文件内容和工作需要，合理确定文件的知悉范围。知悉范围应当严格限定在工作必需的人员范围内，不得随意扩大。对于涉及国家秘密的文件，要按照国家保密规定确定知悉范围，并履行相应的审批手续。（三）保密内容标识对文件中涉及国家秘密、工作秘密以及其他需要保密的信息，应当按照国家保密规定进行标识。标识应当准确、清晰，便于识别和管理。同时，要在文件首页或其他显著位置标明文件的密级和保密期限。（四）起草过程管理起草人员在文件起草过程中，要妥善保管文件草稿、电子文档等资料，防止丢失或泄露。不得在非保密场所起草涉及保密内容的文件，不得使用未经保密审查的设备和软件处理文件。对于涉及多个部门的文件起草工作，要加强沟通协调，明确各部门的保密职责，共同做好保密工作。四、文件审核环节保密要求（一）审核人员职责审核人员应当认真履行审核职责，严格按照保密规定对文件进行审核。审核内容包括文件的密级确定是否准确、知悉范围是否适当、保密措施是否落实、文字表述是否规范等。对不符合保密要求的文件，要提出明确的修改意见，退回起草部门重新修改。（二）审核流程1.初审：审核人员对起草部门提交得文件进行初步审核，重点审查文件得保密内容和格式是否符合要求。初审合格后，提交复审。2.复审：复审人员对初审通过得文件进行全面审核，对文件得整体内容、知悉范围、保密措施等进行综合审查。复审合格后，提交审批。3.审批：审批人员对审核通过得文件进行最终审批，签署审批意见。审批通过后，文件方可进入下一环节。（三）审核记录审核人员应当对文件审核过程进行记录，包括审核时间、审核人员、审核意见、修改情况等。审核记录应当妥善保存，以备查阅。五、文件印制环节保密要求（一）印制场所管理文件印制应当在符合保密要求的场所进行，印制场所应当具备必要的保密设施和条件，如门禁系统、监控设备、防盗报警装置等。印制场所应当实行封闭管理，无关人员不得进入。（二）印制设备管理印制设备应当定期进行检查和维护，确保其正常运行和安全保密。对用于印制涉密文件的设备，应当采取加密存储、访问控制等技术措施，防止文件信息泄露。印制设备应当专人专用，操作人员应当经过保密培训，熟悉保密操作规程。（三）印制过程控制在文件印制过程中，要严格按照保密要求进行排版、印刷和装订。排版人员要对文件内容进行认真核对，确保排版准确无误。印刷人员要严格控制印刷数量，不得擅自多印。装订人员要确保文件装订牢固、整齐，防止文件散失。印制过程中产生的废页、废料等，要及时进行销毁处理，不得随意丢弃。（四）印制质量检查印制完成后，要对文件的印制质量进行检查，确保文件内容清晰、完整，格式规范。对不符合印制质量要求的文件，要及时进行返工处理。六、文件传递环节保密要求（一）传递方式选择根据文件的密级和知悉范围，选择安全可靠的传递方式。绝密级文件应当通过机要交通、机要通信等专门渠道传递；机密级、秘密级文件可以通过邮政特快专递、专人送达等方式传递。严禁通过普通邮政、快递、互联网等非保密渠道传递涉密文件。（二）传递过程管理在文件传递过程中，要严格遵守保密规定，确保文件安全。传递人员应当对文件进行妥善保管，不得擅自拆阅、复制、转发文件。传递过程中要采取必要的保密措施，如封装文件、加密存储等，防止文件信息泄露。对传递过程中出现的问题，要及时报告并采取措施进行处理。（三）签收登记文件传递到达目的地后，接收人员应当及时签收，并对文件的名称、数量、密级等进行认真核对。签收后，要按照规定进行登记，记录文件的传递情况。登记内容应当包括文件编号、名称、密级、传递时间、传递方式、签收人员等。七、文件存储环节保密要求（一）存储设备管理建立健全文件存储设备管理制度，对存储文件的硬盘、光盘、U盘、移动硬盘等设备进行统一管理。存储设备应当按照文件的密级和类别进行分类存储，不得混用。对存储涉密文件的设备，应当采取加密存储、访问控制等技术措施，防止文件信息泄露。存储设备应当定期进行备份，备份数据应当异地存储，确保数据安全。（二）存储场所管理文件存储场所应当具备必要的保密设施和条件，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。存储场所应当实行封闭管理，无关人员不得进入。存储场所应当定期进行检查和清理，确保文件存储环境安全。（三）存储安全检查定期对文件存储设备和场所进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。检查内容包括存储设备的运行情况、文件存储的完整性、存储场所的安全状况等。对检查中发现的问题，要及时进行处理，确保文件存储安全。八、文件使用环节保密要求（一）使用范围控制严格按照规定的知悉范围使用文件，不得擅自扩大使用范围。使用人员应当对文件的使用情况进行记录，记录内容包括文件名称、使用时间、使用目的、使用人员等。（二）使用过程管理在文件使用过程中，要妥善保管文件，不得随意丢弃、转借他人。使用完毕后，要及时归还存储部门。使用人员不得在非保密场所使用涉密文件，不得将涉密文件带出办公区域。（三）使用监督检查定期对文件使用情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。检查内容包括文件的使用范围是否符合规定、使用过程是否安全保密、文件是否及时归还等。对违反文件使用规定的行为，要依法依规进行处理。九、文件销毁环节保密要求（一）销毁范围确定对已失去保存价值的文件，应当及时进行销毁处理。销毁范围应当根据文件的保密期限、工作需要等因素进行确定，确保文件信息彻底消除。（二）销毁方式选择根据文件的密级和数量，选择合适的销毁方式。绝密级文件应当送保密行政管理部门指定的销毁机构销毁；机密级、秘密级文件可以采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。严禁将涉密文件出售给废品收购站或其他单位和个人。（三）销毁过程管理在文件销毁过程中，要严格遵守保密规定，确保销毁工作安全保密。销毁人员应当对销毁过程进行记录，记录内容包括文件名称、数量、密级、销毁时间、销毁方式等。销毁过程应当有专人监督，防止文件信息泄露。（四）销毁记录存档销毁记录应当妥善保存，存档期限按照国家有关规定执行。存档记录应当包括销毁审批文件、销毁清单、销毁过程记录等，以备查阅。十、保密监督与检查（一）监督检查机构机关保密工作机构负责对办文保密工作进行日常监督检查。同时，要定期组织开展保密专项检查，对各部门办文保密工作情况进行全面检查。（二）监督检查内容监督检查内容包括保密制度的执行情况、文件起草、审核、印制、传递、存储、使用、销毁等环节的保密措施落实情况、保密宣传教育和培训情况、保密工作机构和人员的履职情况等。（三）监督检查方式监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查人员可以通过查阅文件资料、实地查看、询问相关人员等方式，了解办文保密工作情况。（四）问题整改对监督检查中发现的问题，要及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。整改完成后，要进行复查，确保问题得到彻底解决。对违反保密规定的行为，要依法依规进行处理。十一、保密宣传教育与培训（一）宣传教育计划制定机关保密宣传教育计划，明确宣传教育的目标、内容、方式和时间安排。宣传教育计划应当根据机关工作实际和保密形势需要，定期进行调整和完善。（二）宣传教育内容与方式宣传教育内容包括保密法律法规、保密工作制度、保密知识和技能等。宣传教育方式可以采取举办保密讲座、开展保密培训、发放保密宣传资料、观看保密教育片等多种形式，提高机关工作人员的保密意识和技能。（三）培训管理定期组织机关工作人员参加保密培训，培训内容应当根据不同岗位的工作特点和保密要求进行设置。培训结束后，要对培训人员进行考核，考核合格后方可上岗。对新入职人员，要进行专门的保密培训，使其尽快熟悉保密工作要求。十二、保密工作考核与奖惩（一）考核制度建立机关保密工作考核制度，对各部门和人员的保密工作情况进行考核评价。考核内容包括保密制度执行情况、保密措施落实情况、保密工作成效等。考核结果作为部门和人员评先