建立完善档案工作制度

PAGE建立完善档案工作制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为公司/组织各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织的档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织的各项工作活动，不得伪造、篡改。3.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案工作的统筹规划、组织协调和具体实施。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计等工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索体系。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪工作。5.参与档案鉴定、销毁等工作，确保档案的时效性和准确性。6.对各部门档案工作进行指导、监督和检查，提出改进意见和建议。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷，并定期移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理。3.配合档案管理部门做好档案管理的各项工作，接受档案管理部门的指导和监督。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关、业务主管部门发来的与公司/组织有关的文件、指示、通知等。3.公司/组织对外签订的合同、协议、章程、纪要等。4.公司/组织内部的规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。5.公司/组织的产品样本、技术资料、科研成果、专利证书等。6.公司/组织在基本建设、设备购置、技术改造等活动中形成的文件、资料。7.公司/组织的人事档案、财务档案、审计档案等专门档案。8.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，按照档案管理部门的要求进行整理。2.收集的档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要的、具有长期保存价值的档案材料，应进行备份或采取其他保护措施。（三）整理方法1.分类根据档案的形成来源、时间、内容等因素，按照国家有关档案分类标准进行分类。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目编制档案目录，包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，便于档案的查阅和管理。4.装订对纸质档案进行装订，保持档案的整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理完毕，移交档案管理部门归档。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，符合要求的予以接收。3.档案管理部门按照规定对接收的档案进行分类、编号、编目，入库保管。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定标准。2.档案应存放于专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找。3.对不同载体的档案应分别保管，采取相应的保护措施，防止档案损坏、变质。4.档案库房应配备必要的安全防护设施，如防火、防盗报警装置等，确保档案的安全。5.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围公司/组织内部员工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、档号、查阅目的等内容。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后提交档案管理部门。3.档案管理部门根据查阅申请，提供相应的档案，并安排专人负责查阅服务。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对档案进行核对、清点，确认无误后办理归还手续。（三）借阅范围1.因特殊工作需要确需借阅档案的，经公司/组织领导批准后，可办理借阅手续。2.外单位因工作需要查阅公司/组织档案的，须持单位介绍信，经公司/组织领导批准后，方可查阅。如因特殊情况需要借阅的，须经公司/组织领导同意，并签订保密协议后，方可办理借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、档号、借阅期限、借阅用途等内容。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人和公司/组织领导签字同意后提交档案管理部门。3.档案管理部门根据借阅申请，提供相应的档案，并办理借阅登记手续。借阅登记应包括借阅人姓名、单位、借阅档案名称、档号、借阅期限、归还日期等内容。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续，但最长借阅期限不得超过规定时间。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量、内容，确认无误后办理归还手续，并在借阅登记上注明归还日期。（五）保密规定1.查阅、借阅档案的人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及公司/组织机密的档案，查阅、借阅人员应妥善保管，不得擅自复印、拍照、传播。3.档案管理人员应对查阅、借阅档案的情况进行记录，发现问题及时报告公司/组织领导。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关档案鉴定标准，结合公司/组织实际情况，对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保管期限。2.对保管期限已满且确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、档号、数量、销毁原因等内容。3.《档案销毁申请表》经档案鉴定小组组长签字同意后，报公司/组织领导批准。（四）销毁程序1.档案管理部门根据公司/组织领导批准的《档案销毁申请表》，组织实施档案销毁工作。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.档案销毁完毕后，档案管理人员应填写《档案销毁清册》，注明档案名称、档号、数量、销毁日期等内容，并由监督人员签字确认。5.《档案销毁清册》应永久保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应及时、准确、完整，定期向上级主管部门和公司/组织领导报送。（二）移交工作1.公司/组织因机构变动、撤销等原因，需要将档案移交其他单位的