档案管理制度1

档案管理办法

第一条目的

为加强企业档案管理工作，维护档案的完整与安全，便于企业各部门人员

的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据国家有关档案管理的法

律、法规，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有

保存价值的文件材料，包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。

第三条职责

档案管理工作设立档案管理员，对企业内的档案资料实行统一管理，各部

门设立二级档案员，由档案管理员组织协调。

档案管埋员，负责组织各部门做好档案归档，作，对档案文件进行验收、

整理、保管和提供利用，并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组

织、指导和监督。

各部门档案员，负责部门内档案的收集、整理工作，并于指定时间将部门

档案移交至档案管理员。

第四条档案的分类及编号

(一)类别设置

本企业档案共分八大类：文书档案(A)、工程档案(B)、合同档案(C)、会计

档案(D)、人事档案(E)、声像档案(F)、实物档案(G)、设计档案(H)。大类月英

文字母作代字，大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下：

A文书档案

B工程档案

C合同档案

D会计档案

D1会计报表

D2会计账簿

D3会计凭证

D4其他会计材料

E人事档案

E1财务综合部

E2总经办

E3设计部

E4技术部

E5项目管理部

F声像档案

F1视频

F2照片

G实物档案

H设计档案

（-）编号方法

1.文书档案编号

文书档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及

保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1,30年为4,10年为5,

同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。

例：A/1/2016/1

II|件号（第1件）

--------年度（2016年）

।--------------保管期限代号（永久）

।------------------大类代字（文书档案）

2.工程档案编号

工程档案按工程项目组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及工

程项目代号）/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。

例：B1/1

I।---------案卷号（第1个案卷）

----------工程项目代号（第1项工程）

।------------大类代字（工程档案）

3.合同档案编号

合同档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及

保管期限代号）/年度，件号。保管期限代号永久为1,30年为4,10年为5,

同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。

例：C/1/2016/1

II|件号（第1件）

--------年度（2016年）

।--------------保管期限代号（永久）

।------------------大类代字（合同档案）

4.会计档案编号

会计档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及

属类代号）/年度/件号C同一属类的归档文件每年从“1”开始编件号C

例：D3/2016/1

I______案卷号（第1个案卷）

----------年度（2016年）

----------------属类代号（会计凭证）

------------------大类代字（会计档案）

5.人事档案编号

人事档案按个人组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代

号）/案卷号。每个员工从“1”开始编案卷号。

例:

案卷号（第1个案卷）

部门代号（财务综合部）

大类代字（人事档案）

6.声像档案类编号

（1）视频档案，采用按件归档整理方法，一次工作或活动所形成的视

频为一件档案材料，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年

度/件号。每年从“1”起编件号。

例：F1/2016/1

件号（第1件）

年度（2013年）

属类代号（视频）

大类代字（声像档案）

（2）照片档案，按组整理归档，一次活动形成的照片为一组，其编号

结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/组号/张号。每年从

“1”起编组号，每组照片从“1”起编张号。

张号（第1张）

组号（第1组）

年度（2010年）

属类代号（照片）

大类代字（声像档案）

7.实物档案编号

实物档案每年按件整理归档，其编号结构模式为：分类号（大类代字）/年

度/件号。每年从“1”开始编件号。

例：G/2016/1

I——件号（第1件）

-----------年度（2016年）

----------------大类代字（实物档案）

8.设计档案编号

设计档案按年度立项项目组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字

及工程项目代号）/年度/案卷号。每个项目从“：”开始编案卷号。

例：H1/2016/1

I______案卷号（第1个案卷）

----------年度（2016年）

----------------设计项目代号（第1项）

------------------大类代字（设计档案）

第五条文件的整理和归档时间

（一）文件的整理

1.归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文

字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。

2.归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝

墨水等不耐久的书写材料。

3.归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当

增加份数。

4.档号章、档案盒背脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填

写，也可盖字粒章或打印；档案目录应当打印并使用A4规格纸张。

5.总经办要定期定已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档

案进行登记造册，经部门领导审核、总经理批准后方可销毁，任何人不得擅自

销毁档案。

（二）文件的归档时间

各部门档案员应按照相关规定时间向档案管理员移交上年度档案，集中管

理。电子档案需相关部门负责人上传至指定移动硬盘的文件夹中。

1

^档案负责

1归档内容移交时间

类别部门

各类资质文件、证件（营业执照

财务综正副本、组织机构代码正副本、由财务综合部负责保

合部IC卡、国地税税务登记证副本、管

文15

1开户许可证等）

档案

会议记录、会议纪要、简报、公

相关经

司发文、工作计划、工作总结、每季度移交

办部门

设备及资产的登记资料等

工程类合同待工程完

工程承包及发包、销售、购置、

合同财务综工结算后3个月内移

2商务、转让等各类合同协议的正

档案合部交，其他合同于次年

本原件

2月移交

个人简历、入职表、身份证明材

总经办料、学历、职务证明材料、契约员工入职1周内移交

人事性文件

3

档案异动（调动、转正、调薪、离职由财务综合部负责人

财务综

等）、绩效管理、培训及奖惩等办理好手续周内，

合部1

相关材料移交

电子及纸质相关资料，具体见

工程待工程完工结算后3

4技术部《工程档案归档范围及保管期

档案个月内移交

限》

会计财务综相关资料•，具体见《会计档案归由财务综合部负责保

5

档案合部档范围及保管期限》管

声像相关经相关资料，具体见《声像档案归活动结束后1个月内

6

档案办部门档范围及保管期限》移交

实物相关经相关资料，具体见《实物档案归实物颁发后1个月内

7

档案办部门档范围及保管期限》移交

电子及纸质相关资料，具体见

设计

8设计部《设计档案归档范围及保管期于次年2月移交

档案

限》

第六条各类文件材料归档范围及保管期限

(-)文书档案

文书档案归档文件采用单件归档整理方法，以“件”为单位进行排列、

装订、编页码、编档号。不同年度的要分开整理。

1.划分保管期限：按照《文书档案归档范围和保管期限表》，将归档文件

材料划分为永久、30年、10年三种保管期限。

2.排序：对同一形成年度同一保管期限的归档文件进行排序。一般按时

间、机构或问题、文号等先后顺序排列，尽量将同一事由的文件排列在一起。

3.编页码：没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，

正面编于右上角，反面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页

码；1份文件各部分(如收、发文处理单和定稿)已有独立正确的页码时不用

再编页码，合并计算其总页数即可。编页号时采用打码机。

4.盖档号章：每“件”加盖档号章，档号章的位置一般盖在文件首页左上

方空白处。如文件首页上方不够位置盖章，可盖在文件首页左下方空白处，如

上下方都不够位置，可另加白纸封面。档号章可用字粒章填写，也可手工填

写，要求工整。

档号章示例:

全宗号类别号A期限永久

年度2016机构件号1

全宗号：是档案馆进馆单位所编制的实体管理号，无则不需填写。

类别号：文书档案大类代字

期限：文件保管期（永久，30年，10年）

年度：文件形成年度

机构：归档文件的承办机构（规范化简称）

件号：文件在该年度同一保管期限内的排序号

5.装盒：将整理好的归档文件按照编号顺序装入文书档案盒内，并填写档

案盒背脊、盒内备考表。不同年度不同保管期限的归档文件不能装在同一盒

内。

6.著录上传：在文书档案Excel中著录每份归档文件的基本信息。著录项

目包括：全宗号、类别、保管期限、年度、件号、文号、责任者、文件题名、

FI期、页数等.

7.文书档案归档范围及保管期限

序

保管

号归档文件材料名称或类型备注

期限

1企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，董事永久

会、股东会、监事会和经理层机构及变更

2董事会、股东会、监事会活动永久

3企业制定的规章制度永久

4企业年度总结、计划永久

5一般的会议纪要、30年

6综合性行政事务30年

（二）工程档案

工程档案的平时收集和管理工作由技术部指定专人负责，与项目建设进程

同步。从项目申请投标起，即应开始进行工程档案材料的收集，项目竣工后，

要及时补充收集相关材料，确保文件材料的齐全完整。

L组卷：工程档案按建设项目，区分前期准备、设计、施工、监理、竣

工、使用维护等形成阶段，结合考虑文件材料内容、数量、保管期限进行组

卷。案卷题名应简明、准确地揭示建设项目名称、阶段名称、文件材料种类。

2.编号；整卷装订的案卷，以卷为单位编连续页码。编号时，只对文件材

料的有效页面编页码，空白页面不编。编号位置：正面编于右下角，反面编于

左下角。编页号时采用打码机。本身有正确页码或单页的文件材料不需再编页

码。

3.案卷装盒：整卷装订的，将装订好的案卷按照编号顺序装入档案盒内。

散件装订的，将卷内文件目录、文件材料依次装入档案盒内。

4.著录上传：在工程档案Excel中著录每个案卷和每份卷内文件的基本信

息。卷内文件著录项目包括：全宗号、类别、保管期限、文号、责任者、文件

题名、日期、页数、备注等；案卷著录项目包括：全宗号、项目编号、案卷

号、案卷题名、立卷单位、保管期限、密级等。同时在档案移动硬盘上传每份

卷内文件相应电子文件，无相应电子文件的卷内文件需扫描上传。电子档案存

放路径：可移动硬盘\工程档案\工程项目案卷号。

5.工程档案归档范围及保管期限

序

保管

号归档文件材料名称或类型备注

期限

1招标文件

2投标文件

3中标通知书

4监理、设计、施工合同

5工程开工报告及施工组织设计、技术交底

6图纸会审、变更及洽商记录

7设计变更单及相关资料（报价单，审核确认单）

8施工现场签证记录永久

9隐蔽工程检验记录

10现场施工图片

11施工日志

12施工材料合格证和检验报告

13工程结算书

14工程结算审批表、竣工验收移交证明书、交工验收现场记

录及竣工验收报告等

15相关竣工图纸

（三）合同档案

合同档案采用单件归档方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、

编档号。不同年度的要分开整理，合同档案保存期限为永久。

1.排序：对同一形成年度同一保管期限的归档文件进行排序。一般按时

间、机构或问题、文号等先后顺序排列，尽量将同一事由的文件排列在一起。

2.编页码：没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，

正面编于右上角，反面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页

码；1份文件各部分（如收、发文处理单和定稿）已有独立正确的页码时不用

再编页码，合并计算其总页数即可。编页号时采用打码机。

3.盖档号章：每“件”加盖档号章，档号章的位置一般盖在文件首页左上

方空白处C如文件首页上方不够位置盖章，可盖在文件首页左下方空白处，如

上下方都不够位置，可另加白纸封面。档号章可用字粒章填写，也可手工填

写，要求工整。

档号章示例:

全宗号类别号C期限永久

年度2016机构件号1

全宗号：是档案馆进馆单位所编制的实体管理号，无则不需填写。

类别号：合同档案大类代字

期限：文件保管期（永久）

年度：文件形成年度

机构：归档文件的承办机构（规范化简称）

件号：文件在该年度同一保管期限内的排序号

4.装盒：将整埋好的归档文件按照编号顺序装入文书档案盒内，并填写档

案盒背脊、盒内备考表。不同年度不同保管期限的归档文件不能装在同一盒

内。

5.著录上传：在合同档案Excel中著录每份归档文件的基本信息。著录项

目包括：全宗号、类别、保管期限、年度、件号、合同编号、责任者、合司题

名、日期、页数等。

（四）会计档案

会计档案采用单件归档整理方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页

码、编档号，不同年度的要分开整理。“件”是归档文件的整理单位，一般以

每份文件为1件。1份会计报表为1件、1本（份）账簿为1件、1册（本）凭

证为1件。“件”题名应准确概括该件会计档案的形成单位、时间、内容、文

件名称。

1.编码：没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，正

面编于右上角，反面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页

码；1份文件各部分已有独立正确的页码时不用再编页码，合并计算其总页数

即可C凭证类不需要编页码C编页号时采用打码机C

2.盖档号章：每“件”加盖档号章，档号章的位置一般盖在文件首页左上

方空白处。如文件首页上方不够位置盖章，可盖在文件首页左下方空白处，如

上下方都不够位置，可另加白纸封面。档号章可用字粒章填写，也可手工填

写，要求工整。

档号章示例:

全宗号类别号D1期限永久

年度2016机构件号1

全宗号：是档案馆进馆单位所编制的实体管理号，无则不需填写。

类别号：文书档案大类代字

期限：文件保管期（永久，25年，15年、5年）

年度：文件形成年度

机构：归档文件的承办机构（规范化简称）

件号：文件在该年度同一保管期限内的排序号

3.著录上传：在Excel中著录每份归档文件的基本信息。著录项目包括：

全宗号、类别、保管期限、年度、件号、文号、责任者、文件题名、日期、页

数等。

4.会计档案归档范围及保管期限

序

号保管

备注

类型

名称或

件材料

归档文

期限

Dl^f

）

报告

财务

汇总

部门

主管

各级

（包括

克表

字分析

包括文

）

决算

（预、

报告

财务

年度

1

永久

告

财务报

季度

月、

2

字分析

包括文

5年

簿

D2账

25年

1

纳账

现金出

款账

银行存

2

25年

3

总账

25年

4

类账

明细分

25年

证

D3凭

15年

1

证

原始凭

15年

2

证

记账凭

证

汇总凭

15年

3

D4J

匕他

15年

交清册

会计移

1

清册

案保管

会计档

2

永久

清册

案销毁

会计档

3

永久

4

5年

表

额调节

银行余

账单

银行对

5

5年

案

人事档

（五）

。

方法

立卷

档的

人一

实行i

案，

础档

的基

统一

建立

周内

职一

工入

在员