档案管理制度范本

力资源管理实用工具

模块三：招聘选拔与配置

档案管理制度

档案管理制度

（模板）

说明：本制度对档案所指的具体内容、档案管理机构及职责进行了明确

说明，同时就档案管理过程和方式进行了详细阐述和明确规定，旨在加强公

司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益。

第一章总则

第一条档案管理目的：为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公

司合法权益，特制订本规定。

第二条档案管理内容：档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经

营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种

形式（文字资料、印刷品、电子资料、光盘、数据盘、实物等）的账册、

凭证、报表、合同、技术资料、宣传册、各类方案、声像、荣誉实物、证

件等不同类别的历史记录。

第三条适用范围：公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第四条档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

第二章档案机构及其职责

第五条公司各部门指定专人负责档案管理工作（如资料员）。

第六条档案工作由公司总经理统一领导，人力资源部（或办公室）负责接收、收

集、整理、立卷存档、保管，并监督各司门的档案管理工作。

第七条人力资源部（或办公室）应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，

采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

第八条本制度监督责任部门为人力资源部（办公室），第一责任人为各部门指定的

资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。

第三章档案的管理

第九条整理办法：

1.方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

2.步骤：

A.收集

文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

企业科技（包括研发项目、活动项目等）档案类：立竣工工程（完成项目）

卷，未竣工工程（未完成项目）资料整理成册。

B.整理根据分类和成立时间整理。

C.分类根据下述分类方法分类

D.立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

第十条过程管理：

1.属于公司保管的档案：公司及各部门的资料员做好平时文件的预立卷

工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预

立卷的文件整理成册移交人力资源部（办公室）保管，任何人不得据为

己有。

2.属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报人力资源部

第二十条有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依

法追究刑事责任：

I.毁损、丢失或擅自销毁企业档案

2.擅自向外界提供、抄摘企业档案

3.涂改、伪造档案

4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者

5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）

第六章附则

第二十一条本制度解释权归公司人力资源部（办公室），如有不明之处，请向人力

资源部（办公室）咨询。

第二十二条本制度自年月日起实施。

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行政管理制度

编制：

审核：

批准：

实施日期：年月日

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目录

第一章文件管理办法...............................................3

第二章车辆管理规定...............................................7

第三章会议管理办法..............................................10

第四章办公用品管理办法.........................................13

第五章钥匙管理办法..............................................14

第六章印章管理办法..............................................15

第七章保密制度..................................................18

第八章固定资产制度..............................................21

第九章请示管理制度.23

第十章保安管理办法.............................................24

第十一章食堂管理办法26

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第一章文件管理办法

1目的

对与管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件和资料都

现行有效，保证管理体系正常运行。

2适用范围

本程序适用于公司所有关文件和资料(包括外来文件)的管理。

3职责

3.1综管部负责公司所有文件的管理，并负责组织其他各部门编制各类管理方面的文

件。

3.2技术部负责所有图纸、工艺文件、检验文件、技术文件和外来技术文件的控制。

4T作程序

4.1文件和资料分为如下几类：

(1)规章制度类

(2)外来技术文件，包括各类国家标准、行业标准和地方标准、各种手册等。

(3)顾客提供的图纸、技术文件等。

(4)图纸、技术文件、工艺文件、作业指导书等文件。

(5)向各类合同。

4.2文件编号

为对公司文件进行统一管理，公司所有文件都必须编号，包括表单。

4.2.1文件编号办法如下：(共18个字符组成)

OECH/XXXXXX—XX—A/0(版本号)

।-------------A文件序号

--------------------►文件发布年

----------------------------＞发文部门汉语缩写

文件序号：为该发文部门的流水号，由2位自然数组成，若不足两位，前面用

0代替。

例：文件编号：OECH/SC2013-01-A0表示生产部2013年发布的第一份文件

4.2.2表单编号方法同文件编号方法，只是在文件序号后+“B”(共19个字符组成)

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例：表单编号：OECH/SC2013-11B-A0表示生产部2013年制作的第1-一个表

单

4.2.3合同编号：（共22个字签组成）

OECH/HTXXHXX—迄XX（合同序号）-A/0

I_____________►合同签订者汉语缩写代号

--------------------＞合同签订年份

__________________________►合同签订部门汉语缩写

例：合同编号：OECH/CG2013-TY08-A0表示采购部田勇2013年的签订的第8

份合同

4.2.4不论是公司内部文件，还是外来文件（含合同），统一由综管部编号下发存档。

4.4文件的制定、修改、废止

4.4.1文件制定，由制定部门填写《文件制定/修改/废止申请单》会同文件所涉及的部

门审核，总经理核准。

4.4.2文件制定（修改、废止）经总经理核准后，交综管部负责办理相关手续。

4.4.3技术文件、工艺文件、作业指导书等文件由相关部门负责组织编写，相关责任

技术工程师审核，对于工艺规程、技术标准等重要文件，应由总经理批准。

4.4.4文件经多次更改或需进行大幅度修改时应进行换版、换页。新文件版次为A/0,

每修改，次升为A/1,每换版•次升为B/0,依次类推。

4.4.5需归档的文件移交综管部存档管理。作废文件由综管中按《文件发放/回收登记

表》的发放范围收回文件并记录。

4.4.6文件销毁由综管部填写《文件销毁申请单》，经总经理批准后统一销毁。需保留

的作废文件，经总经理批准后，由综管部作好“作废保留”记录存档。

4.4.7文件保存，要考虑并按照相应的法规、通用准则、顾客和产品责任方面的要求执

行：

a.作废的规章制度等重要文件保存期为2年；

b.工艺流程、作业指导书等指导书文件的保存（包括图纸客户标准等）保存期

为规定的有效期加一年（顾客有特殊要求时按要求执行）；

c.涉及产品安全的文件保存期为停产后加15年；

d.有存储价值的要双份存档。外来文件（包括工程标准、规范、图样等）

4.4.8每年年底综管部对文件进行一次清理核销，按规定流程处理。

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4.5外来文件的控制

4.5.1所有外来文件均需到综管部办理登记手续，未在《外来文件登记薄》登记的外

来文件，不得在公司范围内使用。

451对（技术）外来文件，由技术开发部立即转化为本公司文件，并进行标识，经总经

理审批后进行发放（如牵涉到客户专利技术应该加以保密）。

4.5.2需要直接引用的外来文件，由文件对口部门的分管领导审核，经总理批准后，

方可引用。

4.6文件的发放、回收

4.6.1文件统一由综管部发放，并确保为最新版本。

4.6.2图纸、技术文件、工艺文件和检验文件的发放范围由综管部根据需要确定。

4.6.3文件领用人应在《文件发放登记表》上签字后领取文件。

4.6.4文件破损不能使用时，文件使用人应到综管部办理领用手续并交回破损文件。

文件发放人应在《文件发放登记表》上注明“文件换新”标记，原破损文件按有关规

定销毁。

4.6.6文件使用人丢失文件需要补领时，综管部重新发放文件后应在《文件发放登记

表》上注明“文件丢失补领”。

4.6.7当需要使用文件的人员未领到文件时，不得随意使用其他人的文件复印件，应

填写《文件领用申请表》，到综管部领用C

4.6.8若已发行文件有修改时，旧版文件及时交综合部统一处理。

4.6.9综管部依《文件发放登记表》上登记领用的情况收回，并请上交人签字确认收

回。

4.7文件的管理

4.7.1综管部应列出各类文件的现行状态清单，并于每月对各部门所列的文件清单目

录抽查核对v

4.7.2需临时借阅文件的人员，应到综管部办理借阅手续，并按时归还。

4.7.3持有文件的人员调离工作岗位时，应按《文件发放登记表》将所持文件交还文

件到综管部。

4.7.4所有文件应归档保存。

5.流程图：

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第二章车辆使用管理办法

1.目的：

为保证公司车辆管理的规范、有序，充分利用公司资源，提高车辆使用效率，特制定

本制度。

2.范围：

2.1公司班车、接待用车、公务用车等车辆的使月和管理；

2.2总经理等公司领导专用车不适用本规定；

2.3外来单位车辆进入我公司办公区域需遵守本规定。

3.职责：

3.1综管部负责整个公司车辆的调度、保养、维修、年审及各种费用的交纳等工作，

并负责定期组织召开驾驶员安全工作例会，学习交通法规和安全纪律，加强驾驶员安

全驾驶意识；

3.2车辆在使用过程中，车辆使用人负有监督驾驶员遵守交通法规，注意行车安全的

责任。车辆使用人也应遵守相应交通、安全法规和公司车辆使用管理的相关规定，不

得引导和强迫驾驶员违反交通法规和公司车辆管理规定；

3.3驾驶员定期对车辆进行清洁、保养、检查，按规定做好各种车辆使用纪录，保证

车辆内外干净、整洁和车辆行驶的良好状态，以保证车辆的正常使用；

3.4公司保安人员对本单位车辆和外来车辆的驶入、停放和驶出负有检查、引导等责

任。对于停放在公司内的任何车辆，保安人员负车辆安全责任。

4.车辆使用与调度程序：

4.1公司各部门需要用车，应提前1天填写《用车申请单》，对用车事由、时间、行程

进行安排，经部门负责人签字后交综管部派车，市外出差用车需总经理批准；

4.2综管部根据事务重要、紧急程度以及车辆使用情况填写《派车单》派车；若因《用

车申请单》填写不规范（含信息填写不完整）的，综管部有权不派车，若因此造成延

误事务的，由填写《用车申请单》的人承诺责任。

4.3驾驶员每日根据《派车单》在综管部领用车钥匙，并在《车辆外出登记表》上登

记完后，按规定出车；

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4.4出车任务完成回公司后，驾驶员将车钥匙送回综管部保管，并在《车辆外出登记

表》上登记行程里程数，车辆使用人在该表中“核准人”栏内签字确认。车辆使用人

若未签字确认，视该车辆使用为私自用车，并按相应规定处罚。

4.5若发现实际使用公里数与登记公里数不一样时，应及时向综管部说明原因，由综

管部按相关规定统一报请处理。

4.6节假日用车应提前安排，并办好派车手续，如因特殊情况来不及办理的，需电话

征得综管部同意，并在用车结束后的2个工作日补办相关手续。

4.7保安人员对进出公司的车辆严格检查。公司左辆凭《派车单》放行，外来车辆凭

相关证件登记进入公司，并按规定停放。

4.8保安人员对进出公司车辆应一律检查是否载有违禁、危险或易燃物品，若车辆载

有货物时，应查验无误后，凭《车辆放行单》放行；

5.车辆的维修和保养

5.1每车配有专用加油卡，驾驶员及时注意卡内金额，若卡内余额低于200元时要及

时通知综管部充值，使用完毕后加油卡一律交由综管部保管（加油单据）。

5.2驾驶员保持车辆处于良好状态，每日应对油量、电路、刹车、水箱、车灯、电瓶、

转向、传动等关键部位进行检查和维护，及时更换，加注机油、润滑油等，以保证车

辆的正常使用。

5.3车辆一般性保养工作由驾驶员在正常工作时间内自行完成，平时应注意保持车容

车貌整洁，如车辆外部、车内座椅、车厢内、发动机引擎等部位的干净整洁。原则上

车辆每周至少清洗一次，在特殊天气情况下可根据车况适当调整。雨雪等恶劣天气后

及长途返回时，车辆外表严重污染的应及时清洗。

5.4车辆维修应事先书面申请，填写《车辆维修申请单》，经综管部核验后报总经理批

准，方可送修。在维修时，司机应在维修现场监督，以保证质量。如出现增修项目，

应及时汇报。维修后按维修项目审核无误后方可在价格单上签认：

5.5车辆行驶途中如发生故障而急需修复和更换零件时，要根据实际情况处理并及时

上报公司，如有同车人员可请同车人员签字证明，然后进行报销；

5.6如因驾驶人员操作不当或平时缺少保养而致使车辆损坏或机件故障，其维修费视

情节轻重，决定驾驶人员承担比例；

6.车辆使用注意事项

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6.1驾驶员须持有合法驾驶执照，每辆车确定专人负责驾驶、保养、维修；

6.2驾驶员出车应严格遵守交通规则和操作规范，做到精力集中，谨慎驾驶，不开“斗

气车”、“英雄车”、“带病车二途中不得擅自搭载他人和货物。

6.3用车人不得向驾驶员提出违反公司车辆管理规定的要求，否则驾驶员有权拒绝；

6.4除公司领导自驾车外，公务车原则上由专职司机驾驶,不得借于非公司人员使用，

若因特殊情况必须经公司总经理批准。严禁将车辆交给无证人员驾驶，任何人不得利

用公司车辆练习驾车；

6.5驾驶员要注意休息，严禁酒后驾车，严禁疲劳驾驶。

6.6凡早晚或节假日没有安排任务的车辆，于规定地点停放，不得擅自动用。

6.7公司所有车辆原则上不得外借，确因工作原因需外借的，由总经理批准，关在综

管部办理外借手续，注明借用人，交还时间、交还地点后方予外借。

6.8私人用车（仅限急用车），按规定申请用车后，在不影响公司运和情况下可派车,

一切费用个人负担，自行向财务部缴纳。

7.车辆使用相关责任处理

7.1驾驶员出车违章罚款，公司一律不予报销（因公司原因除外）；

7.2随车工具备件丢失者，当事人负责赔偿；

7.3车辆发生交通事故，由当地交警部门裁定责任。由此引起的车辆维修费用和笫三

者医疗费用，经保险公司折赔后，按下列规定办理；

7.3.1负全部责任者，个人承担保险折赔后剩余部分的100%；

7.3.2负主要责任者，个人承担80%；

7.3.3同等责任者，个人承担60%；

7,34次要责任者,个人承担30%；

7.4驾驶员全年行车不发生大小事故，没有违章记录，并能按时出车，做好行车记录，

年终给予奖励。

8.其它：

8.1本制度有规定的内容，若相关人员未遵照执行的，综管部视情节轻重，扣除相应

的绩效分数。

8.2本制度由综管部拟定、修改并负责解释。

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第三章会议管理制度

1.目的

为规范公司会议管理，做好上情下达和下情上报工作，加强各部门之间的沟通协调，

实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效

落实，以有效地开展各项工作，特制度本制度

2.适用范围

2.1周例会（周例会定于每周五下午16：00在办公楼二楼会议室召开）

2.2专题会议（专题会议是根据公司特定情况下安排不定时召开，时间以通知为准，

如合同评审会）

2.3临时会议（在特殊紧急情况下临时召开，时间以通知为准）。

3.职责

3.1会议发起人、主持人

3.1.1确定会议目的

3.1.2确定会议议程及参会人员、审核会议通知

3.1.3控制会议时间，掌控会议节奏与进度，把握会议重点不偏离主题

3.1.4确保会议不受干扰，主动处理解决干扰性行为，例如：窃窃私语、故意刁难、

逃避责任，急于了事和专横自大等。

3.1.5平衡发言，发挥群体力量，确保每位与会人员都发表意见，善用群体专长,

增加每位与会人员对会议结论的支持；

3.1.6确认会议结束时提出未完成事项，同时责任明晰，完成期限明确具体。

3.1.7会议若不能准时召开等其它变变要在会前协调；

3.1.8会议纪律的监督、会议记录的签核

3.1.9会议或对策实施效果跟踪验证。

3.2会议通知

3.2.1制作会议通知（会议通知内含会议议程）

3.2.2确保通知到位，每位参会人员要在会议通知上签名；

3.2.3异常状况及时通知会议主持人；

3.2.4会议因故取消或延迟，至少提前30分钟通知相关人员。

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3.3会议记录

3.3.1负责监督与会人员在《会议签到表上签到》

3.3.2现场记录会议内容（文字记录和会议决议事项追踪情况）

3.3.3会议结束后的一个工作日内，整理会议记录，形成会议纪要，报会议主持人签

字，并发放给与会人员。

3.3.4协助会议主持人跟进会议执行情况。

3.3.5报告上次会议纪要安排的工作内容。

3.4参会人员

3.4.1事前准备相关资料；

3.4.2遵守会议纪律；

3.4.3会后传达会议精神并进行工作安排，付诸行动；

3.4.4临时突发事件导致不能准时参与或缺席者，至少提前30分钟，通知会议主持

人，并委托代理人参加。

4、会议纪律

4.1全体与会人员均有负责保证会议不受干扰。

4.2与会人员会议期间手机关机或将手机调整为振动；会议期间原则上不允许接打电

话，如有紧急事务处理，需征得主持人同决后到会场以外的地方接听。

4.3会议期间，未经主持人许可，不许交头接耳或处理与会议无关事宜；

4.4会议期间如遇急事需要亲自处理时，应知会主持人：

4.5需要提问时，首先应征得主持人同意，或在主持人的安排下发言；

4.6与会人员在会议开始时，须在《会议签到表》上签到，否则，依缺席情况处理。

5、会议处罚

5.1每周例会必须及时召开，否则予以会议主持者每次100-200罚款

5.2参会人员不得迟到、早退、中途离场，迟到、早退者每次予以50元的罚款

5.3与会人员通讯工具应调为无声，有来电时视情况接听，否则一次罚款50元

5.4与会人员未事先知会，乂未交待代理人参加，视为无故缺席，罚款200

5.5全年会议均有参加并无任何违反以上规定者年底奖励200元

5.6受到会议处罚的员工，须在会议结束3个工作日内自行将相对应的罚款金额缴到

综管部，否则，财务有权从其当月工资中扣除双倍罚款缴综管部，当用会议经费使用。

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6.其它

6.1公司周例会在固定时间固定地点固定召开，天再另行通知，各相关人员应自觉按

时参加。

6.2其它会议内容于会议通知中说明，周例会主要讨论内容如下：

6.2.1对本周的工作总结

6.2.2本周工作的完成情况及进度说明

6.2.2本周工作中存在的问题、分析及改善措施；

6.2.3所属工作有进展难度时，提出帮助请求，并集体讨论解决；

6.2.4协调各部门工作进度，使各项生产、经营活动按照预期目标有序进行；

6.2.5下周工作部署及安排

6.3周例会时间原则上控制在40分钟之内，各部门汇报工作掌握在5分钟之内。其

它会议时间视情况而定，原则上最长不得超过2小时，若会议时间较长，会议主

持者视情况安排中场休息。

6.4会议处罚金用作会议经费使用，如购买水果、聚餐等，综管部必须做好相应的记

录。任何参会人员均可随时抽查会议经费的用处，监督会议经费的使用。

6.4本制度由综管部制定、修改与解释，经总经理批准后实施。

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第四章办公用品管理办法

1.目的：

为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序，

节俭节约，避免浪费，特制定本制度。

2.适用范围：公司全体员工

3.职贡

3.1综管部为公司办公用品的统一管理的归口部门

3.2各部门负责人负责本部门办公用品的费用控制。

3.3办公用品领用人负责个人办公用品的保管及登记、交接手续的办理。

4.办公用品购买流程

4.1各部门负责人于每月25日前提交本部门下月办公用品的计•划，填写《办公用品申

购表》交综管部'审核。综管部负责公共用品的申购，如更印纸等。

4.2综管部于每月5日前提交《每月办公用品库存情况表》及《每月办公用品计划采

购表》交总经理审核。

4.2.1《每月办公用品计划采购表》由综管部根据各部门提交的《办公用品申购表》

及《每月办公用品库存表》统计汇总。

4.3为节约人力、物力，原则上公司办公用品每月只集中采购一次。出纳每月10日

左右根据总经理批准之《办公用品采购计划表》采购办公用品。

5.办公用品的保管

5.1综管部对于采购来的办公用品作好入库登记，填写《办公用品出/入库登记表》

5.2新办公职员原则上于入职当天到综管部领用水笔及笔记本各一，并作好领用登记。

5.3综管部为各部门建立《办公用品领用登记表》，员工领用办公用品时按部门在《办

公用品领登记表》上签字确认。

5.4员工应保管好自己的办公用品，原则上同样的办公用品每月只能领用一次。

5.4为控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象，如笔记本、水笔笔芯、胶水、计算

器等办公用品需重新领用时应以旧换新。

5.5凡离职人员在办公离职交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）

如数归还，有缺失的应照价赔偿，否则，不予办理相关手续。

6.本制度由综管部制定、修改与解释，经总经理批准后实施。

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第五章钥匙管理制度

1.目的：

为保障公司设备、财产、人身安全，规范钥匙管理，落实钥匙管理责任，特制订

本制度。

2.适用范围：公司各部门（办公桌及文件柜钥匙由该使用人管理，不在此制度范围内）

3.职责：

3.1综管部负责公司所有钥匙的保管、取用聋记、回收、配制的管理。

3.2钥匙持有人负责所配置钥匙的使用和保管，并对所配置钥匙安全负责。

4.钥匙使用要求

4.1综管部应对公司所有钥匙进行登记，在《公司钥匙一览表》上登记，并注明钥匙

现保管人，明确钥匙数量及相关责任人。

4.2每新增加一把钥匙，综管部必须进行登记注明钥匙数量及保管人。

4.3原则上公司宿舍、办公室钥匙一般分配两把，综管部须备用所有钥匙一套，以备

急用。

4.4如因公需使用钥匙，需在综管部填写《钥匙领用登记表》并说明理由，用完后应

立即归还签字，若因未还归所造成的责任，由领用人承担。

4.5个人领用钥匙后，不得任意复制或借予他人使用，否则负连带责任。

4.6任何个人未经允许，不得私自复制钥匙，如因工作需要复制钥匙，由综管部统一

复制。

4.7钥匙保管人员须保管好钥匙，不准任意乱放以防丢失或被无关人员使用，当有关

人员需要使用钥匙时，应亲自持钥匙开关门。

4.8若因工作所需，需要临时调用钥匙的，需到综管部办理钥匙领用手续，未办理手

续，私用将钥匙借给他人挪用，造成后果的，钥匙保管人，需负连带责任。

4.9钥匙保管人一旦丢失钥匙，应立即到综管部报备登记。

4.10钥匙保管人离职时必须办理钥匙交接手续，否则，不予办理相关手续。

5.本制度由综管部制定、修改与解释，经总经理批准后实施。

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第六章印章管理办法

1.目的

为规范公司的印章管理，确保印章使用恰当、安全，维护公司形象和声誉，保证

公司利益，避免因印章使用不当出现的问题和风险，特制定本办法。

2.适用范围：公司各部门

3.职贡

3.1总经理

3.1.1负责授权印萱的使用和管理人员（部门）

3.1.2负责核准印音的刻制

3.1.3负责核准正式印章的作用

3.2综管部

3.2.1负责制定印意管埋制度

3.2.2负责公司印置的备案工作

3.2.3负责公司印置的刻制、注销工作

3.2.4负责授权范围内印章的管理及用印监督

3.2.5审核各部门印章刻制需求，上报总经理核准。

3.3财务部

3.3.1负责对授权范围内印刷使用和管理

3.4各部门

3.4.1各部门可根据工作需要，向综管部提巴部门专用印刷的刻制需求，并在获

批后，使用及保管。

3.4.2因工作所需，需要用印章时，按规定使用。

4.印章的刻制

4.1各部门根据工作需要提出印章刻制申请，填写《印章刻制申请表》，报综管部

审核，总经理批准。

4.2综管部根据经批准的印章刻制申请，按规定到公安备案，并在指定的印章刻制

点刻制。

4.3己刻制好的印章由综管部填写《印章样式各案表》进行备案。

4.4经备案后的印章，由总经理签核《印章管理和使用授权书》交相关部门负责人

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保管。

5.印章的使用

5.1用工作需要，使用印章时，须到综管部填写《印章使用情况登记表》经批准后,

到印章保管人处盖章。

5.2印刷使用批准权限

印章类别部门负责人综管部总经理保管人

公司公章市核市核核准用印

合同专用章审核审核核准用印

部门专用章核准审核用印

5.3印章原则上不外带使用，若确因工作需要外带使用时，应填写《印章外带使用

审批表》报部门负责人、综管部审核，总经理批准后，由印章保管人协同使用人员共

同外出办理盖章手续。

5.4印章外带使用后，使用人应在《印章使用情况表》上备注“已归还”，以保证使

用登记的完整性。

5.5任何人不得在空白纸张上提前加盖公司印章。

5.6综管部保存《印章使用情况登记表》、《印章外带使用审批表》作业公司档案永

久保存。

6.卬章的保管

6.1印章管理人员应严格履行审批、登记手续，在使用和管理中如遇特殊情况或出现

重大问题，必须立即向领导报告，不得擅自处理。

6.2印章管理人员如二作变动，应及时上缴印章，由重新确定的印章管理人员另行办

理接收印章的手续，不得私自转交他人。

6.3印章管理人员如请假等情况需要离开工作岗位较长时，必须将印章委托专人暂

时代管，代管期间印章使用情况及有关记录应及时进行交接。

6.4印章应及时清洗，确保字迹清晰、端正。不用时，均应置于保险柜、保险箱内，

专门加锁，号码要保密。

6.5因印章磨损严重需要重新刻制的，按制度印章刻制程序办理

6.6若不慎将印章遗失，责任人要及时按规定提出补制申请

6.7因工作需要印章注销时，因到综管部办理注销手续，并将注销印章交综管部保

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管。综管部应按规定到公安部办理注销手续。

7.印章保管人的责任及处罚

7.1印章管理人员要尽职尽责、不徇私情，严禁以职谋私，以章谋私。对遗失或违反

规定使用印章给公司造成损失者要严肃处理，应追究其相应的民事或刑事责任。

7.2印章保管人有责任确保印章的安全，若出现遗失或保管失当导致印章非正常使

用，视情节轻重，追究当事人的责任。

8.本制度由综管部制定、修改与解释，经总经理批准后实施。

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第七章保密管理制度

1.目的

为保守公司秘密，维护公司的合法权益不受侵犯，保证公司正常经营管理秩序特

制定本制度。

2.适用范围

本制度适用公司所有员工（包括试用期员工）

3.公司秘密

3.1公司秘密是指不为公众所知晓、能为公司昔来经济利益、具有实用性且由公司

采取保密措施的技术信息和经营信息。

3.1.1本制度所称的不为公众所知晓，是指该信息不能从公开渠道直接获取。

3.1.2本制度所称的能为公司带来经济利益、具有实用性，是指该信息具有确定

的灯应用性，能为公司带来现实的或者潜在的经济利益或者竞争优势。

3.1.3本制度所称的公司采取保密措施，包括订立保密协议、建立保密制度及采

取其他合理的保密措施。

3.1.4本制度所称的技术信息和经营信息，包括内部文件，如设计、程序、产品

配方、制作工艺、制作方法、管理方法、客户名单、货源情报、产销策略、招投标中

的标底及标书内容等。

3.2公司秘密包括但大限于以下事项：

3.2.1公司生产经营、发展战略中的秘密事项。

3.2.2公司就经营管理作出的重大决策中的秘密事项（含尚未付诸实施的经营战

略，经营方向，经营规划，经营项目及经营决策等）。

3.2.3公司生产、科研、科技交流中的秘密事项。

3.2.4公司内部掌握的合同，协议，意见书及可行性报告，重要会议记录。

3.2.5公司财务项，决算报告及各类财务报表，统计报表。

3.2.6公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

3.2.7公司对外活动（含外事活动）中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项。

3.2.8公司员工人事档案，薪资待遇，劳务性收入及资料；

3.2.9其他公司确定为保密的事项。

4.秘密等级分类

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4.1绝秘。指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，一旦泄露会

使公司的安全和利益遭受特别严重损害的事项，主要包括以下内容：

4.1.1新产品、新技术、新设备的开发研制资料，各种产品配方，产品图纸和模具

图纸。

4.1.2公司总体发展规划、经营战略、营销策略、商务谈判内容及载体，正式合同

和协议文书。

4.1.3公司重要会议纪要。

4.2机密。是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，一旦

泄露会使公司安全和利益遭受严重损害的事项，主要包括以下内容：

4.2.1尚未确定的公司重要人事调整及安排情况，公司管理人员的考评材料。

4.2.2公司与外部高层人士、科研人员的来往情况及其载体。

4.2.3公司薪金制度，财务专用印签、账号，保险柜密码，月度、季度、年度财务

预、决算报告及各类财务、统计报表，电脑开启密码，重要磁盘、磁盘的内容及其存

放位置。

4.2.4公司大事记。

4.2.5产品的制造工艺、控制标准、原材料标准、成品及半成品检测报告、进口设

备仪器图纸和相关资料。

4.2.6获得竞争对手情况的方法、渠道及公司相应对策。

4.2.7外事活动中内部掌握的原则和政策。

4.2.8公司高管人员的家庭住址及外出活动去向。

4.3秘密。秘密是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事有较大利益关系，一旦

泄露会使公司的安全和利益遭受损害的事项，主要包括以下内容：

4.3.1市场潜力调查预测情况，未来新产品的市场预测情况及其载体。

4.3.2广告企划、营销企划方案。

4.3.3各类设备图纸、说明书、各类仪器资料、各类技术通知及文件等。

5.保密规定

5.1公司职员入职之时，必须签订《保密与竞业禁止协议》

5.2公司员工必须具有保密意识，做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该

看的绝对不看。

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5.3对外交往与合作中需要提供公司秘密，应先曰总经理批准。

5.4严禁在公共场合、公用电话、传真上交谈、传递保密事项，严禁在私人交往中泄

露公司秘密。

5.5公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时,应立即采取补救措施并及时上报。

5.6文档保管人员出现工作变动或防岗时应及时办理交接手续，交由部门主管签字。

5.7司机对领导在车内的谈话要严格保密。

5.8未经允许不得复制和摘抄公司文件。

5.9员工离职规定

5.9.1员工离开公司时，必须将有关本公司技术信息和经营信息的全部资料（如

试验报告、数据手稿、图纸、软盘和调测说明等）交回公司。

5.9.2员工离开公司时，公司需要以书面或者口头形式向该员工重申保密义务和

竞业限制义务，并可以向其新任职的单位通报该员「在原单位所承担的保密义务和竞

业限制义务。

5.9.3员工离开公司后，利用在公司掌握或接触的由公司所拥有的商业秘密，并

在此基础上作出新的技术成果或技术创新，有权就新的技术成果或技术创新予以实施

或者使用，但在实施或者使用时利用了公司所拥有的且本人负有保密义务的商.业秘密

时，应当征得公司的同意，并支付一定的使用费。

5.9.4未征得公司同意或者无证据证明有关技术内容为自行开发的新的技术成果

或技术创新的，有关人员和用人单位应当承担相应的法律责任。

6.违纪处理。公司对违反本制度的员工，可视情节轻重，分别给予警告、记过和辞退

处分。情节特别严重的，公司将依法追究其刑事责任。

6.1对于泄露公司秘密及已泄露公司秘密但采取补救措施，尚未造成严重后果者,

公司将视情形给予警告或记过处分。

6.2有下列情形的，公司予以辞退（不支付任何经济补偿），并保留对其追究法

律责任。

6.2.1利用职权强制他人违反本制度者

6.2.2为他人求取，出卖公司秘密者

6.2.3故意泄露公司秘密造成严重后果者或意大经济损失者

7.本制度由综管部制定、修改与解释，经总经理批准后实施。

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第八章固定资产管理制度

1.目的

为了加强公司固定资产的保管及物资管理工作，加强员工对公司财产的责任心,

维护公司固定资产及各仪器设备完整安全和有效使用，以保证工作顺利进行，特制定

本制度。

2.适用范围

本制度所称固定资产包括建筑设备、电脑设备、机械设备、杂项设备、公用设备、

电仪设备、交通运输设备和事务机具等九大类。

3.职责

3.1财务部为本公司固定资产归口管理部门。

3.2生产部负责业务有关的建筑设备、机械设备、储存设备、电仪设备和杂项设备等

维修。

3.3综管部负责非生产部维修负责的其他固定资产的维修。

4.分类编号

4.1固定资产编号共由9位编码组成如下图示：

4.2代码及内容对应表

代码内容代码内容

CW财务部A厂房及建筑物

ZG综管部1)机器设备

XS销售部C电子设备

SC生产部D运输设备

JS技术部E办公设备

CG采购部I'其他设备

4.3使用部门无法区分的，归由综管部使用。

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5.登记记录贴标签

5.1综管部应将各项固定资产《固定资产登记一览表》上登记，包括固定资产的购置

成本、购置日期、存放地点、保管部门（人员）、维修以及资产处理等资料完整记录下

来，以掌握各项资产异动状况。

5.2生产部门应建立《设备能力及使用状况汇总表》，详列各项设备名称、厂牌、规格、

适制产品（适用范围）、数量、产量（负荷能力），取得日期、取得价格、耐用年限、

使用状况。以掌握设备能力及使用状况、并作有效的运用及管制。

5.3综管部应根据固定资产编号规则，对公司所有固定资产粘贴标签，以利保管和盘

点。

6.盘点抽查

6.1财务部门应会同使用部门，对公司固定资产进行盘点，每半年盘点一次。

6.2综管部应随时查核各使用部门现有的固定资产，以了解登记卡所载的名称、规格

及数量是否与实际相符，有无管理不善，无效使用或闲置等不良情况存在。若发现有

异常或不良情况存在，应即通知该使用部门请其改善，情况严重者应另呈报权责主管

批示处理。

7.使用及保管

7.1固定资产使用部门应配合本公司经营计划的需要，按各项设备的特性，性能及适

用范围设定运用计划（主要指生产设备）。

7.2固定资产使用部门应按设备运用计划、操作规范的规定运用设备、综管部应不定

期检查其执行情况呈报权责主管。

7.3重要设备的保护，使用单位应制作标示牌，悬挂显眼位置，以明职责。

7.4固定资产管理人员移岗时，对于所管理的固定资产应按规定办理移交手续。

8.维修

8.1综管部应会同使用部门，每月12月份订立《固定资产保养计划》，对各项固定资

产实施定期和不定期的保养及整修。

8.2定期保养及整修由使用部门按有关规定定期填写《固定资产请修单》经总经理核

准后办理。

8.3不定期的保养及整修，由使用部门发现须保养及整修时，应及时填写《固定资产

请修单》，向综管部申请，经总经理核准后办理。

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第九章请示报告制度

I.目的：为建立良好的工作秩序，进一步规范公司的办事程序，提高工作和办事

效率，特制定本制度。

2.适用范围：适用公司全体职员

3.职责：

3.1木部门负责人及相关职能部门负责审核后

3.2总经理负责批准。

4.请示报告规定：

4.1请示或报告工作应坚持逐步请示报告的原则，非特殊情况，不得越级请示或

报告。

4.2需要跨部门处理事务或者需要请示报告的事务，统一采取《请示报告单》的

格式交部门负责人及相关职能部门签署意见，报总经理核准。

4.3重大、重要工作的请示，必须报送《请示报告单》。

4.4审批时间一般不超过3个工作日，紧急工作事宜，需及时签署审核、审批意

见。

4.5请示的工作事项办毕后，承办部门应及时向有关领导汇报办理情况，便于统

筹安排下一步工作。

4.6涉及费用支出的事项，未经请示不得擅自决定，否则，其费用由有关责任人

自理。

4.7《请示报告单》由主要承办部门存档。

5.本制度未规定的事项参照其它制度执行。

6.本制度由综管部负责制订、修改、解释。

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第十章保安管理制度

L目的

为了确保公司财物的安全和生产秩序的顺畅，提高保安的服务意识与工作质

量，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司的所有保安。

3.保安工作职责：

3.1防盗、防火、防灾害，确保公司财物与员工生命安全。

3.2维持好公司治安秩序，避免与控制好治安事故发生（例如：员工或外来人员

来公司滋事打架、抢劫、精神或情绪失控闹事等）。

3.3做好车辆和员工及外来人员出入公司的询查、登记工作，预防公司物品丢失

和杜绝推销人员混进公司。

3.4负责公司信息的传达（例如：书信、公函、报纸等）

3.5负责保安室内及厂区公共卫生的清洁工作。

3.6监督公司及员工车辆的安全。

4.保安工作要求

4.1当班保安应穿着整洁，不得穿拖鞋值勤。

4.2不得在保安室内吸烟，应随时保持保安室及公司厂区卫生，干净整洁，保安

室每天早晚各打扫一次。

4.3对待宾客、员工、来访者要态度谦和，热情礼貌，树立与维护企业形象与文化，

绝不能冷言冷语，语气粗爆和恶意相待，引起客户的反感与影响公司声誉。

4.4上班时间不得睡岗、酗酒、赌博、下棋、玩