档案管理制度

档案管理制度

1目的

为规范本局文件与资料在收集、发放、归档、借阅

等过程的管理，防止出现乱借、丢失、泄密、误用等

问题发生。

2适用范围

适用于局内所有文件和资料的收集，机要文件交

换、文件归档等的管理。

3职责

3.1局办公室负责本制度的实施与监控。

3.2局档案管理人员负责文书档案的收集、分类整理、

立卷和归档。

3.3各股室对在工作中形成的具有保存价值的文件资

料进行收集、整理、装订、分类、排列、编号、编目、

装盒，并于次年1月向局档案室移交。

4工作规范

4.1材料归档范围

4.1.1上级机关的材料

4.1.1.1上级局、当地政府机关下发的文件。

4.1.1.2上级局、部门召开的各种会议形成的主要文

件材料。

4.1.1.3上级领导视察、检查本系统工作时的重要指

示、讲话、题词、照片、录音、录像等材料。

4.1.1.4上级局、部门转发、摘录、转载、刊登本机

关的文件、资料、刊物、消息、信息等材料。

4.1.1.5上级局、部门对本局检查所形成的材料。

4.1.2本局形成的文件材料

4.1.2.1在工作中所形成的材料。

4.1.2.2本局形成的各种正式文件的签发稿、印制稿、

修改稿及其他附件材料。

4.1.2.3本局向上级的请示与上级的批复文件、下级

单位的请示与本局的批复文件。

4.1.2.4领导参加各种会议所形成的主要材料及领导

到外地参加各种会议所带回的材料。

4.1.2.5编印的简报、信息专报等材料以及电话记录

溥。

4.1.2.6历史沿革、大事记、反映本局活动的剪报、

声像、证书、奖状、照片、录音、录像等材料。

4.1.2.7本局制定的工作规定、办法、章程、制度、

计划及其内部职能股室工作（活动）形成的材料。

4.1.2.8重要的群众来信、来访材料及领导指示要处

理的群众来信、来访形成的记录、批示、处理报告材

料。

4.1.2.9本局向上级机关（领导）汇报本局工作的书

面汇报材料及有关录音、录像等。

4.1.2.10质监会议、全局会议及局务会议、会议纪要

及会议形成的其他材料。

4.1.2.11调查研究形成的材料及领导深入基层调研

所提出的意见、建议及调查报告等。

4.1.2.12本局干部任免、调动（含工人）、干部职工

（党、团员）花名册、报表，组织简则、人员编制及

干部（工人）录用、转正、定级、调资、退职、退休、

离休、奖惩、抚恤、死亡等文件材料。

4.1.2.13干部（工人）外调内查的材料以及干部（工

人）的工资、行政、党团、组织介绍信及其存根。

4.1.2.14财务、物资、档案的交换凭证。

4.1.2.15办理人大代表建议议案和政协委员提案形成的

汇报材料。

4.2文件归档要求

4.2.1办公室应将立卷归档的文件、资料，分类进行

登记、整理、归档和统一管理使用。

4.2.2对应归档的文件材料，在起草、批办、签注、

批示过程中要做到整洁、规范，严禁用铅笔或圆珠笔、

红墨水书写。

4.2.3各股室年终要清理一次所有的业务文件及资

档过程中清出的重复文件、简报、废稿、一般联系函

件及其他无保存价值的文件资料

4.4.2凡需销毁的文件、资料，应交档案室统一处理。

4.4.3短期保存文件在保存期满后，登记造册，由档

案室提出销毁意见，报经分管领导批准后方可销毁。

4.4.4销毁文件应送指定纸厂，由保密人员监销。

4.5档案的保密制度

4.5.1档案室做好保密工作。在档案的整理、查阅、

管理工作中，严格执行国家保密法规和有关保密规定,

确保国家秘密安全。

4.5.2严守党和国家秘密，不该问的不问，不该看的

不看，不该说的不说，不该记录的不作记录。

4.5.3秘密以上的公文，由保密员收送和管理。借阅

秘密以上文件，必须办理借阅手续，并在办公室阅处,

不准携带回家或其它地方。秘密文件应在规定的地方

保管好，不准摆放在办公室桌面。

4.5.4参加会议收到的文件、材料，会后须交办公室

保管“

4.5.5干部调动或离退休等，须将借阅的文件、资料

移交。

4.5.6严禁与家属、子女或他人谈论党和国家和秘密

事项。

4.5.7对违反保密制度出现的泄密、失密者，按《保

密法》规定追究法律责任。

4.6档案管理

4.6.1收集

凡在本局职能工作活动中形成的具有保存价值的

文件材料，均由各股室按照本规范进行收集、整理、

立卷、归档，并于次年1月前按时向局档案室移交，

实行集中统一管理。

4.6.2整理

4.6.2.1装订

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在

后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；

转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时,

复件前，来文在后。档案组卷可按单一问题和相关问

题组卷。

4.6.2.2分类

a.按年度分类：将文件（材料）按其形成年度分

类（文书档案按年度-组织机构进行分类、业务档案按

项目进行分类、声像档案按年度载体形式进行分类、

会计档案按年度名称进行分类）。其它按单一问题组卷

和相

b.按保管期限分类：将文件（材料）按划定的保管期

限分类（文书档案的保管期限分为永久、长期、短期，业

务档案保管期限分为永久、长期、短期。会计档案保管期

限分为永久、定期，声像档案分永久、定期。定期保管期

限分为3年、5年、10年、15年、25年五类）

c.按机构（问题）分类：将文件夹按其承办机构（问

题）分类。

4.6.2.3排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间排

列。会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案

件材料等成套性文件可集中排列或按单一问题组卷和

相关问题组卷。

4.6.2.4编号

归档文件应依分类、排列次序逐件编号。在文件首页

上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章

设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可

设置机构（问题）等选择项。

a.全宗号：由档案馆给立档单位编制的代号，本

局全宗号为：XXX（股室不用填）。

b.年度：文件（材料）按形成年度，以四位阿拉

伯数字标注公元纪年，如：20XX,

c.保管期限：归档文件保管期限的简称（永久、

长期、短期）。

d.件号：文件（材料）的排列顺序号。件号的编

制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件（材

料）排列顺序从“1”开始标注。

e.机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问

题）名称或规范化简称。

4.6.2.5编目

归档文件（材料）应依据分类方案和编件顺序编制归

档文件（材料）目录。

归档文件（材料）目录设置件号、责任者、文号、题

名、日期、页数、备注等项目。

来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。

——件号：文件（材料）的排列顺序号；。

——责任者：制发文件的组织或个人，即文件的

成文机关或署名者；

——文号：文件（材料）的发文字号（证书号）；

——题名：文件（材料）标题。没有标题或标题

不规范的应重拟标题，

外加“口”号；

——日期：文件（材料）的成文日期，以8位阿

拉伯数字标注，如:20060606；

一一页数：每一件归档文件（材料）的页数，文件

中有图文的页面为一页。对自身有页码的文件不再编页号,

对自身无页号的文件材料要补页码。如果一份文件材料的

页码由几部分组成（如正文、附件各自编页），那么，此类

文件材料的页号要重编码，给这份文件以完整连贯的总页

码；

一一备注：注释文件需说明的情况。

b.归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型

（长X宽为297mmX210mm）＜,

c.归档文件目录应编制封面。归档文件目录封面可以

视需要设置全宗名称、年度、

保管期限、机构（问题）等项目.其中全宗名称即立档单

位的名称，填写时应使用全称

或规范化简称。

4.6.2.6装盒

将归档文件按件编号顺序装入档案盒，并填写档案盒

盒脊、封面及项目备考表。档案盒规格及监制应符合规定。

a.档案盒封面及盒脊。

档案盒封面应标明全宗名称。档案盒应根据摆放方式的

不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止

件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。

其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件

号，中间用“一”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，

在档案移交进馆要求编制。

b.备考表

备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人

和日期，置于盒内

文件之后。

——盒内文件说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、

移出、销毁等情况。

——整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

——检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

——日期：归档文件整理完毕的日期。

c.档案盒规格及监制

——档案盒外形尺寸为305nlmX220mm（长X宽），盒脊

厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

一—档案盒应采用无酸纸制作，由各级档案行政管理

股室监制，封底下部应有“BXX档案局监制”等字样。

4.3.3保管

4.3.3.1本机关各股室在职能工作活动中形成的各种门

类载体的档案，必须按规定进行整理并向档案股室移交，

实行集中统一管理。

4.6.3.2档案装具的式样、规格必须符合国家或地方档案

行政管理股室规定的统一标

准。不同门类、载体、保管期限的档案分别排列存放。

4.6.3.3做好档案的安全防范工作，档案保管要基本做

到防盗、防强光、防高温、防

火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防磁，并保持档案库房的

温度和湿度。以保证档案实体

的安全。

4.6.3.4要建立档案的统计制度，开展档案编研工作，完

善档案管理体系和检索体系。

4.6.3.5定期对库存档案进行检查核对，做到帐物相符。

4.6.3.6保持档案库房环境清洁卫生，严禁在库房内吸烟

和存放易燃易爆物品。

4.6.3.7档案人员调离本岗位时，要严格办理档案移交手

续。

4.7.4档案的利用

4.7.4.1本局工作人员因工作需要，经过批准，可向档案

室借阅与本人工作有关的档案材料。

4.7.4.2档案利用者需利用“三密”档案文件材料时，须

经办公室领导批准后方可查阅。

4.7.4.3“三密”档案原则上不得复印、摘抄和外借，如确

因工作需要，须经分管领导

批准。

4.7.4.3查阅会计档案须经财务股室负责人批准后，由财

会人员查阅，原则上只限在档案阅览室内查阅。

4.7.4.4档案原则上不外借，因特殊情况需外借时，须经

办公室领导批准

4.7.4.5外单位人员需查阅本局档案时一，须凭其工作单位

介绍信，并经办公室领导批准。

4.7.4.6档案利用者必须爱护档案，不得拆散、剪裁或撕

去其中张页。禁止在档案上勾划、涂改。未经批准，不得

擅自抄录、复印和复制档案，丢失和损坏借阅的档案由借

阅人任。

4.7.4.7档案利用者，必须遵守本制度，违者档案人员有

权拒绝借阅，对违犯《档案法》第二十四条规定的，依法

查处。

4.7.4.8档案利用者须按规定办理查借阅登记手续。

4.7.5移交

4.7.5.1按照关于档案移交的规定，定期向县/市档案馆移

交档案。将永久保存的档案在本机关保存20年左右,连同

案卷目录（一式3份）和有关的检索工具、参考资料，一

并向县/市档案馆移交。

4.7.5.2单位撤销或合并必须将本单位的全部档案按《档

案法》的规定进行认真整理，

妥善保管，不得分散，并由主管单位代管。

4.7.5.3一个单位并入另一个单位或几个单位合并为一个

新的单位，其档案材料应按规

定整理后移交给合并后的单位代管或向有关的档案馆移

交。

4.7.5.4单位撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料,

可以移交给新的单位继续处

理，并作为新的单位的档案加以保存。

4.7.5.5各种临时工作机构撤销时，具档案经原机构整理

后，应向有关的主管股室或档

案室移交。

4.7.5.6向档案室移交的档案、资料必须按有关规定整理

好，符合质量要求，并编好组

织沿革、全宗介绍各有关检索工具与档案一起一并移交。

交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接字据上签

名盖章。

4.7.6档案的鉴定

4.7.6.1根据国家规定的档案保管期限的原则，鉴别档案

的不同价值，确定其不同的保管期限，对无保存价值的和

保管期满不需要继续保存的档案拣出销毁。

4.7.8.6.3拟写鉴定销毁档案的请示报告，并列出销毁清

单，经单位主管领导审批。

4.7.6.4销毁档案的实施。销毁档案应在指定地点实行监

销。即应将被销毁的档案送往专门的造纸厂进行销毁，销

毁档案时，必须有两个以上监销人员在场，待档案被销毁

后方可离去。监销者应在档案销毁清单上签字。注明销毁

方式和日期。

4.7.7档案管理的工作要求

4.7.7.1档案室按规定配置必须达到安全保存档案的要

求，设有专门库房、阅读室、档案室（工作间），配备有铁

门、铁窗、铁皮柜、计算机、空调机、复印机、传真机、

碎纸机、去湿机、照相机、录音机、温度计等必备设施。

工作人员必须严格遵守党和国家有关的保密规定，确保档

案的安全。

4.7.7.2查借阅档案要严格按规定提供档案利用，并履行

查借阅手续，不得擅自扩大借

阅范围。

4.7.7.3因工作需要携带档案外出者，须经办公室领导批

准，其中若涉及密级的档案，

按保密规定办理，同时采取保密安全措施，确保档案的秘

密与安全。

4.7.7.4因工作需要需翻印、复印密级档案文件，需经分

管领导批准，并按有关规定执

行。

4.7.7.5建立档案保密检查制度，每半年进行一次保

密检查，发现问题及时采取措施,确保档案保密安全。

档案人员要贯彻执行党和国家的保密制度，确保档案

资料的安全。

4.7.7.6档案库房为机要重地，非本局档案人员未经许可

不得随意进入。

5相关/支持文件

中华人民共和国档案法

中华人民共和国档案实施办法

省机要文件交换站交换员工作制度

省档案管理条例

省归档文件整理实施细则（试行）

省机关文书档案案卷质量标准

文件控制程序

记录控制程序

6记录

序记录名称记录编存放地保存

号号点期

国家机关工作人员年