院内招标采购工作制度

PAGE院内招标采购工作制度一、总则（一）目的为规范我院招标采购工作流程，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高资金使用效益，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我院内部各部门、科室涉及的各类物资、服务、工程等招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保招标采购活动依法进行。2.公正性原则：遵循公平、公正的原则，对待所有参与招标采购的供应商，不偏袒、不歧视。3.公开性原则：招标采购信息公开透明，包括采购项目、采购要求、采购流程、评标标准等，接受院内职工及社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求经济效益最大化，降低采购成本。二、职责分工（一）招标采购管理部门1.负责制定和完善招标采购工作制度、流程及相关文件。2.组织实施各类招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等。3.建立和管理供应商库，对供应商进行资格审查和信用评价。4.协调处理招标采购过程中的争议和投诉。（二）需求部门1.根据工作需要，提出物资、服务、工程等采购需求，明确采购规格、数量、技术要求等。2.协助招标采购管理部门编制招标文件，参与评标工作。3.负责采购合同的执行和验收工作。（三）财务部门1.参与招标采购预算的编制和审核。2.负责采购资金的支付和核算，监督资金使用情况。3.对招标采购项目的成本效益进行分析和评估。（四）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、公正性和效益性。2.对采购项目的结算进行审计，确保资金使用合理。（五）监察部门1.对招标采购活动中的违规违纪行为进行调查处理。2.监督招标采购工作制度的执行情况，维护采购秩序。三、招标采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请应按照我院预算管理规定进行申报，对于超出预算范围的采购项目，需按规定履行预算调整手续。（二）采购审批1.《采购申请表》提交至招标采购管理部门，由招标采购管理部门对采购申请的必要性、合规性进行初审。2.初审通过后，根据采购金额大小，分别提交至不同层级的审批领导。采购金额较小的项目，由分管领导审批；采购金额较大的项目，需提交院长办公会或党委会审议批准。3.审批领导应认真审核采购申请，对采购项目的必要性、预算合理性、采购方式等提出明确意见，并签字确认。（三）采购方式确定1.根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，确定合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目；邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目；询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。3.招标采购管理部门应根据采购方式的规定，编制相应的采购文件，并报审批领导批准。（四）招标公告发布1.对于公开招标和邀请招标项目，招标采购管理部门应在规定的媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目名称、采购内容、采购要求、供应商资格条件、报名时间、地点、开标时间、地点等信息。2.招标公告发布后，应及时收集潜在供应商的报名信息，并进行资格审查。资格审查应严格按照招标公告中规定的供应商资格条件进行，确保参与投标的供应商具备相应的资质和能力。（五）招标文件编制1.招标采购管理部门根据采购项目的特点和需求，编制招标文件。招标文件应包括商务条款、技术条款、评标标准等内容，确保招标文件内容完整、准确、清晰，能够满足采购项目的要求。2.招标文件编制过程中，应充分征求需求部门、财务部门、审计部门等相关部门的意见，确保招标文件的合理性和公正性。3.招标文件编制完成后，应报审批领导批准，并加盖招标采购管理部门公章。（六）投标文件接收与开标1.按照招标文件规定的时间和地点，接收供应商的投标文件。投标文件应密封包装，并在封口处加盖供应商公章。2.在开标前，应检查投标文件的密封情况，确保投标文件的完整性。开标时，应按照招标文件规定的程序，当众拆封投标文件，宣读供应商名称、投标报价、交货期、服务承诺等主要内容。3.开标过程应进行记录，并由参加开标的工作人员签字确认。开标记录应包括开标时间、地点、采购项目名称、供应商名称、投标报价、交货期、服务承诺等内容。（七）评标1.组建评标委员会，评标委员会由我院相关技术专家、经济专家、法律专家等组成，成员人数应符合法律法规规定。评标委员会成员应具备良好的职业道德和专业素养，熟悉招标采购业务，能够独立、客观、公正地履行职责。2.评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标标准应包括价格、技术、商务、服务等方面的内容，确保评标结果能够综合反映供应商的实力和竞争力。3.评标过程中，评标委员会成员应认真阅读投标文件，对投标文件中的疑问进行询问和澄清。供应商应按照评标委员会的要求，及时提供书面答复和补充材料。4.评标委员会成员应根据评审情况，独立撰写评标报告，推荐中标候选人。评标报告应包括评标基本情况和数据表、评标委员会成员名单、开标记录、符合要求的投标一览表、废标情况说明、评标标准、评标方法或者评标因素一览表、经评审的价格或者评分比较一览表、经评审的投标人排序、推荐的中标候选人名单与签订合同前要处理的事宜、澄清、说明、补正事项纪要等内容。（八）中标通知1.根据评标委员会推荐的中标候选人名单，确定中标供应商，并向中标供应商发出《中标通知书》。《中标通知书》应明确中标项目名称、中标金额（含明细）、交货期、服务要求等内容。2.中标通知书发出后，招标采购管理部门应及时通知需求部门和其他未中标供应商。未中标供应商如有异议，可在规定时间内提出质疑。（九）合同签订1.中标供应商应在收到《中标通知书》后的规定时间内，与我院签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、服务承诺、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，应报财务部门、审计部门等相关部门审核。审核内容包括合同条款的合法性、合理性、完整性，以及合同金额与中标金额的一致性等。审核通过后，由双方授权代表签字盖章，并加盖我院合同专用章。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、招标采购管理部门等相关部门，以便各部门按照合同约定履行职责。（十）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同约定的质量标准和验收要求，组织对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等，以及服务的质量、进度、效果等。2.验收过程中，需求部门应邀请相关技术专家、质量管理人员等参与验收工作。验收合格后，需求部门应填写《采购验收报告》，并由验收人员签字确认。3.对于大型设备、复杂工程等采购项目，可委托具有相应资质的第三方机构进行验收。第三方机构应出具验收报告，并对验收结果负责。（十一）付款结算1.财务部门应根据采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款结算手续。付款结算时，应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款金额准确无误。2.对于预付款项，应严格按照合同约定的条件和比例支付，并在合同执行过程中加强跟踪管理，确保预付款项的安全使用。3.对于货到付款、验收合格后付款等款项，应在收到供应商提供的发票和验收报告后，按照合同约定及时支付货款。四、供应商管理（一）供应商库建立1.招标采购管理部门负责建立我院供应商库，对供应商的基本信息、资质证书（营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、经营业绩、信用记录等）进行收集、整理和归档。2.供应商库应定期更新，及时淘汰不符合要求的供应商，补充新的优质供应商。（二）供应商资格审查1.在招标采购活动中，应对参与投标的供应商进行资格审查。资格审查应严格按照招标文件规定的供应商资格条件进行，确保供应商具备相应的资质和能力。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、经营业绩、信用记录等。对于重要采购项目，还可对供应商的生产能力、技术水平、售后服务等进行实地考察。（三）供应商信用评价1.建立供应商信用评价体系，对供应商的信用状况进行评价。信用评价内容包括供应商的合同履行情况、产品质量、售后服务、价格水平、商业信誉等方面。2.定期对供应商的信用评价结果进行公布，对于信用良好的供应商，在招标采购活动中可给予优先考虑；对于信用不良的供应商，应限制其参与我院招标采购活动。五、监督与投诉处理（一）监督机制1.审计部门、监察部门应定期对我院招标采购活动进行审计监督和纪律检查，确保采购程序的合规性、公正性和效益性。2.招标采购管理部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的培训和管理，规范采购行为，防止违规操作。3.鼓励院内职工对招标采购活动中的违规违纪行为进行监督举报，对举报属实的，给予举报人适当奖励。（二）投诉处理1.供应商或其他利害关系人对招标采购活动有异议的，可在规定时间内以书面形式向我院提出投诉。投诉应包括投诉事项、投诉理由、相关证明材料等内容。2.招标采购管理部门收到投诉后，应及时进行调查核实，并在规定时间内作出答复。对于投诉事项属实的，应依法依规进行处理，并将处理结果及时反馈给投诉人。3.在投诉处理过程中，应暂停与投诉事项相关的采购活动，待投诉处理完毕后，根据处理结果决定是否恢复采购活动。六、档案管理（一）档案范围招标采购活动中形成的各类文件、资料、记录等，包括采购申请表、采购审批文件、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等，均应纳入档案管理范围。（二）档案整理与归档1.招标采购管理部门应指定专人负责档案管理工作，对采购活动中形成的各类文件、资料进行及时收集、整理和归档。2.档案整理应按照文件形成的时间顺序、类别等进行分类，确保档案资料的完整性和系统性。归档后的档案应妥善保管，便于查阅和使用。（三）档案保管期限档案保管期限应根据国家法律法规和我院档案管理规定确定。一般情况下，采购项目档案的保管期限为自采购项目结束之日起[X]年。对于涉及重要采购项目、重大经济事项的档案，应适当延长保管期限。（四）档案查阅与借阅1.我院内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。2.我院外部人员因特殊原因需要查阅档案的，应持单位介绍信或相关证明材料，经我院分管领导批准