超市财务报销工作制度

PAGE超市财务报销工作制度一、总则1.目的为了加强超市财务管理，规范财务报销行为，确保财务支出的真实性、合理性、合法性，提高资金使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于超市总部及各门店全体员工。3.基本原则（1）严格执行国家有关法律法规和财务制度，确保报销凭证真实、合法、有效。（2）坚持实事求是，按需支出，杜绝浪费，提高资金使用效益。（3）实行分级负责、归口管理，明确各级审批权限和职责。（4）财务报销应及时、准确，不得拖延或积压。二、报销凭证要求1.发票（1）所有报销凭证必须是由税务部门统一监制的正规发票或财政部门监制的行政事业性收费收据。发票应加盖开票单位的发票专用章或财务专用章。（2）发票内容应填写完整，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。发票上的字迹应清晰可辨，不得涂改、挖补。（3）发票必须与实际发生的经济业务相符，不得虚开发票。如发现发票虚假，一律不予报销，并追究相关人员责任。2.收据（1）除发票外，部分业务可使用收据报销，但收据必须是由财政部门监制的行政事业性收费收据或由税务部门监制的收款收据。（2）收据应加盖收款单位的财务专用章或发票专用章，并注明收款项目、金额、日期等。3.其他凭证（1）对于无法取得发票或收据的特殊情况，可使用其他合法有效的凭证报销。如：火车票、飞机票、汽车票、船票、住宿发票、餐饮发票、加油发票、维修发票等。（2）其他凭证应具备与发票或收据相同的要素，如日期、金额、项目、开票单位等，并能证明经济业务的真实性。4.报销凭证的粘贴（1）报销凭证应按照类别、时间顺序整齐粘贴在报销单背面，不得超过报销单的范围。（2）粘贴时应使用胶水或胶棒，不得使用订书钉、回形针等。（3）对于较大的凭证，如发票联、收据联等，可折叠成与报销单大小一致，但不得覆盖凭证内容。三、报销流程1.费用发生员工在开展业务活动过程中发生的费用，应及时取得合法有效的报销凭证，并按照超市的财务规定进行整理和粘贴。2.填写报销单（1）员工应根据费用发生情况，如实填写报销单。报销单应包括报销日期、报销人姓名、部门、费用项目、金额、附件张数等内容。（2）报销单上的字迹应清晰可辨，不得涂改、挖补。如有错误，应重新填写。3.部门负责人审批（1）报销人将填写好的报销单提交给所在部门负责人进行审批。（2）部门负责人应根据业务实际情况，对报销费用的真实性、合理性、必要性进行审核，并签署审批意见。如同意报销，应在报销单上签字并注明日期；如不同意报销，应说明理由并退回报销单。4.财务审核（1）报销单经部门负责人审批后，提交给财务部门进行审核。（2）财务人员应根据国家有关法律法规和超市财务制度，对报销凭证的真实性、合法性、有效性进行审核，对报销金额的准确性、合理性进行审核，对报销流程的合规性进行审核。如审核通过，应在报销单上签字并注明日期；如审核不通过，应说明理由并退回报销单。5.总经理审批（1）报销单经财务审核后，提交给总经理进行审批。（2）总经理应根据超市的经营状况、财务状况和资金安排，对报销费用进行综合审批。如同意报销，应在报销单上签字并注明日期；如不同意报销，请说明理由并退回报销单。6.报销支付（1）报销单经总经理审批后，由财务部门按照规定的支付方式进行报销支付。（2）对于符合现金支付条件的报销，财务人员应及时支付现金；对于不符合现金支付条件的报销，财务人员应通过银行转账等方式进行支付。（3）报销支付完成后，财务人员应在报销单上加盖“已报销”章，并将报销凭证和报销单妥善保管。四、费用报销标准1.差旅费（1）员工因公务出差，可报销差旅费。差旅费包括交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费等。（2）交通费：员工应根据实际需要选择合适的交通工具，并按照超市规定的标准报销。乘坐飞机应选择经济舱，乘坐火车应选择硬座、硬卧或动车二等座，乘坐轮船应选择三等舱。如因特殊情况需要乘坐飞机头等舱、火车软卧或轮船一等舱，需经总经理批准。（3）住宿费：员工应根据出差目的地和实际需要选择合适的住宿酒店，并按照超市规定的标准报销。一线城市住宿费标准为[X]元/天，二线城市住宿费标准为[X]元/天，三线及以下城市住宿费标准为[X]元/天。如因特殊情况需要超出标准住宿，需经总经理批准。（4）伙食补助费：员工出差期间可按照超市规定的标准领取伙食补助费。伙食补助费标准为[X]元/天，按出差自然天数计算。（5）市内交通费：员工在出差目的地市内因公务需要乘坐交通工具的，可按照超市规定的标准报销市内交通费。市内交通费标准为[X]元/天，按出差自然天数计算。如因特殊情况需要超出标准乘坐交通工具，需经总经理批准。2.业务招待费（1）业务招待费是指超市为开展业务活动需要而发生的招待客户的费用，包括餐饮费、住宿费、礼品费等。（2）业务招待费应严格按照规定的标准和范围支出，不得超支。业务招待费的支出应符合以下条件：①因业务需要招待客户；②招待费用应与业务活动相关；③招待费用应合理、必要。（3）业务招待费的报销应提供详细的招待清单，包括招待时间、地点、人员、事由等。招待清单应加盖招待单位的公章或财务专用章。（4）业务招待费的报销标准为：单次招待费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；单次款待费用在[X]元以上的，需经总经理批准。3.办公用品费（1）办公用品费是指超市为开展日常办公需要而购买的办公用品、文具、纸张、墨盒、硒鼓等费用。（2）办公用品的采购应按照超市的采购制度进行，由专人负责采购和管理。采购的办公用品应符合超市的办公需求和质量标准，不得采购与办公无关的物品。（3）办公用品费的报销应提供详细的采购清单，包括采购日期、采购物品名称、规格型号、数量、单价、金额等。采购清单应加盖销售单位的公章或财务专用章。（4）办公用品费的报销标准为：单次采购费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；单次采购费用在[X]元以上的，需经总经理批准。4.通讯费（1）通讯费是指员工因工作需要而发生的手机话费、固定电话费、网络费等费用。（2）通讯费的报销应根据员工的工作岗位和实际需要，按照超市规定的标准进行。通讯费的报销标准为：管理人员每月报销标准为[X]元，销售人员每月报销标准为[X]元，其他员工每月报销标准为[X]元。（3）通讯费的报销应提供正规的发票，并注明手机号码、费用所属期间等信息。（4）通讯费的报销方式为：每月末由员工将当月的通讯费发票提交给财务部门，经审核后统一报销。5.车辆费用（1）车辆费用是指员工因工作需要而发生的车辆购置、维修、保养、加油、保险、停车等费用。（2）车辆购置应按照超市的固定资产管理制度进行，由专人负责采购和管理。购置的车辆应符合超市的业务需求和预算安排，不得购置与业务无关的车辆。（3）车辆维修、保养、加油、保险、停车等费用的报销应提供正规的发票，并注明车辆信息、费用所属期间等信息。（4）车辆费用的报销标准为：单次维修、保养费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；单次维修、保养费用在[X]元以上的，需经总经理批准。加油费用应根据车辆的实际使用情况进行报销，不得虚报。五、特殊情况报销规定1.预借差旅费（1）员工因公务需要提前出差的，可预借差旅费。预借差旅费应填写借款单，并注明借款金额、借款用途、预计出差日期等信息。（2）借款单经部门负责人审批后，提交给财务部门审核。财务人员应根据员工的出差计划和财务状况，对借款金额进行审核，并签署审批意见。如同意借款，应在借款单上签字并注明日期；如不同意借款，应说明理由并退回借款单。（3）借款单经财务审核后，提交给总经理审批。总经理应根据超市的资金安排和员工的出差计划，对借款金额进行综合审批。如同意借款，应在借款单上签字并注明日期；如不同意借款，应说明理由并退回借款单。（4）员工预借差旅费后，应在出差结束后及时办理报销手续，并归还借款。如未能及时归还借款，财务部门应从员工工资中扣除借款金额。2.零星采购（1）因业务需要进行零星采购的，可由员工先行垫付资金，采购完成后及时办理报销手续。（2）零星采购的报销应提供正规的发票，并注明采购物品名称、规格型号、数量、单价、金额等信息。采购清单应加盖销售单位的公章或财务专用章。（3）零星采购的报销标准为：单次采购费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；单次采购费用在[X]元以上的，需经总经理批准。3.紧急业务支出（1）因紧急业务需要发生的支出，如抢修设备、购买应急物资等，可由员工先行垫付资金，支出完成后及时办理报销手续。（2）紧急业务支出的报销应提供详细的支出清单，包括支出时间、支出项目、支出金额、支出事由等。支出清单应加盖支出单位的公章或财务专用章。（3）紧急业务支出的报销标准为：单次支出费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；单次支出费用在[X]元以上的，需经总经理批准。六、报销时间规定1.日常费用报销员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续。如因特殊情况未能及时报销的，应向财务部门说明原因，并在[X]个工作日内办理报销手续。2.差旅费报销员工出差结束后应在[X]个工作日内办理报销手续。如因特殊情况未能及时报销的，应向财务部门说明原因，并在[X]个工作日内办理报销手续。3.其他费用报销其他费用报销应按照相关规定的时间要求办理，如无特殊规定的，应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续。七、监督与检查1.内部审计超市应定期开展内部审计工作，对财务报销情况进行检查。内部审计部门应重点检查报销凭证的真实性、合法性、有效性，报销流程的合规性，报销标准的执行情况等。2.财务检查财务部门应定期对财务报销情况进行检查，对发现的问题及时进行整改。财务检查应重点检查报销凭证的审核情况，报销流程的执