煤矿应急档案工作制度

PAGE煤矿应急档案工作制度一、总则（一）目的为加强煤矿应急档案管理，规范应急档案工作流程，提高煤矿应对各类突发事件的能力，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本煤矿实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿在应急管理活动中形成的各类档案的管理，包括但不限于应急预案、应急演练记录、应急物资储备清单、事故报告与处理文件等。（三）基本原则1.真实性原则：应急档案应如实反映煤矿应急管理活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖应急管理各个环节的文件资料，保证档案的全面性和系统性。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据、事实等应经过严格核实。4.及时性原则：及时收集、整理、归档应急相关文件，确保档案的时效性。5.保密性原则：对应急档案中涉及的敏感信息和机密内容，严格保密，防止泄露。二、应急档案管理职责（一）应急管理部门职责1.负责制定和完善应急预案，并组织实施应急演练。2.收集、整理、归档应急演练记录、事故报告等相关文件资料。3.对应急档案进行日常管理，确保档案的安全与完整。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现并解决问题。（二）各职能部门职责1.负责本部门在应急管理工作中形成的文件资料的收集、整理，并按时移交应急管理部门。2.配合应急管理部门做好应急档案的管理工作，提供必要的支持和协助。（三）档案管理部门职责1.指导应急管理部门和各职能部门的档案收集、整理工作，提供档案管理方面的专业咨询。2.负责应急档案的集中统一管理，包括档案的分类、编号、装订、存储等。3.建立健全应急档案管理制度，确保档案管理工作规范有序。4.按照规定的期限和要求，对应急档案进行鉴定、销毁等处置工作。三、应急档案的分类与编号（一）分类1.应急预案类：包括综合应急预案、专项应急预案、现场处置方案等。2.应急演练类：演练计划、演练方案、演练记录、演练评估报告等。3.应急物资类：应急物资储备清单、物资采购合同、物资使用记录等。4.事故灾难类：事故报告、事故调查处理文件、事故损失评估报告等。5.应急培训类：培训计划、培训教材、培训记录等。6.其他类：与应急管理相关的其他文件资料，如应急救援队伍信息、应急通讯联络清单等。（二）编号1.采用分类编号法，对应急档案进行编号。例如，应急预案类编号为“YJA”，应急演练类编号为“YJL”，以此类推。2.编号应体现档案的类别、年份和顺序号。如“YJA202301”表示2023年的第1个应急预案。3.编号应保持唯一性，避免重复编号。四、应急档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责应急文件资料的收集工作，确保文件资料及时、完整地收集。2.收集的文件资料应包括纸质文件、电子文件、照片、视频等多种形式。3.对于重要的应急文件资料，应进行原件收集，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（二）整理要求1.按照档案分类标准，对应急文件资料进行分类整理。2.每份文件资料应进行编号、编目，填写文件题名、日期、来源、保管期限等信息。3.对于电子文件，应按照规定的格式进行存储，并建立相应的目录结构，便于查找和利用。4.照片、视频等资料应进行标注，注明拍摄时间、地点、事件等相关信息。五、应急档案的归档与保管（一）归档1.各部门应定期将整理好的应急文件资料移交应急管理部门，应急管理部门审核无误后，移交档案管理部门归档。2.归档时间应根据文件资料的形成时间和重要程度确定，一般应在次年上半年完成上一年度应急档案的归档工作。（二）保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.应急档案应按照类别、年份、编号顺序排列存放，便于查找和利用。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期更换，确保数据的安全性。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的完整与安全。六、应急档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本煤矿内部人员查阅应急档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密的应急档案，查阅人员应经煤矿分管领导批准，并严格遵守保密规定。3.外部单位查阅应急档案，应持有单位介绍信，并经煤矿主要领导批准，档案管理部门应指定专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制档案内容。（二）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供档案原件或复印件，并做好登记。2.对于需要利用应急档案进行研究、分析等工作的人员，档案管理部门可提供必要的协助。3.利用应急档案形成的成果，如报告、论文等，应注明档案资料的出处。七、应急档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对应急档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员共同进行，根据档案的重要性、时效性、完整性等因素，综合判断档案的价值。3.对于保管期限已满且无保存价值的应急档案，应编制销毁清册。（二）销毁1.销毁清册应经煤矿分管领导批准后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息不可恢复。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应在档案管理系统中进行注销登记。八、应急档案的信息化管理（一）建立应急档案管理系统1.利用信息技术手段，建立应急档案管理系统，实现应急档案的数字化管理。2.系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，提高档案管理工作效率。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将应急档案的相关信息录入管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对系统数据进行维护，更新档案信息，清理无效