2026年往来账款管理制度

2026年往来账款管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司往来账款管理，确保资金安全流动，加速资金周转，提高资金使用效率，降低财务风险，根据国家《会计法》、《企业会计准则》及公司财务管理制度等相关规定，结合公司2026年战略发展规划及业务实际情况，特制定本制度。本制度旨在明确各部门在往来账款管理中的职责，规范操作流程，强化内部控制，实现往来账款的精细化、动态化管理。第二条适用范围本制度适用于公司总部、各分公司及全资子公司（以下统称“各单位”）。公司控股子公司可参照本制度执行，或依据本制度制定符合自身业务特点的管理细则，报总公司财务部备案。所有涉及公司与其他单位或个人之间因商品交易、劳务供应、资金调拨等经济业务而产生的应收、应付、预收、预付等款项，均纳入本制度管理范畴。第三条管理原则往来账款管理遵循以下原则：1.权责发生制原则：所有经济业务必须在发生时及时入账，不得提前或延后。2.真实性原则：账务处理必须以实际发生的经济业务为依据，确保会计信息真实可靠。3.安全性原则：严格控制赊销和预付风险，确保公司资产安全，防止坏账和资金损失。4.及时性原则：定期进行对账和清理，确保债权债务清晰，杜绝长期挂账。5.全员协同原则：财务管理不仅是财务部门的职责，业务部门、采购部门等应承担相应的管理责任，形成业财融合的管理闭环。第四条往来账款定义本制度所称往来账款主要包括：1.应收账款：公司因销售商品、提供劳务等经营活动，应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。2.应付账款：公司因购买商品、接受劳务等经营活动，应向供应单位或提供劳务单位支付的款项。3.预付账款：公司按照合同规定预付给供应单位的款项。4.其他应收款：公司除应收账款、预付账款以外的其他各种应收、暂付款项，包括备用金、应收的各种赔款、罚款、应向职工收取的各种垫付款项等。5.其他应付款：公司除应付账款、预收账款以外的其他各种应付、暂收款项，如应付租入固定资产和包装物的租金、存入保证金等。第二章职责分工第五条财务部职责财务部是往来账款管理的归口管理部门，主要职责包括：1.负责制定和完善往来账款管理制度及相关操作流程。2.负责往来账款的会计核算，确保账务处理准确、合规。3.负责定期出具往来账款对账单、账龄分析表及风险预警报告。4.负责与客户、供应商进行formal对账，并督促差异处理。5.负责审核预付款项的支付依据及发票核销情况。6.负责坏账准备的计提、坏账核销的审核及报批工作。7.监督业务部门、采购部门的回款及付款执行情况。第六条销售部门职责销售部门是应收账款管理的责任部门，主要职责包括：1.负责客户信用档案的建立与维护，提出信用额度申请。2.负责销售合同的谈判与签订，确保合同条款中关于付款方式、账期、违约责任等内容清晰明确。3.负责货款回收的执行，按照合同约定催收逾期账款。4.配合财务部进行客户对账，核实差异原因并及时处理。5.负责提出坏账核销申请，并提供相关证明材料。第七条采购部门职责采购部门是应付账款及预付账款管理的责任部门，主要职责包括：1.负责供应商资质审核与管理，建立合格供应商名录。2.负责采购合同的签订与执行，确保采购价格、付款条件合理。3.负责预付款项的申请，跟踪预付款项对应的物资到货及服务验收情况。4.配合财务部进行供应商对账，确认应付金额无误。5.负责处理采购过程中的质量、数量争议，协助解决付款纠纷。第八条其他部门职责1.行政部/人力资源部：负责管理员工备用金借支、归还及报销的审核，确保“前账不清，后账不借”。2.法务部：负责处理涉及往来账款的法律纠纷，提供法律支持，审核合同中的法律风险条款。3.审计部：负责对往来账款管理的合规性、真实性进行内部审计，提出改进建议。第三章客户信用与合同管理第九条客户信用评级体系公司建立动态的客户信用评级体系，根据客户的规模、财务状况、历史交易记录、行业信誉等指标，将客户划分为A、B、C、D四个信用等级。1.A级客户：信誉极佳，资金实力雄厚，可给予较高的信用额度和较长的账期。2.B级客户：信誉良好，资金状况稳定，给予标准信用额度和账期。3.C级客户：信誉一般或新合作客户，给予较低信用额度或现款现货。4.D级客户：信誉差或有逾期记录，原则上不予赊销，采用现款现货或预付款方式。第十条信用额度审批流程销售部门根据客户信用评级提出信用额度申请，经财务部审核、总经理或授权分管领导批准后生效。信用额度应定期（至少每半年）复核，根据客户经营状况变化进行调整。对于超出信用额度的订单，必须走特批流程，且原则上需采取担保、抵押等增信措施。第十一条合同管理规范所有产生往来账款的经济业务，必须签订书面合同（或框架协议）。合同中必须明确以下要素：1.交易标的、数量、单价、总金额。2.付款方式（银行转账、票据等）、付款节点、具体账期（如：款到发货、货到30天付款等）。3.违约责任：明确逾期付款的罚息比例及违约金计算方式。4.争议解决方式及管辖法院。财务部需参与重大合同的评审，重点审核涉税条款及付款风险。第四章应收账款管理第十二条入账管理财务部在确认收入时，必须依据经审核的销售合同、发货单（出库单）、签收凭证等原始单据进行账务处理。严禁无依据确认收入和应收账款。系统应支持自动生成应收账款凭证，确保数据同源。第十三条发票管理销售部门应在确认收入或收到款项后，及时向财务部提交开票申请。财务部核对合同、回款情况及开票信息无误后开具发票。对于赊销业务，应严格按照合同约定的开票进度执行，避免提前开票增加税务风险和资金压力。第十四条对账管理1.日常对账：财务部应于每月结束后10个工作日内，向主要客户发送《应收账款对账单》。2.对账反馈：销售部门负责协助回收对账单。客户确认无误后，需加盖公章或财务专用章回传。如有差异，销售部门应会同财务部在5个工作日内查明原因，经双方确认后调整账务。3.存档管理：经双方盖章确认的对账单是重要的法律凭证，必须由财务部专人归档保管，保管期限不少于债权债务结清后3年。第十五条催收管理销售部门应建立应收账款催收台账，实施动态跟踪。1.提醒期：账款到期前5-7天，通过邮件、微信等方式提醒客户准备付款。2.逾期处理：逾期1-10天：由销售业务员电话催收，了解原因，记录反馈。逾期11-30天：由销售经理介入，发送正式催款函，必要时暂停发货。逾期31-60天：由财务部协同发送律师函或上门催收。逾期61天以上：启动法律程序，或委托第三方催收机构，同时计提专项坏账准备。3.回款核销：收到款项后，财务部应及时进行核销处理，并通知销售部门更新台账。第十六条坏账管理1.坏账准备计提：财务部应于每季度末，采用账龄分析法结合个别认定法，对可能发生的坏账损失计提坏账准备。2.坏账核销标准：符合下列条件之一的，确认为坏账：债务人依法宣告破产、撤销、关闭，用其清算财产清偿后仍无法收回的。债务人死亡，以其遗产清偿后仍无法收回的。债务人逾期未履行偿债义务超过3年，且有确凿证据表明无法收回的。3.核销流程：销售部门提出申请->法务部出具法律意见->财务部审核->总经理/董事会审批->财务部进行账务处理。4.账销案存：已核销的坏账应建立备查簿，一旦债务人具备偿债能力，应立即启动追偿程序，追回的款项应及时入账。第五章应付账款管理第十七条入账管理财务部应根据采购合同、验收单（入库单）及供应商提供的合规发票进行账务处理。坚持“三单匹配”原则，即采购订单、验收单、发票在数量、单价、金额上必须一致，方可挂账。对于货到发票未到的业务，财务部应依据合同及验收单进行暂估入库处理，待收到发票后冲回暂估。第十八条付款申请与审批采购部门根据合同约定的付款节点及资金计划，填写《付款申请单》。付款申请需附合同、发票、验收单等支持性文件。1.现款付款：需经采购经理、财务经理、总经理审批。2.承兑汇票支付：需评估票据贴息成本，经财务部审核额度后审批。3.预付账款清理：在申请支付尾款时，必须核销原预付账款。第十九条付款执行财务部在付款前，必须再次核实供应商账户信息的准确性，防止电信诈骗。原则上，所有款项必须通过公司银行账户支付至合同约定的供应商账户，严禁支付给个人（除小额零星采购外）。付款完成后，财务部应及时在系统中标记发票为“已付款”，并获取银行回单作为记账依据。第二十条暂估款清理财务部应每月检查暂估应付账款余额。对于长期挂账的暂估款（超过3个月），应督促采购部门查明原因：是发票未开还是虚假采购。对于确无法取得发票的，应按税务规定进行纳税调整，并追究相关人员责任。第二十一条供应商对账财务部应每季度与主要供应商进行一次对账，核对应付余额、未开票金额等。对发现的差异（如发票丢失、数量争议等），应与采购部门共同与供应商协商解决，确保双方账务一致。第六章预付账款管理第二十二条预付控制原则预付账款是高风险资产，必须严格控制。除以下情况外，原则上不予预付：1.紧急采购且市场供不应求的战略物资。2.公司定制的长周期生产设备或大型模具。3.支付土地出让金、工程履约保证金等特定业务。第二十三条预付审批权限预付账款的审批权限应高于一般付款权限。单笔预付金额超过50万元（含）的，必须经总经理办公会集体决策。对于关联方之间的预付款项，应重点审查交易的商业合理性，防止利益输送。第二十四条预付监控与清理1.进度跟踪：采购部门需建立预付账款跟踪卡，记录合同号、预付时间、约定到货时间、实际到货情况。2.预警机制：财务部应每周监控预付账款账龄。对于超期未到货（超过合同约定时间1个月）的预付款项，财务部应立即向采购部门发送《风险预警通知书》。3.清理追回：对于因供应商违约无法供货的预付款项，采购部门应立即发函要求退款；必要时启动法律程序追回预付款。第七章其他应收款管理第二十五条员工备用金管理1.借款范围：员工备用金仅限于差旅费、零星采购、业务招待费等日常周转使用。2.限额管理：根据员工岗位级别及业务性质，核定备用金借款限额（如：普通员工不超过5000元，部门经理不超过20000元）。3.“前账不清，后账不借”：财务部在审核借款申请时，必须检查该员工是否存在未核销的借款。如有旧账未清，严禁批准新的借款。4.报销时限：员工出差或业务结束后，应在7个工作日内办理报销手续并归还余款。第二十六条关联方往来管理公司与关联方之间的资金往来，必须符合法律法规及公司《关联交易管理制度》的规定。关联方借款应签订借款协议，明确借款金额、期限、利率（如需），并履行相应的内部审议和信息披露程序。严禁通过关联方往来拆借资金进行体外循环。第二十七条拆出资金管理公司原则上不得向非关联方单位或个人提供借款。如因特殊情况确需借出的，必须经董事会批准，且借款利率不得低于同期银行贷款利率，同时要求借款方提供足额的抵押或担保。财务部需对此类款项进行重点监控，按期收回本金和利息。第八章往来账款分析与报告第二十八条账龄分析财务部应于每月终了后5日内，编制《往来账款账龄分析表》。账龄区间划分为：1年以内、1-2年、2-3年、3年以上。分析表应详细列示客户/供应商名称、余额、账龄、占比等指标。第二十九条周转率分析财务部应每季度计算应收账款周转率和应付账款周转率，并与历史数据、行业平均水平进行对比分析，评估公司资金营运效率。对于周转率明显下降的情况，应深入分析原因（如赊销政策过松、采购囤积过多等），并提出改进建议。第三十条风险预警报告财务部应每月编制《往来账款风险预警报告》，重点披露以下内容：1.逾期应收账款前十大客户明细及催收进展。2.账龄超过1年的大额预付账款及其他应收款明细。3.存在争议或法律诉讼的往来款项。4.坏账准备计提情况及对当期利润的影响。该报告应报送公司总经理、财务总监及分管业务领导。第九章信息系统与内部控制第三十一条信息化管理要求公司应利用ERP系统（如SAP、Oracle、用友、金蝶等）对往来账款进行全生命周期管理。系统应具备以下功能：1.自动核销功能：根据收款单与发票的匹配关系，自动核销应收账款。2.信用控制功能：在销售订单录入时，系统自动检查客户信用额度及逾期情况，超限自动锁定。3.账龄自动计算功能：根据业务发生时间自动计算账龄。4.在线对账功能：支持通过供应商/供应商门户进行电子对账。第三十二条内部审计监督公司内部审计部门应每年至少对往来账款管理进行一次专项审计。审计重点包括：1.职责分离是否到位（如：记录应收账款的人员是否兼任出纳）。2.授权审批是否合规。3.坏账核销证据是否充分。4.长期挂账款项的原因及真实性。5.是否存在虚增收入或虚列成本的情况。审计发现的问题应下发整改通知书，相关责任部门必须限期整改。第三十三条岗位分离与轮换1.往来账款核算岗位应与出纳岗位分离。2.应收账款记账人员不得负责应收账款的对账和催收工作（小微企业除外，但需建立复核机制）。3.关键岗位人员应定期轮换，防止舞弊风险。第十章考核与奖惩第三十四条考核指标公司将往来账款管理指标纳入相关部门及关键岗位的绩效考核体系。1.销售部门考核：应收账款周转率、逾期账款率、坏账损失率、销售回款率。2.采购部门考核：预付账款周转率、采购付款计划准确率、发票核销及时率。3.财务部考核：账务处理准确率、对账完成率、报表报送及时性。第三十五条奖励措施对于在往来账款管理中表现突出的部门或个人，给予以下奖励：1.全年无坏账发生且回款率超额完成的销售团队，给予超额回款提成奖励。2.成功追回已核销坏账的人员，给予追回金额一定比例（如5%-10%）的特别奖励。3.及时发现重大资金风险并挽回损失的，给予专项表彰或奖金。第三十六条惩罚措施对于违反本制度规定，造成公司损失的，视情节轻重给予处罚：1.未按规定对账而造成损失的，追究财务部及业务部门相关责任人责任。2.擅自赊销、超信用额度发货造成坏账的，由销售人员承担连带赔偿责任，并给予行政处分。3.虚构业务套取公司资金、挪用备用金的，一律全额追缴，并解除劳动合同；构成犯罪的，移交司法机关处理。4.因审核不严导致预付款项无法收回的，追究审批人及申请人责任。第十一章附则第三十七条制度解释权本制度由公司财务部负责解释。第三十八条制度修订本制度根据国家法律法规变化及公司经营发展需要，可按程序进行修订。修订程序为：财务部提出修订建议->相关部门讨论->总经理审批->发布实施。第三十九条生效时间本制度自2026年1月1日起正式实施。原《往来账款管理制度》及相关规定同时废止。附录：关键审批权限表为了确保制度的有效落地，特制定以下往来账款关键事项审批权限表，各单位需严格执行。业务事项金额区间申请部门审核部门审批人备注客户信用额度授予50万元以下销售部财务部销售总监/财务总监需系统录入50万元（含）-200万元销售部财务部总经理需签批书面文件200万元（含）以上销售部财务部总经理办公会需集体决策预付账款支付10万元以下采购部财务部采购总监/财务总监需查验合同10万元（含）-50万元采购部财务部总经理需核实供应商资质50万元（含）以上采购部财务部总经理办公会需评估资金风险应付账款支付月度计划内采购部财务部财务总监依据资金计划超计划付款采购部财务