宠物殡葬服务公司合同签订与履行管理制度

宠物殡葬服务公司合同签订与履行管理制度1总则1.1制定目的：为规范宠物殡葬服务公司合同签订与履行全流程管理，明确签订规范、履行标准、责任划分，防范合同签订风险、履约风险、违约风险，保障合同双方合法权益，维护公司正常经营秩序，依据《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合公司实际制定本制度。1.2制定依据：本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国消费者权益保护法》《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规制定，确保合同签订与履行工作合法合规、有序推进。1.3适用范围：本制度适用于公司所有经起草审核通过的合同签订、盖章、生效、履行、变更、解除、终止、违约处理等全流程工作，覆盖全部合同类型及所有参与合同签订、履行的部门与人员。1.4核心原则：合同签订与履行遵循依法签订、诚信履约、权责明确、全程管控、风险防范、闭环管理六大原则，确保合同签订规范、履行到位、纠纷可控。1.5管理目标：实现合同签订流程标准化、盖章审批规范化、履约过程透明化、违约处理及时化，全面提升合同履约率，降低合同纠纷与经济损失。2组织架构与管理职责2.1第一责任人：总经理为合同签订与履行第一责任人，负责重大合同签订审批、履约重大问题决策、违约事件处置。2.2合同管理部门：行政部负责合同签订流程管控、盖章管理、履约跟踪、档案登记、监督检查，统筹全公司合同签订与履行工作。2.3业务经办部门：服务部、采购部、运营部等为合同履约责任部门，部门负责人为直接责任人，负责合同具体履行、进度跟踪、沟通协调、问题上报。2.4财务部门：负责合同款项收付、结算核对、票据管理、财务履约监督，确保资金往来合规。2.5经办人员职责：具体负责合同签订对接、履约执行、信息记录、客户/合作方沟通，严格按照合同约定履行义务。2.6法务人员职责：提供合同签订与履行法律支持，处理履约纠纷、违约事件，保障公司合法权益。3合同签订管理规范3.1签订前提：合同必须完成起草、审核、终审全部流程，取得审批通过意见，方可启动签订工作，严禁签订未经审核的合同。3.2主体核实：签订前必须核实合同对方主体资格、身份证明、资质证书、授权委托书，确保对方具备签约能力与履约资质，禁止与无资质、无民事行为能力的主体签订合同。3.3文本确认：签订前双方共同核对合同最终文本，确保文本与审核通过版本完全一致，无修改、无涂改、无遗漏，双方确认无误后方可签字。3.4签字规范：公司方由法定代表人或授权委托代理人签字，签字人必须具备书面授权委托书；合作方由法定代表人、负责人或授权代理人签字，签字清晰可辨。3.5盖章规范：合同签字后，加盖公司合同专用章或公章，盖章清晰、位置规范，多页合同加盖骑缝章，防止文本替换；禁止在空白合同、空白纸张上盖章。3.6份数管理：合同签订份数根据双方需求确定，公司留存不少于两份，一份用于履约执行，一份用于归档保管，重要合同增加留存份数。3.7生效约定：严格按照合同约定的生效条件执行，附期限、附条件的合同，待期限届满、条件成就后正式生效，经办人员做好生效登记。3.8特殊合同：客户服务类合同需客户本人签字确认，未成年人、无民事行为能力人由法定监护人签字；重大合同需全程录音录像留存签订过程。4合同履行管理流程4.1履约交底：合同签订生效后，合同管理部门将合同文本移交履约经办部门，组织履约交底，明确合同条款、履约标准、期限要求、责任分工、风险点。4.2履约计划：经办部门根据合同约定制定详细履约计划，分解履约任务、明确时间节点、落实责任人，确保履约工作有序推进。4.3过程执行：经办人员严格按照合同约定履行义务，宠物服务类合同按标准完成遗体接收、处理、告别、骨灰交付等服务；采购类合同按约定验收物资、支付款项；合作类合同按约定开展协作，全程留存履约记录。4.4进度跟踪：建立合同履行台账，实时跟踪履约进度，记录履约完成情况、沟通记录、问题整改情况，每周更新台账信息。4.5沟通协调：履约过程中与合作方保持常态化沟通，及时解决履约中的问题、分歧，确保双方信息对称、履约顺畅。4.6验收确认：合同履行完毕后，按照约定组织验收，客户服务合同由客户签字确认服务完成；采购、合作合同由双方共同验收，签署验收确认文件。4.7履约闭环：验收合格、款项结清、义务履行完毕后，合同管理部门标记履约完成，形成履约闭环管理。5合同款项收付管理5.1收款管理：客户服务合同按照约定收取服务费用，开具合法票据，款项及时入账，严禁私自收款、截留款项、违规减免费用。5.2付款管理：采购、合作合同按照约定支付款项，履行付款审批流程，核对发票、验收单、合同信息一致后方可付款。5.3结算核对：财务部门定期与经办部门、合作方核对合同款项收付情况，确保账实相符、无差错、无遗漏。6合同变更、解除与终止管理6.1变更规范：合同履行中需变更条款的，双方协商一致，签订书面变更协议，变更协议需经审核、盖章后生效，作为原合同组成部分。6.2解除规范：符合合同约定或法定解除条件的，双方协商解除，签订书面解除协议，明确解除时间、责任划分、款项结算、善后事宜。6.3终止规范：合同履行完毕、期限届满、义务完成的，自动终止，经办部门做好终止记录，整理履约资料归档。6.4禁止规定：严禁单方面擅自变更、解除、终止合同，严禁违规违约终止履约，损害公司或合作方利益。7违约与纠纷处理规范7.1违约识别：履约中发现对方违约或自身可能违约的，立即识别违约情形，固定违约证据，包括聊天记录、履约记录、照片、验收单等。7.2内部上报：违约事件发生后，经办人员立即上报部门负责人与合同管理部门，重大违约事件同步上报总经理与法务人员。7.3协商处理：优先通过友好协商解决违约问题，明确违约责任、赔偿方案、整改措施，签订书面处理协议。7.4法律处理：协商无效的，由法务人员牵头，通过调解、仲裁、诉讼等法律途径解决，维护公司合法权益。7.5自身违约：公司自身违约的，及时主动沟通，承担违约责任，降低损失，修复合作关系，杜绝恶意违约。8监督检查与考核8.1日常监督：合同管理部门定期检查合同签订与履行情况，核查流程合规性、履约真实性、资料完整性，发现问题限期整改。8.2履约考核：将合同履约率、签订规范率、纠纷处理效率纳入部门与员工绩效考核，履约优秀的给予奖励，失职违约的予以处罚。8.3风险预警：建立履约风险预警机制，对逾期履约、沟通不畅、款项拖欠等风险及时预警，提前处置。9责任追究9.1对未按规定签订合同、跳过审批流程、违规盖章的人员，给予警告、通报批评处分。9.2对未按约定履行合同、失职导致履约失败、引发违约纠纷的，追究经济赔偿与管理责任。9.3对私自收款