医院档案管理工作制度

PAGE医院档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强医院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院医疗、教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医院档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映医院各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集医院在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置医院设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定医院档案管理工作制度并组织实施。2.负责医院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.做好档案的保管工作，确保档案的安全，定期对档案进行检查、清点和修复。4.开展档案的利用工作，为医院各科室、部门及员工提供档案查询、借阅等服务，积极开发档案信息资源。5.负责对医院各科室、部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。6.参与医院重大活动、重要项目等档案的收集和整理工作，确保档案的及时归档。7.按照规定做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和质量。8.负责档案管理信息化建设，建立和完善档案信息管理系统，提高档案管理工作效率。三、档案的分类与编号（一）档案分类医院档案分为以下几大类：1.党群工作类：包括医院党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面的档案。2.行政管理类：涵盖医院行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤管理、设备管理等方面的档案。3.医疗业务类：包含医疗质量管理、医疗技术管理、病历档案、护理档案、医技档案、科研档案、教学档案等方面的档案。4.基建档案类：涉及医院基本建设项目的规划、设计、施工、验收等过程中形成的档案。5.设备档案类：关于医院医疗设备、办公设备等的购置、安装、调试、维修、报废等环节的档案。6.声像档案类：包括医院工作中形成的照片、录音、录像等声像资料。7.电子档案类：以电子数据形式存在的各类档案，如电子文档、电子表格、电子病历等。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则。2.在每大类档案下，根据档案的形成时间、内容等进行细分，并赋予相应的编号。例如，党群工作类档案编号为DQ，行政管理类档案编号为XZ，医疗业务类档案编号为YL等。3.对于每一份具体档案，在大类编号后依次添加流水号，如YL001表示医疗业务类的第一份档案。4.电子档案在编号时，应与纸质档案编号相对应，以便于统一管理和查找。四、档案的收集与归档（一）收集范围1.医院各科室、部门在日常工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、记录等。2.医院员工在工作中形成的与医院业务相关的个人工作记录、科研成果、教学资料等。3.医院对外交流、合作、会议等活动中产生的文件、协议、纪要等。4.医院基本建设、设备购置等项目过程中形成的各类文件、图纸、合同等。5.医院声像档案，包括医院重大活动、医疗场景、专家讲座等拍摄的照片、录像，以及重要会议、报告等的录音。（二）收集要求1.各科室、部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对于电子档案，应按照规定的格式和存储要求进行收集，确保数据的准确性和完整性。4.各科室、部门在工作结束后，应及时将形成的档案整理后移交档案管理部门。（三）归档流程1.档案管理部门收到各科室、部门移交的档案后，应进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.对符合要求的档案进行分类整理，按照档案编号规则进行编号，并编制档案目录。3.将整理好的档案进行装订、上架，存入档案库房。4.建立档案归档台账，记录档案的移交时间、类别、数量等信息，便于查询和统计。五、档案的整理与编目（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化处理和信息资源共享。（二）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、问题等进行分类整理，对每份文件进行编号、编目，填写文件目录卡片，装订成册。2.病历档案：按照病历号顺序排列，检查病历的完整性和准确性，对病历中的各项资料进行整理和补充。3.科研档案：按照科研项目进行分类，整理项目申报书、研究方案、实验数据、成果报告等相关材料，建立科研档案卷。4.教学档案：按照教学计划、课程设置、教学活动等进行分类，整理教案、讲稿、学生成绩等资料。5.声像档案：对照片、录像、录音等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，制作声像档案目录。6.电子档案：按照档案分类规则进行分类存储，建立电子档案索引，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）编目要求1.档案编目应准确、清晰、规范，便于查找和利用。2.编制档案目录时，应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目。3.对于电子档案，应在目录中注明电子文件的存储位置、格式等信息。4.定期对档案目录进行更新和维护，确保目录信息的准确性和完整性。六、档案的保管（一）保管场所1.医院应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，档案柜应排列整齐，标识清晰。3.电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性。4.声像档案应按照载体类型分别存放，照片应冲洗或打印后装册保存，录像带、录音带等应妥善保管，防止损坏。（三）保管期限1.医院档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括医院的重要历史资料、重大决策文件、规章制度、科研成果等。3.长期保管的档案期限一般为16年至50年，主要包括医院的一般性业务文件、教学资料、设备档案等。4.短期保管的档案期限一般为5年以下，主要包括医院的临时性文件、一般性报表等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，检查档案是否齐全完整，有无损坏、丢失等情况。3.对清查中发现的问题应及时进行处理，如对损坏的档案进行修复，对丢失的档案进行查找和补充等。4.建立档案清查记录，记录清查时间、范围、结果等信息，作为档案管理工作的重要依据。七、档案的利用（一）利用范围1.医院内部各科室、部门及员工因工作需要查阅、借阅档案。2.医院外部单位因工作需要，经医院批准后查阅、借阅相关档案。3.司法机关、行政机关等因办案需要，依法查阅、借阅医院相关档案。（二）利用手续1.医院内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、原因、期限等，经所在科室、部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门对申请表进行审核，批准后提供档案查阅、借阅服务，并做好登记记录。3.医院外部单位查阅、借阅档案，应提交单位介绍信、查阅、借阅申请表等材料，经医院主管领导批准后，由档案管理部门办理查阅、借阅手续。4.司法机关、行政机关等查阅、借阅档案，应出具相关法律文书，经医院审核后，按照规定办理查阅、借阅手续。（三）利用方式1.查阅档案时，档案管理人员应在指定地点提供档案，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅档案时，借阅人员应妥善保管档案，并在规定期限内归还。如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.档案管理人员应对查阅、借阅档案的情况进行跟踪，确保档案按时归还，如有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合医院档案的实际情况进行鉴定。2.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室专家、档案管理人员等组成。（三）鉴定内容1.审查档案的内容是否真实、完整，是否反映医院的主要工作和历史面貌。2.评估档案的保存价值大小，确定其保管期限是否合理。3.检查档案的密级是否准确，是否符合国家保密规定。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.对确定销毁的档案，编制档案销毁清册，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.档案销毁清册经医院主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。（五）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子档案应采用数据擦除等技术手段进行销毁，销毁过程应进行记录。3.声像档案应根据载体类型选择合适的销毁方式，如对录像带、录音带进行消磁处理等。（六）销毁监督档案销毁时，应指定专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。监督人员应在档案销毁清册上签字确认。九、档案管理信息化建设（一）建设目标1.建立完善的医院档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务水平。3.促进档案信息资源的共享，为医院的医疗、教学、科研、管理等工作提供有力支持。（二）系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、内容摘要等。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、关键词、日期等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能：记录档案的借阅情况，包括借阅人员、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.统计分析功能：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置用户权限，确保档案信息的安全性和保密性，防止未经授权的访问和修改。（三）数据管理1.建立档案数据库，定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。2.加强对档案数据的维护和更新，及时录入新形成的档案信息，删除过期或已销毁的档案数据。3