临时议事协调工作制度

PAGE临时议事协调工作制度一、总则（一）目的为规范公司/组织临时议事协调工作，提高工作效率，确保决策科学、合理，推动各项工作顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部涉及临时性、跨部门或重大事项的议事协调工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保议事协调工作合法合规。2.高效务实原则：以解决实际问题为导向，精简程序，提高议事效率，注重工作实效。3.民主集中原则：充分发扬民主，广泛听取各方意见，在民主基础上进行集中决策。4.分工协作原则：明确各部门职责，加强协作配合，形成工作合力。二、议事协调机构的设立与撤销（一）设立条件1.涉及公司/组织全局性、战略性、临时性的重大事项，需要多个部门协同推进，且现有工作机制难以有效解决的。2.跨部门的重要工作任务，需要明确牵头部门和配合部门，加强沟通协调的。3.应对突发事件、紧急任务或专项工作，需要迅速成立临时性机构进行指挥调度的。（二）设立程序1.由相关部门或人员提出设立临时议事协调机构的建议，说明设立的必要性、主要任务、组成人员等。2.提交公司/组织领导审批，经批准后正式设立。3.明确临时议事协调机构的名称、职责、组成人员及工作规则等，并以正式文件形式发布。（三）撤销条件1.临时议事协调机构所承担的任务已经完成或阶段性目标已经实现。2.因形势变化、政策调整等原因，该机构已无存在必要。（四）撤销程序1.由牵头部门或相关负责人提出撤销临时议事协调机构的建议，说明撤销的原因及后续工作安排。2.报公司/组织领导审批，经批准后予以撤销。3.对撤销的临时议事协调机构进行工作交接和总结，妥善处理相关文件、资料等。三、议事协调机构的职责（一）总体职责1.研究分析公司/组织面临的重大问题和重要事项，提出解决方案和决策建议。2.协调各部门之间的工作关系，打破部门壁垒，促进资源共享和协同合作。3.对涉及多个部门的工作任务进行统筹安排，明确工作目标、任务分工和时间节点，确保各项工作有序推进。4.跟踪督促各项工作任务的落实情况，及时发现问题并协调解决，确保工作取得实效。（二）具体职责1.根据公司/组织的战略规划和年度工作计划，确定临时议事协调机构的工作重点和任务清单。2.组织召开会议，研究讨论相关议题，充分听取各方意见，进行科学决策。3.负责制定工作方案、工作流程和工作标准，明确工作要求和质量控制措施。4.协调调配人力、物力、财力等资源，保障工作顺利开展。5.对工作进展情况进行定期检查和评估，及时调整工作策略和方法。6.负责与外部相关单位或部门进行沟通协调，争取支持和合作。7.完成公司/组织领导交办的其他临时性工作任务。四、议事协调机构的组成人员（一）人员构成1.牵头部门负责人：担任临时议事协调机构的组长或召集人，负责组织协调机构的日常工作，传达贯彻公司/组织领导的指示精神，确保机构工作与公司/组织整体工作目标一致。2.相关部门负责人：作为成员参与临时议事协调机构，负责本部门相关工作的落实和推进，及时向机构反馈工作进展情况和存在的问题，提出意见和建议。3.必要的专业人员：根据工作需要，吸纳具有相关专业知识和技能的人员参加，为议事协调工作提供专业支持和技术指导。（二）人员职责1.组长/召集人职责主持临时议事协调机构的全面工作，负责召集和主持会议。组织研究讨论议题，引导各方充分发表意见，形成科学合理的决策建议。协调解决工作中出现的重大问题和矛盾分歧，确保工作顺利推进。审核签发会议纪要、工作报告等重要文件。向公司/组织领导汇报工作进展情况和决策建议，落实领导批示精神。2.成员职责按时参加临时议事协调机构的会议和活动，积极参与议题讨论，发表真实、客观的意见和建议。按照分工负责组织落实相关工作任务，加强与其他部门的沟通协作，及时反馈工作进展情况和存在的问题。配合组长/召集人做好协调工作，共同推动各项工作任务的完成。3.专业人员职责运用专业知识和技能，为临时议事协调机构提供技术咨询和专业支持。参与相关议题的研究分析，提出专业性意见和建议，为科学决策提供依据。协助制定工作方案、工作流程和工作标准，确保工作符合专业要求和行业规范。五、议事协调工作流程（一）议题提出1.相关部门或人员根据工作需要，提前向临时议事协调机构提出议题建议，填写议题申请表，说明议题的背景、目的、主要内容、涉及部门及初步意见等。2.议题申请表经部门负责人审核签字后，提交临时议事协调机构的牵头部门。3.牵头部门对收到的议题申请表进行汇总整理，根据议题的重要性、紧迫性等因素进行筛选，确定提交会议讨论的议题清单。（二）议题审核1.临时议事协调机构的组长/召集人对议题清单进行审核，必要时征求公司/组织领导的意见。2.对于不符合要求或不属于临时议事协调机构职责范围的议题，予以退回并说明原因。3.经审核通过的议题，列入临时议事协调机构的会议议程。（三）会议筹备1.牵头部门根据会议议程，制定会议方案，明确会议时间、地点、参会人员、会议议程、会议要求等。2.提前通知参会人员会议相关信息，确保参会人员做好准备。3.准备会议所需的文件资料，如议题说明、相关报告、工作方案等，并提前分发至参会人员。4.安排专人负责会议记录，准备会议记录所需的设备和材料。（四）会议召开1.临时议事协调机构的组长/召集人主持会议，宣布会议开始，介绍参会人员和会议议程。2.议题提出部门或人员对议题进行详细汇报，阐述议题的背景、现状、存在问题及解决方案建议等。3.参会人员围绕议题进行充分讨论，发表意见和建议，提出疑问和不同看法，进行深入交流和沟通。4.组长/召集人对讨论情况进行总结归纳，引导各方达成共识，形成决策建议。5.对决策建议进行表决，经参会人员多数同意后通过。表决方式可采用举手表决、投票表决等方式，具体根据议题性质和实际情况确定。（五）会议纪要1.会议结束后，会议记录人员及时整理会议纪要，准确记录会议讨论的主要内容、决策建议、工作分工及时间节点等。2.会议纪要经组长/召集人审核签发后，印发至参会人员及相关部门。3.会议纪要作为临时议事协调机构开展工作的重要依据，各部门应认真贯彻执行。（六）工作落实1.相关部门根据会议决策和工作分工，制定具体的工作计划和实施方案，明确工作目标、任务措施、责任人员和时间进度等。2.按照工作计划和实施方案组织开展工作，定期向临时议事协调机构汇报工作进展情况。3.临时议事协调机构对工作落实情况进行跟踪检查，及时发现问题并协调解决，确保各项工作按计划顺利推进。（七）工作监督与评估1.建立工作监督机制，对临时议事协调机构的工作进行全程监督，确保工作依法依规、高效有序开展。2.定期对工作任务的完成情况进行评估，通过检查工作成果、听取汇报、实地调研等方式，全面了解工作进展和成效。3.根据评估结果，总结经验教训，及时调整工作策略和方法，不断提高工作质量和效率。六、会议管理（一）会议类型1.定期会议：根据工作需要，定期召开临时议事协调机构会议，如每周例会、每月例会等，总结工作进展，研究解决问题，部署下一阶段工作任务。2.专题会议：针对特定的重大问题或专项工作，召开专题会议进行深入研究讨论，提出解决方案和措施。3.紧急会议：在遇到突发事件、紧急任务或需要迅速决策的情况下召开紧急会议，及时部署应对措施，协调各方力量开展工作。（二）会议组织1.定期会议由牵头部门负责组织，提前确定会议时间、地点、议程等，并通知参会人员。2.专题会议和紧急会议由组长/召集人根据实际情况决定召开，并指定牵头部门或专人负责组织筹备。3.会议组织人员要做好会议的各项准备工作，确保会议顺利进行。（三）会议纪律1.参会人员应按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。如有特殊情况不能参会，应提前向组长/召集人请假，并安排人员代为参会。2.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得随意打断他人发言。3.会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得在会议室内接听电话或从事与会议无关的事情。4.严格遵守会议保密制度，对会议讨论的内容和涉及的机密信息，不得擅自泄露。七、文件管理（一）文件种类1.会议文件：包括会议通知、会议议程、会议纪要、工作报告、决策建议等。2.工作方案：针对临时议事协调机构确定的工作任务，制定的具体工作方案、实施细则等。3.请示报告：各部门在工作过程中需要向临时议事协调机构或公司/组织领导请示的事项，以及汇报工作进展情况的报告。4.其他文件：与临时议事协调工作相关的其他文件、资料，如调研材料、统计报表等。（二）文件起草1.文件起草应根据工作实际和相关要求，明确文件的主题、内容、格式等。2.起草文件要注重语言规范、逻辑严谨、内容准确，充分征求各方面意见，确保文件质量。3.文件起草完成后，经起草部门负责人审核签字后，提交临时议事协调机构的牵头部门。（三）文件审核1.牵头部门审核：牵头部门对提交的文件进行初步审核，重点审核文件内容是否符合工作要求、格式是否规范、语言是否准确等。2.组长/召集人审核：经牵头部门审核通过的文件，提交组长/召集人进行最终审核。组长/召集人应认真审核文件内容，提出修改意见和建议，必要时征求公司/组织领导的意见。3.文件签发：经审核通过的文件，由组长/召集人或公司/组织领导签发。文件签发后，按照规定的格式和渠道进行印发和存档。（四）文件存档1.建立临时议事协调工作文件档案，对各类文件进行分类整理、编号登记，妥善保存。2.文件档案应包括纸质文件和电子文件，确保文件的完整性和可查阅性。3.定期对文件档案进行清理和归档，按照档案管理规定进行保管，防止文件丢失或损坏。八、经费管理（一）经费来源临时议事协调工作所需经费，根据工作实际情况，由公司/组织财务部门统筹安排，主要来源包括：1.公司/组织预算安排的专项经费。2.争取的外部项目资金、专项资金等。3.其他合法合规的经费来源。（二）经费使用原则1.专款专用原则：经费应严格按照规定的用途使用，不得挪作他用。2.勤俭节约原则：合理安排经费支出，严格控制开支标准，杜绝浪费现象。3.规范透明原则：经费使用应符合财务管理制度和相关法律法规要求，做到账目清晰、手续完备、公开透明。（三）经费审批1.临时议事协调机构根据工作需要，编制经费预算，报公司/组织领导审批。2.经费支出应按照公司/组织财务审批流程进行审批，审批通过后方可支出。3.对于重大经费支出项