不断完善采购工作制度

PAGE不断完善采购工作制度一、总则（一）目的为了加强公司采购工作的管理，规范采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策的规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，确保供应商能够充分了解采购需求和要求，参与公平竞争。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。5.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立采购部，负责公司的采购工作。采购部根据工作需要，可设置采购经理、采购专员等岗位。（二）采购部门职责1.采购计划制定：根据公司生产经营计划和库存情况，制定采购计划，明确采购品种、数量、时间等要求。2.供应商管理：负责供应商的开发、评估、选择、考核等工作，建立供应商档案，维护供应商关系。3.采购执行：按照采购计划，组织实施采购活动，与供应商签订采购合同，确保采购任务按时、按质、按量完成。4.采购成本控制：通过市场调研、询价、招标等方式，选择合适的供应商，降低采购成本。5.采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作，确保合同的合法性和有效性。6.采购风险管理：识别和评估采购过程中的风险，采取相应的风险控制措施，防范采购风险。7.采购信息管理：收集、整理、分析采购信息，为公司决策提供支持。8.其他工作：完成公司领导交办的其他与采购相关的工作。（三）其他部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物品的规格、型号、技术要求等，配合采购部门进行采购工作。2.财务部门：负责审核采购预算、采购合同，支付采购款项，对采购成本进行核算和分析。3.质量部门：负责对采购物品的质量进行检验和验收，确保采购物品符合质量要求。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购过程的合法性、合规性和效益性。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、用途、预计到货时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、必要性、可行性等。审核通过后，签字确认并提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的完整性、准确性、合规性等。审核通过后，提交采购经理审批。2.采购经理根据公司采购政策和预算，对采购申请进行审批。对于金额较大或重要的采购申请，需提交公司领导审批。审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请，制定采购计划，明确采购方式、采购时间、采购人员等。2.采购人员按照采购计划，选择合适的供应商进行询价、比价、议价等工作。对于金额较大或复杂的采购项目，可采用招标、竞争性谈判等方式进行采购。3.采购人员与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品的规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等。4.采购人员跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购物品按时、按质、按量到货。（四）验收付款1.质量部门对采购物品进行检验和验收，出具验收报告。验收合格的，采购物品方可入库或投入使用；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。2.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购发票，办理付款手续。付款方式应按照采购合同的约定执行，一般包括支票、汇票、电汇、网银支付等。（五）采购记录与档案管理1.采购部门应建立采购记录，详细记录采购活动的全过程，包括采购申请、采购审批、采购实施、验收付款等环节的相关文件、资料、数据等。采购记录应妥善保存，以备查阅和审计。2.采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明、业绩表现、合作情况等。供应商档案应定期更新和维护，确保信息的准确性和完整性。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，如大型设备采购、工程项目采购等。2.招标程序编制招标文件：采购部门根据采购需求编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等。发布招标公告：通过公司官网、招标平台、报纸等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商发售招标文件，并收取招标文件费用。开标：按照招标文件规定的时间和地点，组织开标会议，公布投标人的投标报价、技术方案等。评标：组建评标委员会，按照评标标准对投标人的投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标委员会应由公司内部相关部门人员和外部专家组成。定标：根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。签订合同：中标人按照中标通知书的要求，与采购部门签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序成立谈判小组：采购部门组建谈判小组，成员应包括采购人员、技术专家、财务人员等。谈判小组人数应为三人以上单数。制定谈判文件：谈判小组根据采购需求制定谈判文件，明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序等。邀请供应商：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、承诺、报价等。谈判小组应根据谈判情况，要求供应商进行二轮或多轮报价。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判结果，推荐成交候选人。采购部门根据谈判小组的推荐意见，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。签订合同：成交供应商按照成交通知书约定的时间和地点，与采购部门签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，如办公用品采购、通用设备采购等。2.询价程序选择供应商：采购人员从供应商名单中选择不少于三家的供应商进行询价。发出询价单：向选定的供应商发出询价单，询价单应明确采购物品的名称、规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等。供应商报价：供应商根据询价单的要求，在规定的时间内提交报价单。报价单应包括采购物品的单价、总价、交货期等。比较报价：采购人员对供应商的报价进行比较，选择报价合理、信誉良好的供应商。确定成交供应商：采购人员根据比较结果，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。签订合同：成交供应商按照成交通知书约定的时间和地点，与采购部门签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序提出申请：采购部门或需求部门根据采购需求，填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的原因、采购物品的名称、规格、数量、价格等信息，并提交部门负责人审核。部门审核：部门负责人对单一来源采购申请进行审核，审核内容包括采购需求的真实性、必要性、单一来源采购方式的合理性等。审核通过后，签字确认并提交采购部门。采购审批：采购部门收到单一来源采购申请后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的完整性、准确性、合规性等。审核通过后，提交采购经理审批。对于金额较大或重要的单一来源采购申请，需提交公司领导审批。协商谈判：采购部门与单一来源供应商进行协商谈判，确定采购价格、交货时间、质量标准等条款。协商谈判过程中，采购部门应做好记录。签订合同：协商谈判达成一致后，采购部门与单一来源供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门根据公司采购需求，通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式，收集潜在供应商信息。2.对潜在供应商进行初步筛选，筛选标准包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。3.向初步筛选合格的潜在供应商发出《供应商调查表》，要求其填写公司基本信息、生产经营情况、产品质量情况、售后服务情况等内容，并提供相关证明材料。4.采购部门对供应商调查表进行审核，实地考察供应商的生产经营场所，了解其生产设备、工艺流程、质量管理体系等情况。5.根据审核和考察结果，确定合格供应商名单，并将其纳入公司供应商档案。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估周期一般为一年。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等方面。2.制定供应商评估指标体系，明确各项评估指标的权重和评分标准。评估指标体系应根据公司采购需求和供应商特点进行制定，确保评估结果客观、公正。3.采购人员收集供应商的相关数据和信息，包括采购订单执行情况、产品检验报告、客户反馈意见等，并按照评估指标体系进行评分。4.采购部门根据评估结果，对供应商进行分类管理。分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三类。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优惠政策；对于不合格供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。（三）供应商考核1.采购部门建立供应商考核制度，明确考核的内容、方式、频率、奖惩措施等。2.采购人员根据供应商考核制度，对供应商的表现进行考核。考核方式包括定期考核和不定期考核。定期考核一般每年进行一次，不定期考核根据实际情况随时进行。3.考核内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等方面。采购人员应收集相关数据和信息，按照考核标准进行评分。4.采购部门根据考核结果，对供应商进行奖惩。对于表现优秀的供应商，给予表扬、奖励、增加采购份额等；对于表现不佳的供应商，给予警告、罚款、减少采购份额等，直至淘汰。（四）供应商关系维护1.采购部门定期与供应商进行沟通，了解其生产经营情况、产品质量情况、售后服务情况等，及时解决合作过程中出现的问题。2.建立供应商投诉处理机制，对于供应商的投诉和建议，及时进行处理和反馈，提高供应商的满意度。3.组织供应商参加公司的培训和交流活动，加强与供应商的合作与沟通，共同提高产品质量和服务水平。4.与供应商建立长期稳定的合作关系，通过签订长期合作协议、开展联合研发等方式，实现互利共赢。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门定期对采购过程中的风险进行识别，识别内容包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.采用风险矩阵、风险清单等工具，对识别出的风险进行分类和评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险评估1.采购部门对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。评估方法可采用定性评估和定量评估相结合的方式。2.根据风险评估结果，确定风险的优先级，为风险应对措施的制定提供依据。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，采购部门制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于市场风险，采购部门可通过市场调研、价格监测、套期保值等方式进行应对；对于供应商风险，可加强供应商管理、建立备用供应商、签订风险分担协议等；对于质量风险，可加强质量检验、建立质量追溯体系、要求供应商提供质量担保等；对于合同风险，可加强合同管理、聘请法律顾问、进行合同审核等；对于付款风险，可加强付款审批、建立信用评估体系、采用分期付款等。（四）风险监控1.采购部门建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.根据风险监控结果，及时调整风险应对措施，确保风险得到有效控制。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部设立采购监督岗位，负责对采购活动进行日常监督。监督内容包括采购程序的执行情况、采购人员的行为规范、采购合同的履行情况等。2.采购部门定期向公司领导汇报采购工作情况，接受公司领导的监督和指导