公司车辆管理制度范文

公司车辆管理制度范文第一章适用范围与权责划分本制度适用于公司名下所有登记在册的公务轿车、商务接待车、业务专用货车、应急保障车辆，以及公司长期租赁（租赁期限6个月以上）的各类办公用车辆，不含员工私车公用车辆（私车公用管理规则另行制定）。各部门、所有涉及车辆使用的人员、专职及兼职驾驶员均需严格遵守本制度要求。权责划分1.行政部为车辆归口管理部门，具体承担以下职责：（1）负责所有车辆的购置申报、上牌登记、年审办理、保险采购、过户异动、报废注销等全生命周期合规手续办理，确保所有车辆资质合法有效，无逾期脱审、脱保情况；（2）负责建立健全每台车辆的纸质及电子档案，动态更新车辆使用、保养、维修、违章、事故等全流程记录，每季度末对所有车辆档案进行一次全面核查，确保档案信息与实际情况一致；（3）负责日常用车申请的审核、调度，优先保障应急救援、重要客户接待、核心业务外勤、高管公务等用车需求，每月统计车辆空载率、使用频次等运营数据，优化调度方案，降低车辆闲置成本；（4）负责遴选合格的定点加油站点、定点维修厂家、合作保险公司，每年度对合作方的服务质量、报价水平、响应速度进行一次考核评估，不符合要求的及时更换，确保车辆相关服务的性价比；（5）负责专职驾驶员的日常管理、安全培训、考核评估，每月组织不少于1次的安全驾驶专项培训，内容涵盖最新交通法规、事故案例分析、恶劣天气驾驶技巧、公务接待礼仪等，每年组织驾驶员开展1次驾驶技能实操考核；（6）负责所有车辆费用的初审、统计、分析，每季度出具车辆运营成本报告，对油耗异常、维修费用过高的车辆及时排查原因，提出优化方案。2.各业务部门承担以下车辆管理相关职责：（1）负责本部门用车申请的初审，严格核查用车事由的真实性、必要性，优先选择公共交通、网约车等方式办理非紧急、非涉密的外勤事务，减少不必要的公务车使用；（2）负责监督本部门乘车人员的行为，严禁要求驾驶员违章驾驶、私自更改行驶路线、搭载无关人员，不得向驾驶员提出违反本制度要求的用车指令；（3）负责本部门专属使用的业务专用车辆的日常清洁、停放管理，发现车辆故障、刮擦、配件损坏等情况第一时间上报行政部，不得隐瞒故障继续驾驶。3.财务部承担以下车辆管理相关职责：（1）负责车辆购置、保险、维修、油料等相关费用的年度预算编制、报销审核、款项支付，严格按照财务制度要求核查票据的真实性、合规性；（2）负责车辆的固定资产核算、折旧计提、报废账务处理，每年度配合行政部开展一次车辆资产盘点，确保账实相符；（3）每季度配合行政部核对车辆费用支出情况，对异常费用支出提出风险预警，协助行政部优化成本管控方案。4.人力资源部承担以下车辆管理相关职责：（1）负责专职驾驶员的招聘、资质审核、背景调查，严格核查驾驶员的准驾车型资质、驾龄（要求不低于3年）、过往交通违法记录（要求近3年无重大以上交通责任事故、无酒驾醉驾记录），不符合要求的不得录用；（2）负责驾驶员的考勤管理、绩效考核、薪酬发放，将安全驾驶、油耗控制、车辆养护等指标纳入驾驶员绩效考核体系，考核结果与绩效奖金、岗位调整直接挂钩；（3）负责驾驶员的社保、工伤等相关手续办理，发生车辆事故时配合行政部处理相关劳动纠纷、责任认定等工作。第二章车辆档案管理行政部为每台车辆建立独立的“一车一档”，档案包含纸质档案和电子档案两类，纸质档案存放于行政部专用档案柜，电子档案上传至公司内部OA系统存档，仅限行政部车辆管理人员、财务部核算人员、授权高管查阅，不得随意对外泄露。车辆档案包含以下内容：1.基础资质类：车辆购置发票、完税证明、机动车登记证书、行驶证、营运证（如有）、车辆合格证、上牌相关手续复印件；2.保险类：历年交强险、商业险保单复印件、出险记录、理赔凭证；3.运维类：历次保养记录、维修清单、配件更换凭证、里程统计记录、油料消耗记录；4.违规事故类：历次违章处理凭证、事故责任认定书、理赔记录、责任追究文件；5.异动类：车辆过户、出借、租赁、报废等相关审批文件、协议复印件。行政部安排专人负责档案动态更新，所有车辆的保养、维修、违章、事故处理完成后3个工作日内必须将相关资料存入对应档案，每年12月底对所有车辆档案进行一次全面整理、装订，档案留存期限至车辆报废后5年方可销毁。车辆基础信息由行政部统一登记形成台账，台账格式如下：序号车牌号码车辆类型购置日期排量核定载人数/载重量归口使用部门指定停放点交强险到期日商业险到期日年审到期日档案编号备注123第三章车辆调度与使用流程所有公务用车实行“提前申请、分级审批、统一调度”的管理原则，严禁未申请私自使用公务车辆。用车申请分类及提交时限1.日常公务用车：指市区范围内、预计行驶里程100公里以内、使用时间不超过1天的公务用车，申请人需提前1个工作日通过OA系统提交《公务用车申请单》，注明用车事由、同行人数、预计用车时间、行驶路线；2.长途公务用车：指跨城市、预计行驶里程超过100公里、使用时间超过1天的公务用车，申请人需提前3个工作日提交申请，同时附相关公务活动的通知、行程安排等佐证材料；3.应急用车：指突发应急事件、抢险救灾、重要客户临时接待等紧急情况的用车，可先电话告知行政部车辆管理员安排出车，事后24小时内补走申请审批流程；4.业务专用车：指专门用于物流配送、工程巡检、售后上门等业务场景的专属车辆，由归口使用部门安排日常调度，每月末将当月使用记录上报行政部备案。审批流程申请人提交申请后，由部门负责人初审（核查用车必要性），再提交行政部车辆管理员审核（核查车辆可用情况、调度安排），预计单次用车费用超过2000元的需额外提交总经理审批。审批通过后，行政部提前1个工作日将车辆信息、驾驶员信息告知申请人，同时安排驾驶员做好出车准备。用车禁忌要求1.严禁申请公务车辆用于私人事务，特殊情况需使用公务车办理私事的，需提交总经理特批，且按照市场租赁价格收取使用费用，产生的油费、过路费、违章等全部由申请人自行承担；2.严禁将公务车辆转借、出租给外单位、外部人员使用，因业务合作确需外借的，需签订正式的车辆借用协议，明确双方责任、费用承担方式，经总经理审批后方可外借；3.严禁使用公务车辆从事营运类活动、违法违规活动，严禁搭载无关人员、易燃易爆等危险物品；4.严禁私自更改已经审批的行驶路线，因公务需要确需调整路线的，需提前告知行政部车辆管理员，经同意后方可调整。所有车辆使用情况由行政部统一登记形成用车台账，台账格式如下：序号申请日期申请人所属部门用车事由同行人数预计用车时间段预计行驶路线审批人实际出车时间实际回车时间本次行驶里程本次加油量驾驶员签字备注123第四章驾驶员管理规范驾驶员分为专职驾驶员和兼职驾驶员两类，兼职驾驶员指因业务需要偶尔驾驶公务车的非驾驶员岗位员工，两类驾驶员均需符合以下资质要求：持有与准驾车型相符的机动车驾驶证，驾龄不低于3年，近3年无重大交通责任事故记录、无酒驾醉驾记录、无一次性扣12分的违章记录，每年通过公司组织的驾驶技能考核、健康体检，身体条件符合安全驾驶要求。驾驶员出车前职责1.提前30分钟检查车辆状态，包括刹车系统、轮胎气压、灯光系统、玻璃水、冷却液、机油、油量是否充足，行车记录仪、GPS定位设备是否正常运行，发现故障及时上报行政部，不得驾驶“带病车”出车；2.提前10分钟到达约定上车地点等候乘车人员，主动帮乘车人员放置行李，车辆内部保持干净整洁，无异味、无杂物，冬季提前预热车辆，夏季提前调整车内温度；3.核对本次用车的审批信息，确认行驶路线、乘车人员，不得搭载未在申请单中注明的无关人员。驾驶员行驶过程中职责1.严格遵守道路交通安全法规，系好安全带，严禁超速、闯红灯、压线、随意变道等违章行为，严禁接打手持电话、抽烟、吃东西等妨碍安全驾驶的行为；2.严格控制驾驶时长，连续驾驶不得超过4小时，单次行程超过4小时的需配备2名驾驶员轮流驾驶，每天累计驾驶时长不得超过8小时，严禁疲劳驾驶；3.接待客户、高管乘车时，主动规范使用文明用语，不得随意打听乘车人员的私人信息、工作机密，不得随意发表负面言论，车内无乘车人员允许的情况下严禁抽烟；4.遇恶劣天气、复杂路况时，主动降低车速，保持安全车距，确需临时停靠的提前告知乘车人员，确保行驶安全。驾驶员回车后职责1.检查车辆外观是否有新的刮擦、碰撞痕迹，检查车内是否有乘车人员遗留的物品，发现遗留物品第一时间上交行政部；2.将车辆停放到指定停放点，拉好手刹、锁好车门、关闭所有车窗、关闭车内电源，将车辆钥匙、行驶证交回行政部车辆管理员处；3.1个工作日内完成用车台账登记，注明行驶里程、加油量、过路费、停车费等信息，附相关票据提交行政部审核。员工自驾公务车要求非驾驶员岗位员工确需自驾公务车的，需提前向行政部提交驾驶证复印件，签订《公务车自驾承诺书》，承诺遵守本制度所有要求，承担驾驶期间的所有安全责任，经行政部审核通过后方可自驾，自驾期间的违章、事故责任按照本制度相关规定执行。第五章车辆保养与维修管理所有车辆实行“定程保养、定点维修、先审批后维修”的管理原则，确保车辆性能稳定，延长使用寿命。保养管理要求1.行政部按照车辆出厂说明书要求制定每台车辆的保养计划，原则上行驶里程每达到5000公里/6个月进行一次小保养，每达到2万公里/12个月进行一次中保养，每达到5万公里/24个月进行一次大保养，行政部每季度排查一次所有车辆的保养到期情况，提前15天通知驾驶员安排保养；2.车辆保养必须到公司定点维修厂家进行，保养前驾驶员需告知行政部车辆管理员本次保养的项目、预计费用，经审批同意后方可进行，保养完成后将保养清单、发票交回行政部存档；3.驾驶员日常驾驶过程中要关注车辆状态，发现异常响动、故障灯亮等情况及时停车检查，无法处理的及时上报行政部，不得隐瞒故障继续行驶。维修管理要求1.车辆发生故障需要维修的，驾驶员第一时间上报行政部车辆管理员，由行政部安排到定点维修厂家进行定损，维修厂家出具维修清单、报价单后，行政部对维修项目、报价进行审核；2.单次维修费用在2000元以下的，由行政部经理审批即可安排维修；单次维修费用在2000元-5000元的，需提交分管副总审批；单次维修费用超过5000元的，需提交总经理审批，同时邀请至少3家有资质的维修厂家报价，择优选择维修方；3.维修过程中驾驶员需现场监督维修过程，核对更换的配件是否为正品、是否与维修清单一致，不得随意增加维修项目、更换非必要配件，维修完成后驾驶员要对维修质量进行验收，试车确认故障排除后在维修清单上签字确认；4.车辆在外出途中发生故障的，驾驶员可就近选择正规维修厂家进行应急维修，同时电话告知行政部车辆管理员，维修金额超过1000元的需拍故障照片、维修报价单发给行政部审核，事后补走维修审批流程，凭正规发票、维修清单报销。行政部对所有车辆的保养、维修情况统一登记形成台账，台账格式如下：序号车牌号码业务类型（保养/维修）办理日期办理时里程数项目明细更换配件明细总费用维修厂家名称经办人验收人备注123第六章油料与成本管控所有公务车辆实行“一车一卡、定点加油、按月核算”的油料管理原则，严格控制车辆运营成本。油料管理要求1.行政部为每台车辆办理专属加油卡，加油卡仅限对应车辆使用，不得转借其他车辆、不得为私车加油，加油卡余额不足时由行政部统一充值，驾驶员不得私自使用现金加油，特殊情况确需现金加油的需提前告知行政部，经同意后方可加油，凭正规发票报销；2.驾驶员每次加油后要在用车台账上登记加油量、加油时的里程数，行政部每月核算每台车辆的百公里油耗，结合车辆排量、行驶路况制定油耗标准：1.6L及以下轿车百公里油耗不超过7L，1.6-2.0L轿车百公里油耗不超过8.5L，2.0L以上轿车百公里油耗不超过10L，SUV车型在同排量基础上增加1L，载货汽车每增加1吨核定载重量百公里油耗增加2L；3.连续3个月油耗超过标准10%以上的车辆，行政部要组织对车辆进行故障检测，排除车辆故障后对驾驶员进行节油驾驶技巧培训，培训后油耗仍然超标的，对驾驶员进行绩效扣分，情节严重的调整驾驶员岗位。其他费用管理要求1.车辆保险由行政部统一采购，每台车辆必须投保交强险、第三者责任险（保额不低于200万元）、车损险、车上人员责任险（每座保额不低于20万元），行政部要在保险到期前1个月完成续保，避免脱保；2.车辆行驶过程中产生的过路费、停车费，驾驶员要保留正规票据，注明用车时间、事由，与加油票据一起按月提交行政部审核，票据不齐全、无法说明费用用途的不予报销；3.行政部每月统计所有车辆的运营费用，形成月度费用统计台账，台账格式如下：序号车牌号码月度行驶总里程月度加油总费用百公里平均油耗月度保养维修费月度过路费停车费月度保险分摊额其他费用月度总费用备注1234.行政部每季度对车辆费用进行分析，对费用异常的车辆及时排查原因，提出优化措施，每年年底对所有车辆的年度运营成本进行核算，作为下年度车辆费用预算编制的依据。第七章违章与事故处理规则车辆驾驶期间产生的违章、事故按照“谁驾驶、谁负责，先处置、后追责”的原则处理。违章处理要求1.驾驶员在驾驶公务车辆期间产生的违章，原则上由驾驶员本人承担罚款、扣分责任，驾驶员需在收到违章通知后15天内处理完毕，逾期未处理产生的滞纳金由驾驶员自行承担，公司同时对驾驶员处以100元/次的罚款；2.因避让执行任务的警车、消防车、救护车等应急车辆，或执行紧急公务导致的违章，驾驶员可凭相关证明材料提交行政部审核，经总经理审批后由公司承担违章罚款、负责协调消分；3.行政部每月查询一次所有车辆的违章记录，及时告知相关驾驶员处理，年末统计驾驶员的违章次数，作为驾驶员绩效考核的重要依据。事故处理要求1.车辆发生交通事故后，驾驶员要第一时间停车，开启危险报警闪光灯，在来车方向放置三角警示牌，有人员伤亡的第一时间拨打120急救电话，同时拨打122报警电话、联系保险公司报案，第一时间告知行政部车辆管理员，不得逃逸、不得故意破坏现场；2.轻微事故（无人员伤亡、财产损失在2000元以下）的，驾驶员可拍照留存证据后将车辆移至不影响交通的位置，配合保险公司、对方车主处理理赔事宜，行政部安排人员协助处理；3.重大事故（有人员伤亡、财产损失超过2000元）的，驾驶员要保护好现场，等待交警、保险公司到场处理，行政部接到通知后安排专人赶赴现场协助处理，涉及人员伤亡的及时联系人力资源部、法务部介入；4.事故责任认定后，按照责任划分承担相应责任：驾驶员无责的，所有损失由保险公司、对方车主承担，驾驶员不承担责任；驾驶员负次要责任的，保险公司赔付之外的剩余损失由驾驶员承担10%；驾驶员负主要责任的，剩余损失由驾驶员承担20%；驾驶员负全部责任的，剩余损失由驾驶员承担30%；5.驾驶员私自出车、私自转借车辆、酒后驾驶、无证驾驶等违反本制度要求导致的事故，所有损失由驾驶员本人承担，公司同时追究驾驶员的责任，情节严重的解除劳动合同，触犯法律的移交司法机关处理；6.事故处理完成后，行政部要组织所有驾驶员召开事故分析会，通报事故原因、责任划分、处理结果，吸取教训，避免同类事故再次发生。第八章车辆停放与安全管理所有车辆实行“定点停放、每日检查、定期巡检”的安全管理原则，确保车辆资产安全。日常停放要求1.非出差、外出执行公务的车辆，工作日下班之后、节假日期间必须停放到公司指定的停车场，不得私自停放在其他场所过夜，特殊情况确需在外停放的，需提前报行政部经理审批，选择正规的收费停车场停放，产生的停车费可凭票据报销；2.驾驶员停好车辆后，要拉好手刹、锁好所有车门、关闭所有车窗、关闭车内所有电源，严禁将贵重物品、重要文件放在车内，避免被盗；3.业务专用车辆由归口使用部门负责日常停放管理，每天下班之后要确认车辆停放到指定位置，不得随意停放。安全管理要求1.每台车辆必须配备有效期内的灭火器、三角警示牌、反光背心、急救包，行政部每季度检查一次安全装备的有效性，过期、损坏的及时更换；2.行政部每月组织一次车辆安全专项检查，重点检查车辆的刹车系统、轮胎磨损情况、灯光系统、消防装备，发现安全隐患及时整改，不得让存在安全隐患的车辆上路；3.车辆